BAB III TOPIK PENELITIAN
A. Pengertian Efesiensi Kinerja Sekretaris
Efesiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber atau biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang
dijalankan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Efesiensi adalah penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang
optimun. Efesiensi menganggap bahwa tujuan-tujuan yang benar telah ditentukan dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk
mencapai tujuan-tujuan tersebut. Efesiensi hanya dapat dievaluasi dengan penilaian-penilaian relatif membandingkan antara masukan dan keluaran yang
diterima. Efesien lebih kearah melakukan sesuatu dengan benar do the thing right
http:id.wikipedia.orgwikiefesiensi .
Kinerja organisasi sangat ditentukan oleh unsur pegawainya karena itu dalam mengukur kinerja suatu organisasi sebaiknya diukur dalam tampilan
kerja dari pegawainya. Terdapat beberapa pengertian dari kinerja yang diungkapkan oleh beberapa ahli, adapun pengertian dari kinerja yang
dikemukan oleh Rivai dan basri dalam http:www.kinerja.or.id. “Kinerja adalah hasil seseorang secara keseluruhan selama periode tertentu dalam
melaksanakan tugas seperti standar hasil kerja, target atau sasaran atau kriteria yang telah ditentukan terlebih dahulu dan telah disepakati bersama.
Universitas Sumatera Utara
Dan apabila dikaitkan dengan performance atau kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau kelompok orang dalam suatu
perusahaan sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam upaya pencapaian tujuan perusahaan secara legal, tidak melanggar
hukum, dan tidak bertentangan dengan moral dan etika. Rivai dan Basri,2004:14-16.
Dengan pengertian tersebut dalam website http:id.wikipedia.orgwikikinerja, mengatakan bahwa “Kinerja prestasi
kerja adalah suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan, dan
pengalaman dan kesungguhan serta waktu”Hasibuan,2001:34. Sejalan dengan pengertian tersebut dalam bukunya “Evaluasi Kinerja
SDM”, mengatakan bahwa: “Kinerja karyawan prestasi kerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang karyawan dalam
melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang akan diberkan kepadanya” Mangkunegara,2005:5, sedangkan pengertian Kinerja pegawai
menurut Kusriyanto yang dikutip oleh Pasolog dalam bukunya “Teori Administrasi Publik” mengatakan bahwa: “Kinerja pegawai adalah hasil kerja
perseorangan dalam suatu organisasi” pasolog,2007:175. Berdasarkan pengertian kinerja dari beberapa pendapat ahli diatas, dapat
ditafsirkan bahwa kinerja pegawai erat kaitannya dengan hasil pekerjaan seseorang dalam suatu organisasi, hasil pekerjaan tersebut dapat menyangkut
kualitas, kuantitas, dan ketepatan waktu.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Mathis dan Jackson 2001 : 82 faktor-faktor yang memengaruhi kinerja individu tenaga kerja, yaitu kemampuan mereka,
motivasi, dukungan yang diterima, keberadaan pekerjaan yang mereka lakukan, dan hubungan mereka dengan organisasi. Berdasarkaan pengertian
di atas, bahwa kinerja merupakan kualitas dan kuantitas dari suatu hasil kerja output individu maupun kelompok dalam suatu aktivitas tertentu yang
diakibatkan oleh kemampuan alami atau kemampuan yang diperoleh dari proses belajar serta keinginan untuk berprestasi. menurut Mangkunegara
2000 menyatakan bahwa: “Faktor yang memengaruhi kinerja antara lain yaitu, faktor kemampuan Secara psikologis kemampuan ability pegawai
terdiri dari kemampuan potensi IQ dan kemampuan realita pendidikan, Oleh karena itu pegawai perlu ditempatkan pada pekerjaan yang sesuai
dengan keahlihannya. Kemudian faktor motivasi terbentuk dari sikap attiude seorang pegawai
dalam menghadapi situasi situasion kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan diri pegawai terarah untuk mencapai tujuan kerja. Sikap
mental merupakan kondisi mental yang mendorong seseorang untuk berusaha mencapai potensi kerja secara maksimal. Cleland 1997 seperti dikut ip
Mangkunegara 2001 : 68, berpendapat bahwa “Ada hubungan yang positif antara motif berprestasi dengan pencapaian kerja”. Motif berprestasi dengan
pencapaian kerja. Motif berprestasi adalah suatu dorongan dalam diri seseorang untuk melakukan suatu kegiatan atau tugas dengan sebaik baiknya
agar mampu mencapai prestasi kerja kinerja dengan predikat terpuji.
Universitas Sumatera Utara
Selanjutnya Clelland, mengemukakan 6 enam karakteristik dari seseorang yang memiliki motif yang tinggi yaitu :
1 Memiliki tanggung jawab yang tinggi.
2 Berani mengambil risiko.
3 Memiliki tujuan yang realistis.
4 Memiliki rencana kerja yang menyeluruh dan berjuang untuk merealisasi
tujuan. 5
Memanfaatkan umpan balik yang kongkrit dalam seluruh kegiatan kerja yang dilakukan.
6 Mencari kesempatan untuk merealisasikan rencana yang telah
diprogamkan.
Menurut Alwi 2001 :187 secara teoritis tujuan penilaian dikategorikan sebagai suatu yang bersifat evaluation dan development
yang bersifat evaluation harus menyelesaikan, hasil penilaian digunakan sebagai dasar pemberian kompensasi, hasil penilaian digunakan sebagai
staffing decision hasil penilaian digunakan sebagai dasar meengevaluasi sistem seleksi. Sedangkan yang bersifat development penilai harus
menyelesaikan prestasi riil yang dicapai individu, kelemahan-kelemahan individu yang menghambat kinerja, prestasi- pestasi yang dikembangkan.
Ditinjau dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata sectrum yang dalam bahasa latin berarti rahasia. Kata sectrum kemudian berubah
menjadi kata secretarie dalam bahasa Perancis, secretary dalam bahasa
Universitas Sumatera Utara
Inggris dan akhirnya menjadi secretaries dalam bahasa belanda. Kata sekretaris dalam bahasa Indonesia diambil dalam bahasa belanda.
Menurut kamus Umum Bahasa Indonesia, “Sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulis atau disebut
juga penulis atau panitera. Sedangkan pengertian sekretaris dalam website http:dianmut.blogspot.com mengatakan bahwa: ”Sekretaris adalah
seseorang yang pekerjaanya bertugas membantu pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan kecil-kecil pimpinan, seperti menerima surat
masuk, menanggani janji, menangani telepon, dan lain-lain”.
Berdasarkan pengertian efesiensi kinerja sekretaris dari beberapa pendapat ahli diatas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa efesiensi
kinerja sekretaris erat kaitannya dengan ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber atau biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan
yang dijalankan oleh seorang sekretaris dalam organisasi. Hasil pekerjaan tersebut dapat menyangkut kualitas, kuantitas, dan ketepatan waktu.
Kinerja sekretaris tidak hanya dipengaruhi oleh kemampuan dan keahlian dalam bekerja, tetapi juga sangat dipengaruhi tugas-tugas lainnya yang
berkaitan dengan peningkatan efektifitas kerja pimpinan.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, mempunyai dua orang sekretaris. Sekretaris 1satu mempunyai tugas untuk menanggani
tugas Dekan yang berkaitan dengan public relation. Sedangkan sekretaris
Universitas Sumatera Utara
2 dua mempunyai tugas untuk membantu menanggani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran atau administrasi.
B. Peran dan Tanggung Jawab Sekretaris
Kategori