9
Manajemen koleksi ini merupakan masalah yang sangat penting dalam mencapai tujuan perpustakaan.
1.2 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah : 1.
Untuk mengetahui berbagai upaya yang dilaksanakan dalam manajemen koleksi di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumtera Utara
UMSU. 2.
Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi perpustakaan dalam hal manajemen koleksi.
1.3 Manfaat Penulisan
Adapun manfaat penulisan kertas karya ini adalah : 1.
Kertas karya ini diharapkan dapat memberikan masukan tentang manajemen koleksi bagi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah
Sumtera Utara UMSU 2.
Agar para pemustaka dapat lebih memahami dan mengerti pentingnya manajemen koleksi perpustakaan.
3. Menambah wawasan terhadap manajemen koleksi perguruan tinggi.
1.4 Metode Pengumpulan Data
Metode yang dilakukan dalam pengumpulan data adalah : 1.
Studi Kepustakaan Yaitu penelitian yang dilakukan dengan membaca literatur yang ada
kaitannya dengan materi yang dibahas dalam kertas karya. 2.
Studi Lapangan Pengumpulan data yang dilakukan dengan mengadakan pengamatan
langsung ke Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara UMSU .
3. Wawancara dengan pustakawan yang mengelola bagian bahan pustaka di
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumtera Utara UMSU .
10
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Manajemen Koleksi Collection Management 2.1.1 Koleksi
Koleksi harus berkaitan dengan pendidikan dan pengajaran, agar dapat memenuhi sivitas akademinya yaitu mahasiswa, dosen dan peneliti. Koleksi
menurut Reitz 2004, 156 yakni “in library cataloging, three or more independent works or long excerpts
from works by the same author, or two or more independent works or excerpts from works by different authors, not written for the same
occasion or for the publication in hand, published together in a single volume or uniform set of volumes. Selected by an editor, the works are
listed in the table of contents in order of appearance in the text”
Definisi tersebut menyebutkan bahwa koleksi merupakan karya – karya independen yang dibuat oleh beberapa penulis, memiliki perbedaan tujuan serta
dipublikasikan dalam sebuah edisi atau beberapa edisi seragam. Koleksi merupakan hasil penyeleksian yang dilakukan oleh editor, ditampilkan dalam
daftar isi yang kemudian muncul di dalam teks. Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004, 51
dinyatakan bahwa, Ragam koleksi yang selayaknya ada di perpustakaan : a
Koleksi Rujukan b
Bahan Ajar c
Terbitan Berkala d
Terbitan Pemerintah e
Selain terbitan pemerintah, koleksi yang menjadi minat khusus perguruan tinggi seperti sejarah daerah, budaya daerah, atau bidang
khusus lainnya juga perlu diperhatikan
f Apabila memiliki dana yang cukup, perpustakaan sebagai sumber
belajar tidak hanya menghimpun buku, jurnal, dan sejenisnya yang tercetak, tetapi juga menghimpun koleksi pandang dengar serta
koleksi media elektronik
g Bahan bacaan untuk rekreasi intelektual
11
Sedangkan dalam UU no 43 tahun 2007 pasal 1 ayat 2 dalam Yuven 2010 , 5 menyatakan bahwa:
Yang dimaksud dengan koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, danatau karya rekam dalam bentuk
berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah dan dilayankan.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Koleksi perpustakaan adalah bentuk karya tulis, karya cetak, danatau karya rekam dalam bentuk
berbagai yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan.
2.1.2 Pengertian Manajemen Koleksi
Manajemen berasal dari kata kerja to manage bahasa Inggris artinya mengelola, memimpin, mengurus. Manajemen mempunyai pengertian yang
berbeda-beda namun secara umum manajemen adalah kegiatan yang dilakukan dengan menggunakan cara-cara pemikiran yang ilmiah maupun praktis dengan
pemanfaatan semua faktor dan sumber daya, menurut suatu perencanaan planning diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan kerja
tertentu dengan cara yang setepat-tepatnya. Reitz 2004, 157 memberi definisi pada manajemen koleksi yaitu
“the application of quantitative techniques, such as statistical and costbenefit analysis, to the process of collection development, usually
limited to large libraries and library systems. In a more general sense, the activity of planning and supervising the growth and preservation of library
collections based on an assessment of existing strengths and weakness and an estimate of future needs”.
