melaksanakan pekerjaan, kedua sekretaris ini selalu berusaha untuk saling menghormati dan tidak ikut campur dalam urusan pekerjaan masing-masing.
E. Faktor Yang Mempengaruhi Kineja Seketaris
Adapun faktor-faktor penunjang untuk mencapai tingkat efesiensi dan efektifitas tugas seorang sekretaris:
1. Dorongan bekerja penuh.
Sekretaris yang profesional adalah sekretaris yang dapat bekerja secara mandiri dan mengikuti ketentuan-ketentuan yang telah baku
dalam perusahaan dimana sekretaris melakukan pekerjaan dengan sungguh-sungguh, sekretaris harus mencurahkan seluruh perhatian dan
waktunya atas semua tugas yang berada dibawah tanggung jawabnya. Dorongan bekerja penuh timbul jika sekretaris ingin menunjukkan
hasil kerja yang memuaskan dari setiap tugas yang dikerjakannya dan tidak semata-mata disebabkan berapa gaji yang diterimanya.
2. Kesetiaan Sekretaris kepada pimpinan dan perusahaan.
Pimpinan yang menjadi pusat sumber imajinasi terhadap segala kemajuan yang akan dicapai suatu perusahaan adalah merupakan hal
yang wajar jika sekretarisnya memiliki rasa kesetiaan kepada pimpinanya dalam wujud keseriusan untuk membantu menyelesaikan
tugas-tugas pimpinan yang dapat dikerjakan oleh sekretaris dan juga kesetiaan ini dapat diwujudkan dengan jalan memperhatikan,
memberikan saran-saran kepada pimpinan atas satu atau beberapa
Universitas Sumatera Utara
masalah yang akan diselesaikan sehingga semua masalah dapat diselesaikan secara tuntas dan tepat waktu.
3. Itikad baik.
Seorang sekretaris harus selalu menciptakan dalam pikiran suatu sikap bahwa untuk melakukan seluruh pekerjaan harus didasari itikad
yang baik. 4.
Bertanggung jawab penuh. Mengerjakan seluruh pekerjaan dengan penuh tanggung jawab,
jangan mengerjakan pekerjaan dengan setengah-setengah, maksudnya setiap mengerjakan pekerjaan harus tuntas satu persatu, jangan suka
meninggalkan pekerjaan sebelum selesai dikerjakan, sementara seorang sekretaris mulai mencoba mengerjakan pekerjaan yang lain,
tetaplah konsentrasi pada setiap tugas yang sedang anda kerjakan, untuk memudahkan anda menyelesaikan tugas dengan baik buatlah
jadwal untuk melakukan setiap pekerjaan dan berpedomanlah pada jadwal yang telah disusun.
5. Saling mempercayai sesama rekan pegawai dan sesama rekan
seprofesi. Sikap saling percaya merupakan hal yang sangat mendasar untuk
menggairahkan suasana kerja yang mantap. Adanya keyakinan dalam diri yang menyatakan bahwa tidak seorangpun di antara sesama rekan
kerja yang menaruh rasa curiga terhadap diri kita, maka dapat
Universitas Sumatera Utara
dipastikan bahwa kita akan tetap konsentrasi mengerjakan setiap pekerjaan yang sedang kita kerjakan.
6. Jujur dalam bekerja.
Kejujuran merupakan suatu sikap yang perlu dipelihara terus- menerus, khususnya dalam situasi kerja. Jujur dalam bekerja akan
menciptakan suasana batin yang tenteram, perasaan bersalah tidak akan timbul di dalam pikiran jika kejujuran itu selalu dilaksanakan.
7. Pengakuan bahwa pimpinan adalah seorang atasan.
Pengakuan bahwa pimpinan adalah seorang atasan adalah suatu hal yang wajar-wajar saja, namun apa jadinya jika didalam diri
seseorang bahwa pimpinan adalah keluarganya. Jika hal itu berlanjut terus selama itu pula akan tercipta suatu
kondisi yang sangat berbahaya. Tidak ada lagi rasa segan atau rasa hormat kepada pimpian.
8. Perasaan ikut terlibat dalam proses organisasi.
Organisasi adalah satu kesatuan yang terdiri dari rangkaian yang saling terikat satu sama lainnya dalam usaha menjalankan proses
kegiatan untuk mencapai suatu tujuan. Rangkaian yang satu dengan yang lainnya tidak dapat dipisahkan.
