serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut:
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Su sumber: Buku Pedoman Dan Informasi Fakultas Ekonomi USU
2010-2011
DEKAN Drs. Jhon Tafbu Ritonga , M.Ec
PUDEK I Fahmi N Nasution, SE
PUDEK II Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
PUDEK III Ami Dilham, SE, Msi
KEPALA BAGIAN TATA USAHA
M. SIMBA SEMBIRING SE, M. Si
Kasubag Pendidikan
Hj.Fepty Aniar, SE Kasubag
Kepegawaian Maslan, SE
Kasubag Keuangan
Hj.Eka Yuliani, SE Kasubag
Perlengkapan dan Umum
Ahmad Faizul, SE Kasubag
Kemahasiswaan Zaliana, S.Sos
Unit PPAK dan Ruang Baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pimpinan : O.K. Rafli, SE
Anggota : - Hot Parlindungan Lubis, SE
-
Delly Mahyuni Lubis,Amd
-
Sumarni
-
Sri Nilawati
Staf Administrasi
Universitas Sumatera Utara
D. Job Descriptions
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
dan departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari: 1. Bagian Sekretaris Dekan
Tugasnya adalah: a.
Menjadwalkan kegiatan Dekan b.
Menerima fax c.
Menerima telepon d.
Memproses program Dekan dan Team e.
Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE USU ke bloter disposision dan sign
f. Mempersiapkan ruang untuk rapat
g. Membantu kenyamanan dan kelengkapan ruang kerja Dekan
h. Menomori surat keluar
i. Menstempel surat dan membuat tanggal surat
j. Memproses surat masuk dan keluar eksternal maupun internal
k. Mengantarkan surat masuk yang akan diproses ke bagian lain
l. Menyiapkan undangan
m. Menerima skripsi mahasiswa yang akan ditanda tangani oleh Dekan
n. Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain.
Universitas Sumatera Utara
2. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah:
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran tahunan RKAT Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas. b.
Menghimpun menelah Peraturan perundan–undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan, dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan. c.
Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan. d.
Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas. f.
Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdianpelayanan kepada masyarakat pengabdian pelayanan.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas. k.
Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
Universitas Sumatera Utara
3. Sub bagian Akademik Tugasnya adalah:
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian. b.
Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan dan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data dan pencapaian target
kurikulum. f.
Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. g.
Melakukan administrasi penelitian dan pengabdianpelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
4. Sub bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah: a.
menyusunRencana kerja dan Anggaran tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
Universitas Sumatera Utara
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan
pertanggung jawaban keuangan. g.
Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang
telah diteliti kebenaranya. h.
Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan. i.
Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan. j.
Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
5. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah: a.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatanpangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar TetapTidak TetapEmiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
Universitas Sumatera Utara
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
6. Sub Bagian kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah : a.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan
alumni. c.
Melakukan admistrasi kemahasiswaan. d.
Melakukan urusan izinrekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e.
Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi. f.
Mempersiapkan pelaksanakan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa. h.
Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
Universitas Sumatera Utara
7. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah: a.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan. d.
Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan. f.
Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan. g.
Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
8. Sub Bagian Perpustakaan a. Kepala bagian ruang Baca: OK. Rafli,SE
Tugasnya adalah: 1
Megatur dan mengawasi pekerjaan staf administrasi Ruang Baca. 2
Menjaga ketenangan, keamanan pengunjung, keindahan dan kebersihan Ruang Baca.
3 Menjaga inventaris Ruang Baca dari pengrusakan dan pengrobekan.
Universitas Sumatera Utara
4 Menginvetarisir buku, jurnal, majalahbuletin, skripsi alumni program
S-1D-3 dan Perlengkapan Ruang Baca. 5
Mengkomodir permintaan pembelian buku baru dari staf pengajar, mahasiswa dan jurusan dan selanjutnya melaporkan pada
PimpinanDekanat. 6
Mengcover pekerjaan staf administrasi yang tugas luar atau tidak masuk.
7 Membuka Ruang Baca jam 08.00 WIB pagi dan menutup jam 10.00
WIB malam.
b. Pembantu Pimpinan Hot Parlindungan Lubis, SE
Tugasnya adalah: 1
Membantu staf pengajar atau mahasiswa mendapatkan bukujurnalmajalah yang dibutuhkan dan memberikan informasi
kemana harus dicari. 2
Mengontrolmengawasi penggunapemakai bahan bacaan ruang baca. 3
Menjaga kerapian bukujurnalmajalah pada raklemari penyimpanan. 4
Menginputkomputerisasi data bukujurnalmajalah. 5
Bersama rekan kerja merapikan dan mengembalikan buku, majalah, jurnal, dan surat kabar yang telah dipakai ke tempat semula.
Universitas Sumatera Utara
Delly Mahyuni Lubis, Amd
Tugasnya adalah: 1
Menginputkomputerisasi data bukujurnalmajalah dan lainnya sesuai intruksi kepala Ruang Baca.
2 Menerima pengunjung Ruang Baca dan mewajibkan mengisi buku
tamu. 3
Menjaga barang titipan pengunjung Ruang Baca. 4
Setengah jam sekali keliling ke meja belajar pengunjung. 5
Inventaris Ruang Baca agar tidak terjadi perusakan dan perobekan. 6
Memfilekan surat masuk, surat keluar, arsip CD dan skripsi. 7
Memfilekan karya ilmiah mahasiswai kedalam computer dan di print untuk dibaca pengunjung.
8 Mengawasi semua pengunjung yang masuk ke Ruang Baca.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perguruan Tinggi Negeri memiliki visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk
mencapai itu semua begitu juga pada fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas
dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin serta loyalitas dalam
bekerja.
Universitas Sumatera Utara
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah
khususnya bidang ekonomi yang bermamfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-
seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosiaal kepada masyarakat, dan lain
sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitasakademik agar dapat menhasilkan Sumber Daya Manusia SDM yang
benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kinerja usaha terkini yang dilakukan Ruang Baca Fakultas Ekonomi USU adalah memperbaharui arsip skripsi alumni dan menambah buku jurnal
majalah agar mahasiswa tertarik untuk berkunjung dan mencari informasi, baik untuk referensi karya ilmiah maupun bacaan yang bermamfaat dalam
upaya meningkatkan sumber daya manusia sesuai dengan tujuan Ruang Baca
itu sendiri.
Universitas Sumatera Utara
F. Rencana Kegiatan Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain:
