28
No Koleksi
JudulBidang
Mukjizat Islam, Pengetahuan Populer, Geograafi, dan Al- Qur’an.
5 Skripsi
Akuntansi, Manajemen, Ekonomi Perbankan, Perpajakan, Komunikasi, Administrasi Negara, Bahasa Inggris,
Matematika, Mesin.
6 CD
Pengantar Ekonomi, Mikro, Tehnik Statistik dalam Bisnis dan Ekonomi, Akuntansi Biaya.
3.8 Anggaran Perpustakaan
Salah satu faktor pengembangan koleksi perpustakaan adalah keberadaan dana ataupun anggaran yang memadai. Faktor ini sangat penting dalam
menambah dan memperbanyak jumlah koleksi di perpustakaan. Besar kecilnya dana bagi suatu perpustakaan secara umum berbeda-beda,
hal itu ditentukan oleh kebutuhan perpustakaan itu sendiri, dan dari hasil pengamatan, anggaran biaya pada Perpustakaan UMSU diperoleh dari Universitas
yaitu Rp. 750.000.000,-Tahun, sedangkan hasil dan sanksi denda peminjamaan buku biasanya digunakan untuk fasilitas dan peralataan Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Sumatera Utara. Namun anggaran biaya untuk Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara tidak menyebutkan total biaya
anggaran perpustakaan per tahun.
3.9 Weeding Penyiangan
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas perpustakaan kegiatan weeding dilakukan 5 tahun sekali dan terakhir melakukan kegiataan weeding pada
tahun 2013. Dengan prosedur penyiangan yang dilakukan di Perpustakaan Utama Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Pustakawan menyusun daftar koleksi yang akan dikeluarkan dari rak.
Penyiangan bahan pustaka di perpustakaan utama diawali dengan proses stock opname atau perawatan. Setelah melakukan stock opname biasanya akan
menghasilkan beberapa buku yang kurang layak dipakai, seperti out of date, rusak, tidak bisa dijilid dan kekurangan-kekurangan lainnya. Jadi, awalnya para
pustakawan bagian layanan teknis mendata semua buku yang ada. Setelah semua data terkumpul, pustakawan biasanya terbagi dalam
beberapa orang atau kelompok kecil untuk mendata dan menganalisa setiap bahan
29
pustaka, apakah masih layak untuk dipakai ataukah masuk kriteria penyiangan. Bahan pustaka yang masih layak akan diberi tanda khusus, dan untuk bahan
pustaka yang sudah tidak layak langsung masuk kriteria penyiangan dan dalam formnya akan diberiketerangan ‘disiangi’ atau ‘weeding’.
2. Daftar koleksi yang akan disiangi kemudian dilaporkan kepada Kepala
Perpustakaan untuk memberi keputusan persetujuan. Prosedur selanjutnya adalah bahan pustaka yang sudah selesai didata dan
dianalisa oleh para petugasnya kemudian diserahkan kepada kepala perpustakaan. Kepala perpustakaan utama akan membaca dan mengecek hasil laporan tersebut,
dan jika bahan pustaka yang siap disiangi sudah sesuai dengan kebijakan yang ada maka kepala perpustakaan akan langsung menandatangani atau menyetujuinya.
Setelah itu proses penyiangan weeding bisa langsung dilaksanakan. Kemudian untuk mempermudah penyeleksian, para staf yang membagi koleksi menjadi dua
kategori, yaitu koleksi umum dan koleksi Islam. Dari data tersebut dijadikan sebagai acuan melakukan stock opname dan weeding. Dalam proses penyiangan
weeding, pustakawan menggolongkannya dalam beberapa golongan dan setiap golongan diberi tanda khusus. Tanda-tanda tersebut adalah sebagai berikut.
Tabel 2 Tabel Tanda-tanda dalam Penyiangan
A Rusak parah dan penggunaan masih tinggi
B Rusak parah dan penggunaan rendah
C Rusak ringan dan penggunaan tinggi
D Rusak ringan dan penggunaan rendah
E Out out of date, rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi
3. Bahan pustaka yang akan dikeluarkan dari koleksi, nomor katalognya
dibiarkan namun koleksinya dianggap tidak tersedia. Saat ini perpustakaan utama sudah menggunakan katalog online, dan maksud
dari prosedur ini adalah bahan pustaka yang akan disiangi harus dikeluarkan dari katalog online. Namun, dalam hal ini perpustakaan tidak benar-benar
mengeluarkannya, perpustakaan hanya memberi tanda khusus untuk bahan pustaka yang ditarik tersebut. Biasanya dalam katalog online ada tiga tanda
khusus; yaitu tersedia, rusak dan hilang. Jika bahan pustaka ditarik untuk disiangi,
30
maka dalam katalog online tanda “rusak” akan di-check list. Lebih jelas mengenai tanda-tanda tersebut akan dijelaskan berikut ini.
4. Bahan pustaka yang masih bisa diperbaiki dikembalikan ke dalam rak
koleksi. Untuk memastikan bahwa bahan pustaka memang layak disiangi, maka perlu
dilakukan pengecekan dan analisa yang benar. Bahan pustaka yang selayaknya masih bisa dijilid bisa dikembalikan ke rak koleksi setelah dijilid ulang.
Kemudian bahan pustaka yang eksemplar atau copyannya lebih dari dua dan memiliki banyak peminat, perpustakaan utama menyediakan kurang lebih lima
duplikasi. Sedangkan bahan pustaka yang kurang tampak sedikit diminati oleh pemustaka, maka bahan pustaka yang jumlahnya lima eksemplar oleh petugas
pemeliharaan akan ditarik tiga eksemplar dan menyisakan dua eksemplar di dalam koleksi. Kalaupun ada koleksi yang sama sekali tidak pernah dipinjam, bukan
berarti koleksi tersebut akan sepenuhnya ditarik dari koleksi. Petugas pemeliharaan akan tetap menyisakan dua eksemplar sebagai koleksi, walaupun di
dalam akumulasi peminjaman buku selama satu tahun buku ini hanya tercatat satu kali peminjaman saja. Hal ini dilakukan karena mempertimbangkan minimnya
koleksi yang ada di perpustakaan. 5.
Bahan pustaka yang sudah out of date, kurang diminati dan rusak atau sudah mendapat gantinya bisa disiangi.
Dari semua data yang masuk kategori ‘disiangi’ biasanya masih dilihat dan dianalisa ulang. Semua bahan pustaka yang masuk daftar tersebut belum tentu
benar-benar layak disiangi. Ada bahan pustaka yang masih bisa diperbaiki akan dijilid ulang.
3.10 Stock Opname