9. Praktek kerjanya.
10. Mampu menagani alat tulis dan perlengakapan kantor
Universitas Sumatera Utara
Alat tulis berarti barang yang dipakai untuk mengerjakan pekerjaan tulis-menulis office work atau paper work. Dalam buku
kearsipan 1 Wursanto, 1991 dijelaskan secara rinci alat-alat yang termasuk alat tulis, yang antara lain meliputi:
a. Kertas atau paper berbagai ukuran
b. Buku tulis
c. Plot atau pensil merah biru, tinta berwarna
d. Asahan pensil potloot slijper
e. Baki surat brievenbak
f. Cap cap huruf, cap tanggalan
g. Bantalan cap stamp pad
h. Pena ball point
i. Karbon
j. Pengaris , penghapus, tinta, lem
k. Tancapan surat spindle file
l. Pengungkit kawat jepret staple remover
m. Pembuka surat letter opener
n. Sandaran buku bocken standard, sit stensil, dan lain sebagainya.
Perlengkapan ialah mencakup semua barang yang diperlukan barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang yang tidak
bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksana tugas.
Universitas Sumatera Utara
1. Barang bergerak
Perlengkapan kantor yang berupa barang bergerak dibagi menjadi dua kelompok, yaitu:
a. Barang habis dipakai, meliputi semua barang yang susut
volumenya pada waktu dipergunakan, dan dalam jangka waktu tentu barang itu akan habis atau tidak berfungsi lagi.
b. Barang tak habis dipakai, meliputi semua barang yang dapat
dipakai berulang-ulang, tidak susut volume atau kegunaanya dalam jangka waktu yang panjang serta memerlukan perawatan
agar selalu siap pakai. 2.
Barang tidak bergerak Barang yang tidak bergerak adalah perlengkapan yang tidak berpindah-
pindah, antara lain berupa tanah dan bagunan.
Menurut Gie dalam buku Kamus Administrasi perkantoran 1979 memberikan pengertian mengenai perlengkapan kantor office equipments,
yaitu segenap alat perlengkapan yang digunakan untuk melaksanakan tata usaha dalam suatu kantor yang meliputi perbekalan tata usaha. Perbekalan
tata usaha dapat dibedakan menjadi 7 tujuh jenis, yaitu:
1 Benda lembaran, misalnya kertas dan sit stensil
2 Material non-lembaran, misalnya tinta dan perekat
3 Alat tulis, misalnya potlot, cap karet
4 Alat non-tulis, misalnya gunting kertas dan penggaris
Universitas Sumatera Utara
5 Mesin tata usaha, misalnya mesin ketik dan kalkulator
6 Perabot tata usaha, misalnya lemari arsip dan peti uang
7 Perlengkapan lainnya, misalnya kipas agin dan lukisan dinding.
Perlengkapan kantor yang berfungsi sebagai alat komunikasi antara lain:
1 Telepon, yang dapat dikombinasikan dengan peralatan lain, misalnya
dengan faksimile, komputer, internet, dan sebagainya. 2
Faksimile 3
Internet 4
Intercom 5
Telex dan I Telex
Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara efektif dan efesien ruangan sekretaris Dekan sudah memenuhi syarat-syarat ruangan
kantor yang baik karena didalam ruangan sekretaris Dekan dilengkapi dengan alat dan perlengkapan yang lengkap sesuai dengan teori diatas yang dapat
memudahkan pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh sekretaris Dekan. Ditambah lagi sekretaris Dekan yang mampu mengunakan dan
mengoperasikan peralatan dan perlengkapan yang ada diruangan kantor yang dapat menghemat waktu pengerjaan tugasnya sehingga pekerjaannya dapat
diselesaikan dengan efesien. Hanya saja karena ruangan sekretaris Dekan yang tidak begitu luas, dan filing cabinet yang kurang membuat sistem
pengarsipannya menggunakan sistem pengarsipan berdasarkan urutan tanggal, dan berdasarkan wilayah misalnya surat internal dan surat eksternal.
Universitas Sumatera Utara
Tetapi meskipun menggunakan sistem kearsipan berdasarkan tanggal bukan berarti menguranggi ke efesienan kinerja sekretaris Dekan tetapi dengan
menggunakan sistem kearsipan tersebut dapat mempermudah penemuan dan pengembalian arsip dengan cepat bilamana dibutuhkan dengan demikian akan
meningkatkan efesiensi kerja sekretaris Dekan.
F. Etika Profesi sekretaris
