41 Operation Auto 2000 Cabang Sisingamangaraja Medan, yang berlokasi di Jalan
Sisingamangaraja No. 8 Medan.
b. Struktur Organisasi Perusahaan
Pihak-pihak yang mengelola perusahaan diatur sedemikian rupa dalam suatu struktur organisasi. Struktur organisasi merupakan hasil dari proses
pengorganisasian. Struktur organisasi merupakan suatu kerangka dasar tertentu yang menunjukkan hubungan satuan organisasi dan individu-individu yang berada
di dalam suatu organisasi. Melalui struktur organisasi maka tugas-tugas, wewenang, dan tanggung jawab setiap pejabat dapat diketahui dengan jelas dan
tegas, sehingga diharapkan setiap satuan-satuan organisasi dapat bekerja bersama- sama secara harmonis.
Struktur organisasi perusahaan yang merupakan salah satu unsur yang menentukan sukses tidaknya perusahaan mencapai tujuan yang diharapkan.
Struktur organisasi yang baik harus mampu berfungsi sebagai alat pengukur maupun pengawas usaha pelaksanaan pencapaian tujuan perusahaan, sehingga
usaha-usaha yang dilakukan dapat berjalan secara efisien dan efektif. Struktur organisasi perusahaan yang disusun dengan baik dan jelas akan
mencerminkan sumber-sumber yang dimiliki oleh perusahaan yang digerakkan untuk mencapai tujuan dari suatu perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Dari bagan organisasi juga dengan mudah dapat dilihat banyak organisasi, jenjang dari masing-masing bagian, garis komando, dan informasi yang dihubungkan
bagian organisasi tersebut.
42 Struktur organisasi penting mengingat pembentukan struktur organisasi yang
akan membantu melaksanakan pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas dan tegas antara suatu bagian dengan bagian lainnya, baik pada tingkat
manajemen atas, menengah maupun tingkat bawah. Suatu perusahaan harus mempunyai struktur organisasi yang sesuai dengan sifat dan jenis kegiatan usaha.
Struktur organisasi harus sederhana dari sudut pandang ekonomis dan harus flexibel sehingga bila ada perluasan tidak mengganggu secara serius susunan-
susunan bagian yang telah ada. Struktur tersebut juga harus memungkinkan pekerjaan semua bagian terintegrasi dan terkoordinasi dengan baik.
PT Astra International, Tbk Toyota Sales Operation Cabang S.M Raja Medan dipimpin oleh seorang kepala cabang Branch Manager yang
bertanggung jawab kepada pimpinan di kantor pusat Jakarta. Dalam melaksanakan tugasnya, kepala cabang dibantu oleh tiga kepala departemen, yaitu
Kepala Penjualan, Kepala Bengkel, dan Kepala Administrasi. Struktur Organisasi perusahaan dapat dilihat pada lampiran I.
Berikut ini pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing departemen dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Departemen Penjualan
Departemen penjualan dipimpin oleh seorang Kepala Penjualan yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala
Cabang. Tugas Kepala Penjualan adalah:
•
Meningkatkan jumlah unit kendaraan yang dijual
43
•
Membina hubungan baik dengan perusahaan pengangkutan ekspedisi
•
Menganalisa pasar
•
Membuat ramalan penjualan
•
Merencanakan kegiatan promosi produk perusahaan melalui media massa dan media cetak.
Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Penjualan dibantu oleh Supervisor Penjualan dan para Wiraniaga Salesman dan Counter
Sales. Tugas dari Supervisor Penjualan adalah:
•
Meningkatkan jumlah unit kendaraan yang dijual
•
Membina hubungan baik dengan perusahaan pengangkutan ekspedisi
•
Menganalisa pasar
•
Memberikan arahan dan motivasi para wiraniaga Tugas dari Wiraniaga Salesman adalah:
•
Membina hubungan baik dengan pelanggan
•
Menjual kendaraan kepada pelanggan diluar lingkungan kantor PT AI TSO Cabang SM. Raja Medan sesuai dengan target yang
telah ditetapkan oleh Kepala Cabang
44 Tugas dari Wiraniaga Customer Sales adalah:
•
Menjual kendaraan kepada pelanggan diluar lingkungan kantor PT AI-TSO Cabang SM. Raja Medan sesuai dengan target
yang telah ditetapkan oleh Kepala Cabang
•
Membina hubungan baik dengan pelanggan 2.
Departemen Administrasi Departemen administrasi dipimpin oleh seorang Kepala
Administrasi, yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala Cabang.
Tugas dari Kepala Administrasi adalah:
•
Mengatur dan mengawasi pelaksanaan kegiatan administrasi
•
Mengatur administrasi stok barang dan gudang PDC
•
Mengatur masalah keuangan dan pembayaran gaji para karyawan
•
Merencanakan dana promosi
•
Mengadakan peralatan kantor
•
Mengadakan pemeliharaan gedung dan aktiva lainnya
•
Menilai prestasi kerja karyawan Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Administrasi dibantu oleh
Supervisor Administrasi, Administrasi UnitPenjualan, Adm. STNKBPKB, Adm. Gudang Unit, Adm. Indirect, Billing Service,
Service, Adm. Part dan Kasir.
45 3.
Departemen Bengkel Bengkel PT AI-TSO Cabang SM. Raja Medan didirikan untuk
mendukung penjualan kendaraan merek Toyota perusahaan, dengan memberikan pelayanan perbaikan kendaraan pelanggan dan juga
menyediakan suku cadang yang diperlukan oleh pelanggan. Departemen bengkel dipimpin oleh seorang Kepala Bengkel, yang
dalam menjalankan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala Cabang.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bengkel adalah:
•
Mengatur kebijaksanaan perusahaan di bidang service
•
Meningkatkan mutu service
•
Mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan service secara umum
•
Merencanakan pengadaan suku cadang Dalam menjalankan tugasnya, kepala bengkel dibantu oleh
Supervisor Bengkel, Instruktur, Foreman, Mekanik, Service Advisor, Koordinator THS, Mekanik THS, PDC, lubing, washing, valet
service, service plus, dan part counter.
c. Aktivitas Usaha Perusahaan