Yang memiliki pengertian: aplikasi dari teknik kuantitatif, kepada proses pengembangan koleksi yang biasanya terbatas pada sistem sebuah
perpustakaan. Dalam pengertian umum, manajemen koleksi adalah suatu aktivitas perencanaan serta mengawasi pemeliharaan dan pertumbuhan
perpustakaan koleksi berdasarkan pada suatu penilaian mengenai kelemahan dan kekuatan serta perkiraan kebutuhan masa depan.
12
Berikut adalah definisi yang diberikan oleh Jenkins dan Morley yang dikutip Clayton 2001, 17 yaitu
“collection management is a more demanding concept, which goes beyond a policy of acquiring materials, to policies on the housing, preservation,
and storage, weeding and discard of stock. Rather than selection and acquisition, collection management emphasizes the systematic
management of a library’s exsisting collection: ‘the systematic management of the planning, composition, funding, evaluation and use of
library collections over extended periods of time, in order to meet specific institutional objectives”
Yang mengandung pengertian manajemen koleksi adalah konsep yang menuntut suatu kebijakan dalam memperoleh material, atas perawatan,
pemeliharaan, dan penyimpanan, serta penyiangan koleksi. Bukan hanya sekedar menyeleksi dan mengakuisisi, manajemen koleksi menekankan
pada manajemen sistematis pada koleksi perpustakaan: ‘manajemen sistematis dari perencanaan, susunan, pembiayaan, evaluasi dan
penggunaan koleksi perpustakaan dalam jangka waktu tertentu, untuk mencapai target dari perpustakaan atau lembaga yang bersangkutan.
Osburn yang dikutip Johnson 2009, 2 mendefinisikan manajemen koleksi sebagai
“a process of information gathering, communication, coordination, policy formulation, evaluation, and planning. These processes, in turn, influence
decisions about the acquisition, retention, and provision of access to information sources in support of the intellectual needs of a given library
community. Collection development is the part of collection management that primarily deals with decisions about the acquisition of materials”.
Yang memiliki makna: suatu proses informasi berupa mengumpulkan, komunikasi, koordinasi, perumusan kebijakan, evaluasi, dan perencanaan.
Proses ini, mempengaruhi keputusan tentang ketetapan akses ke sumber informasi dalam mendukung kebutuhan intelektual pengguna
perpustakaan. Pengembangan koleksi menjadi bagian dari manajemen koleksi terutama berkenaan dengan keputusan tentang pengadaan koleksi
perpustakaan
Menurut Syihabuddin, 2003,146 Manajemen Koleksi melibatkan serangkaian proses yang menjadi lebih efisien dengan adanya teknologi komputer
dan komunikasi yang menghimpun informasi, mengkoordinasikan komunikasi, menyusun kebijakan, evaluasi dan perencanaan.
Dari berbagai definisi diatas dapat diketahui bahwa manajemen koleksi adalah suatu istilah yang mewakili proses perencanaan suatu koleksi perpustakaan
atau lembaga informasi, yang meliputi aspek pengumpulan, pemeliharaan,
13
komunikasi, koordinasi, kebijakan, serta perawatan dan evaluasi dalam rangka mencapai target koleksi dari organisasi.
2.2 Tujuan Manajemen Koleksi
Koleksi menjadi salah satu elemen penting dalam eksistensi sebuah perpustakaan. Koleksi dapat menjadi motivator pagi pemustaka untuk datang ke
perpustakaan. Kualitas koleksi menjadi salah faktor penentu apakah perpustakaan akan diakses oleh banyak pemustaka atau tidak.
Menurut Sulistyaningsih 2013, 2 tujuan manajemen koleksi adalah sebagai berikut:
1. Mengetahui mutu, lingkup dan kedalaman koleksi
2. Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perpustakaan serta
lembaga induknya 3.
Mengikuti perubahan, perkembangan, sosial budaya, ilmu dan tekhnologi.
4. Meningkatkan nilai informasi
5. Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi
6. Menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan manajemen koleksi adalah mengetahui mutu, lingkup dan kedalam koleksi, menyesuaikan
koleksi dengan tujuan perpustakaan, mengikuti perubahan, perkembangan, sosial, budaya, ilmu dan teknologi, meningkatkan nilai informasi, mengetahui kekuatan
dan kelemahan koleksi serta menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi.
2.3 Aktivitas Manajemen Koleksi 2.3.1 Weeding Penyiangan
