Dekan adalah proses kegiatan surat-menyurat, melakukan pengarsipan terhadap surat-surat, membantu mahasiswa dalam
memperoleh tanda tangan dan persetujuan Dekan untuk berkas- berkas penting yang diajukan oleh mahasiswa maupun alumni
lulusan Fakultas Ekonomi USU, kemudian mengatur jadwal kegiatan dan perjalanan dinas Dekan, dan merubah tata letak ruagan Dekan
agar terlihat berbeda dan lebih menarik.
D. Jenis-Jenis Sekretaris
Peran dan tanggung jawab sekretaris tergantung kepada tuntutan dan kebutuhan dari lembaga yang membutuhkan sekretaris tersebut. Untuk itu,
terdapat pembagian terhadap jenis-jenis sekretaris. Sekretaris dapat dibedakan
menjadi tiga bagian berdasarkan sudut peninjauannya, yaitu:
1.
Berdasarkan Luas Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab
Berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawab, sekretaris dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu:
1
Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah sekretaris yang berfungsi membantu pimpinan yang bekerja tidak hanya atas perintah pimpinan namun
juga memiliki wewenang untuk melakukan fungsi manajerial seperti membuat
rencana organisai, melakukan pengorganisasian, membimbing, mengarahkan, dan mengawasi serta mengambil
keputusan atas masalah yang dihadapi. Wewenang yang dimiliki sekretaris organisasi lebih besar dari sekretaris pribadi.
Universitas Sumatera Utara
Contoh sekretaris organisasi adalah: a
Sekretari Kabinet b
Sekretaris Jendral c
Sekretaris Wilayah Daerah 2
Sekretaris Pribadi Sekretaris pribadi dibedakan menjadi dua, yaitu:
a. Sekretaris Pribadi
Sekretaris Pribadi adalah seseorang yang dikerjakan atau digaji untuk membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi
orang yang mempekerjakannya. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan,
tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan. Contoh sekretaris pribadi adalah:
a Sekretaris pribadi dari artis atau aktor
b Sekretaris pribadi seorang professor
c Sekretaris pribadi seorang sutradara
b. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah orang yang dipekerjakan oleh suatu lembaga untuk membantu seorang pimpinan agar pekerjaan
dapat terlaksana dengan baik dan tepat. Sekretaris pimpinan tidak semata-mata bekerja untuk kepentingan pribadi pimpinan, tetapi
bersifat kedinasan, dalam arti bahwa sekretaris merupakan seorang staf yang membantu pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi.
Universitas Sumatera Utara
Contoh sekretaris pimpinan adalah: a
Sekretaris Presiden b
Sekretaris Manajer c
Sekretaris Dekan
2. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman Kerja
Kemampuan dan pengalaman kerja yang baru memulai pekerjaanya sebagai sekretaris.
1 Sekretaris junior
Sekretaris junior adalah sekretaris yang baru memulai pekerjaanya sebagai sekretaris. Sekretaris junior ini biasanya relatif
belum lama diterima bekerja, sehingga belum mempunyai banyak pengalaman dan dianggap belum memiliki banyak pengetahuan
tentang dunia sekretaris. Contoh sekretaris junior adalah:
a. Sekretaris yang baru menyelesaikan pendidikan dari Akademi
Sekretaris Indonesia. b.
Sekretaris yang baru menyelesaikan pendidikan dari Sekolah Menegah Kejuruan Program Keahlian Sekretaris.
2 Sekretaris Senior
Sekretaris senior adalah sekretaris yang dianggap telah memiliki masa, pengalaman dan kemampuan kerja sebagai sekretaris secara
mendalam. Sekretaris ini sudah mampu bekerja tanpa intruksi dari
Universitas Sumatera Utara
pimpinan dan mampu menanggani masalah yang dihadapi dengan cepat dan tepat. Sekretaris ini dianggap senior bisa saja karena usia
pengalamanya, bisa juga karena pangkat jabatannya yang lebih tinggi dibanding yang lain ataupun karena prestasi kerja yang baik.
3. Berdasarkan Spesialisasi atau Bidang Khusus Dalam Pekerjaan
Sekretaris berdasarkan spesialisasi atau bidang khusus dalam pekerjaan disebut juga sekretaris bidang. Sekretaris bidang adalah
seseorang yang memiliki atau memahami pengetahuan khusus pada bidang lain disamping memiliki keterampilan dan kemampuan bekerja
sebagai sekretaris. Sekretaris bidang bisa juga telah memiliki keahlian dan pengetahuan pada bidang tertentu, namun sengaja mempelajari juga
bidang kesekretariatan. Contoh sekretaris bidang:
a. Sekretaris Bidang Sosial dan Politik
b. Sekretaris Bidang Kesejahteraan Rakyat
c. Sekretaris Bidang Administrasi Pemerintah Umum
d. Sekretaris Bidang Hukum, dan sebagainya.
Apabila ditinjau dari ruang lingkup kerja dan tanggung jawabnya, maka sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dapat digolongkan ke dalam sekretaris
pimpinan. Karena sekretaris Dekan bekerja sebagai staf untuk membantu pelaksanaan tugas-tugas Dekan dalam pengelolaan informasi yang berguna
bagi kelancaran aktivitas Fakultas Ekonomi USU.
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka tidak ada istilah sekretaris senior dan junior pada sekretaris Dekan
Fakultas Ekonomi USU. Yang ada hanyalah pembagian tugas sekretaris menjadi sekretaris 1 satu dan sekretaris 2 dua. Sekretaris 1satu
diduduki oleh Ibu Yunita, SE sedangkan sekretaris 2 dua diduduki oleh Safia Dhani, SKom. Namun kedua sekretaris ini telah mampu mengerjakan
tugas-tugas rutin atau tugas perkantorannya tanpa harus menunggu intruksi dari pimpinan. Sekretaris mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan
sesuai dengan kebutuhan dan harapan.
Kedua sekretaris Dekan ini mampu membangun kerjasama yang baik dalam bekerja. Keduanya dapat saling membantu meringankan pekerjaan
satu sama lain. Contohnya apabila ada surat masuk namun sekretaris 2 dua yang bertugas menerima surat masuk sedang tidak ada ditempat, maka
sekretaris 1 satu akan mewakili untuk menerima surat tersebut dan menulisnya pada agenda. Pada pekerjaan tertentu ada kalanya kedua
sekretaris ini tidak dapat saling membantu, hal ini dikarenakan pekerjaan tersebut memang tidak dapat digantikan pengerjaanya. Contohnya Pekerjaan
yang dilakukan sekretaris 1 satu yaitu mengatur perjalanan dinas Dekan, Pekerjaan ini tidak dapat digantikan oleh sekretaris 2 dua karena yang
mengetahui jadwal kegiatan Dekan sehari- hari adalah sekretaris 1 satu sehingga hanya sekretaris 1 satu yang mampu menyesuaikan jadwal
perjalanan dinas tersebut agar tidak terbentur dengan jadwal kegiatan Dekan yang lain. Walaupun saling membantu dan bekerjasama dalam
Universitas Sumatera Utara
melaksanakan pekerjaan, kedua sekretaris ini selalu berusaha untuk saling menghormati dan tidak ikut campur dalam urusan pekerjaan masing-masing.
E. Faktor Yang Mempengaruhi Kineja Seketaris
