Receivable sehingga akan mengubah status open oldest item tidak melebihi dari 7 hari.
Pada saat proses pembuatan Delivery Order, sistem kemudian melakukan pengecekan terhadap status SO
tersebut. Jika status SO tidak terkena Credit Limit, maka pihak Depot dapat langsung membuat DO. Tetapi jika
status SO tersebut terkena Credit Limit, maka pihak Depot tidak dapat membuat DO. Pelanggan harus kembali
ke bank untuk melunasi kekurangan pembayaran yang sudah jatuh tempo lebih dari 7 hari. Setelah pelanggan
membayar kekurangan di bank, maka pihak bank akan memberikan struk tanda bukti pembayaran ke
pelanggan. Pelanggan akan memberikan struk tersebut ke Depot. Berdasarkan struk tersebut, maka pihak Finance
Credit Analyst di Depot akan melakukan proses release Credit Limit untuk SO tersebut. Setelah SO di release,
kemudian pihak Depot dapat membuat DO.
2. Proses Delivery Order :
DO dapat dibuat dengan dua cara : a.
Background job. Untuk depot dengan pelanggan yang banyak, DO akan
dicreate buat secara background job untuk setiap periode waktu tertentu mis setiap siang, sore, malam hari atau
Universitas Sumatera Utara
setiap beberapa jam berdasarkan data SO Scheduling Agreement yang sudah di release. Pencetakan printout
List DO dapat dilakukan berdasarkan atas permintaan dari pelanggan, khusus untuk pelanggan dengan perlakuan
Loco Customer Pick Up b.
Manual DO. Untuk depot dengan pelanggan yang sedikit, DO dapat
dicreate secara manual baik pada saat pelanggan datang ke depot atau tidak. Untuk barang yang diambil oleh
pelanggan, pelanggan akan ke depot untuk minta printout List DO. Pada saat pelanggan akan mengambil barang di
depot, printout List DO tersebut diberikan ke supir sebagai surat pengantar ke depot untuk pengambilan
barang. Untuk pelanggan SPBU, barang akan dikirim oleh Pertamina berdasarkan tanggal pengiriman di SO.
3. Proses TD Shipment :
Delivery Order tersebut kemudian dilanjutkan dengan proses TD Scheduling di Depot dimana memasukkan informasi
supir dan kendaraan. Master kendaraan akan disimpan di SAP, jika tidak ada maka sementara akan menggunakan dummy
kendaraan. Data kendaraan akan disimpan dalam TD Shipment dimana proses pembuatan master data dilakukan oleh COE.
Untuk nama supir tidak dimasukkan ke dalam master data,
Universitas Sumatera Utara
tetapi akan dimasukkan di dalam text di TD Shipment. Pencetakan Filling Slip dari TD Scheduling dilakukan di pintu
masuk depot. Saat proses pemuatan barang loading, TD Loading
Confirmation dan TD Delivery Confirmation dilakukan di Depot dengan menggunakan satu proses. Proses serah terima
barang dilakukan di Depot, dimana jika ada selisih antara barang yang dikirim dengan barang yang diterima bukan
menjadi tanggung jawab Pertamina. Pencetakan Surat Jalan untuk pengiriman dengan franco ,
pencetakan dari TD Load Confirmation, sedangkan untuk loco pencetakan dari TD Delivery Confirmation. Pencetakan
dilakukan di pintu keluar depot dan diberikan ke supir.
4. Proses Billing :
