2 dua mempunyai tugas untuk membantu menanggani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran atau administrasi.
B. Peran dan Tanggung Jawab Sekretaris
Peran adalah pola kerja, perbuatan, penilaian, sikap dan gaya hidup yang diharapkan dari seseorang sesuai dengan kedudukan, tugas dan tanggung
jawabnya. Karena kedudukan, tugas dan tanggung jawab, keadaan diri dan keadaan hidup berbeda-beda, maka dalam hidup orang dapat mempunyai
beberapa peran yang berbeda pula. Peran yang dipegang sekretaris berporos pada kedudukan atau statusnya
dalam lembaga, perusahaan, organisasi, yayasan, tempat dia bekerja. Dalam setiap lembaga, perusahaan, organisasi, yayasan terdapat dua kegiatan utama.
Pertama, kegiatan yang langsung berhubungan dengan usaha mencapai tujuan lembaga, mencakup kegiatan produksi, distribusi, dan pembiayaan. Kedua,
kegiatan yang mendukung kegiatan yang mendukung kegiatan perusahaan mencapai tujuannya.
Pimpinan yang dibantu sekretaris dapat berfungsi dalam kegiatan utama atau kedua. Karena tugas sekretaris membantu pimpinan, maka meskipun
pimpinan itu ada pada kegiatan lembaga utama yang pertama atau kedua, peran sekretaris adalah peran pendukung.
Universitas Sumatera Utara
Maka dari itu, peran sekretaris menurut tujuan dapat dibedakan menjadi dua yaitu:
1.
Peran sekretaris menurut tujuan langsung
Peran sekretaris menurut tujuan langsung mendukung agar pimpinan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Adapun peranan sekretaris yang
dapat mendukung tugas pimpinan adalah: a.
Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dan memenuhi
fungsi, tugas, dan tanggung jawab. c.
Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan
cerminan pimpinan bagi bawahan. 2.
Peran sekretaris menurut tujuan tidak langsung Peran sekretaris menurut tujuan tidak langsung adalah membantu
untuk mencapai tujuan lembaga dimana sekretaris tersebut bekerja. Adapun peran sekretaris yang dapat membantu mencapai tujuan
organisasi adalah: a.
Memberikan kinerja sebaik mungkin dalam membantu tugas pimpinan tidak ada yang terbengkalai.
Universitas Sumatera Utara
b. Membina human relation yang baik antara atasan dan bawahan maupun
sesama pegawai. c.
Bekerja efektif dan efesien sesuai dengan prosedur maupun rincian tugas yang telah ada.
Tanggung jawab sama artinya dengan kewajiban, dimana kewajiban itu adalah hal yang harus dilakukan. Tanggung jawab sekretaris adalah
melaksanakan tugas-tugas yang diberikan kepadanya. Sekretaris harus melaksanakan semua pekerjaan yang telah ditetapkan dalam uraian tugas
pekerjaanya. Yang paling utama adalah sekretaris bertanggung jawab terhadap dirinya sendiri dimana sekretaris harus selalu berupaya untuk
mengembangkan dirinya kearah yang lebih berkualitas. Dengan mengelola diri sendiri, seorang sekretaris diharapkan dapat tampil dengan tampilan
yang prima dalam melaksanakan tanggung jawab.
Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU mempunyai peran yang sangat penting bagi kelancaran aktivitas Dekan, dimana melalui peranan sekretaris
sebagian dari tugas dan dan tanggung jawab Dekan dapat memfokuskan diri pada pengawasan dan pengembangan fakultas juga terhadap masalah-masalah
lain yang dihadapi Fakultas. Sekretaris juga dapat menjadi penghubung dalam menyampaikan informasi dari Dekan kepada para Pembantu Dekan, Kepala
Tata Usaha dan Ketua Departemen dan Program studi. Informasi yang diberikan itu berupa disposisi dari surat-surat masuk seperti surat keputusan,
undangan, dan surat yang berkaitan dengan masalah kemahasiswaan. Dengan
Universitas Sumatera Utara
sampainya informasi kepada bagian yang dituju baruslah setiap bagian dapat mengetahui apa yang harus dikerjakan sesuai intruksi dari Dekan. Sekretaris
Dekan juga berperan penting dalam menyelesaikan hal-hal kecil yang mungkin terjadi dalam lingkungan kerja namun cukup mengetahui aktivitas
kerja organisasi, sehingga dengan demikian sekretaris mempunyai posisi penting dalam menjalankan aktivitas organisasi pada Fakultas Ekonomi USU.
Menurut hasil pengamatan penulis, saat ini kedua sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU telah dapat menjalankan peran dan tanggung
jawabnya dengan cukup baik. Kedua sekretaris ini telah sadar akan peran dan tanggung jawabnya sebagai sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU.
Sekretaris mampu menyampaikan informasi-informasi dengan cepat dari Dekan kepada bagian-bagian lain di Fakultas Ekonomi sehingga informasi
dapat diproses dengan cepat dan mampu menyelesaikan tugas yang diberikan secara tiba-tiba dengan cepat. Sekretaris mampu menunjukkan
keprofesionalannya terhadap penangganan tugas-tugas yang diberikan. Selain itu juga sekretaris Dekan mampu menciptakan hubungan yang baik dengan
para karyawan lain pada Fakultas Ekonomi USU yang dapat membantu mencerminkan sikap dan kepribadian Dekan Fakultas Ekonomi. Karena
apabila sekretaris dapat membangun hubungan yang baik dengan karyawan lain, maka karyawan lain akan berpikir bahwa sikap tersebut merupakan hasil
dari kepemimpinan yang baik dari atasannya.
Universitas Sumatera Utara
C. Tugas Sekretaris