C. Tugas Sekretaris
Pada prinsipnya secara umum tugas sekretaris dapat dibagi menjadi dua kelompok yaitu:
1.
Tugas Rutin Sekretaris
Tugas rutin adalah tugas pekerjaan yang dijumpai dan dikerjakan setiap hari, tanpa mencari atau menunggu waktu khusus dan tanpa
menunggu perintah dari pimpinan untu melakukannya. Tugas rutin biasanya sudah ditentukan dalam uraian tugas atau gambaran tugas job
description sesuai dengan program dan prosedur yang telah ditetapkan. Tugas rutin seorang sekretaris pimpinan antara lain meliputi:
a. Menyusun dan membuat surat
b. Menerima dan mengirim surat
c. Mengetik dan membuat laporan
d. Menata arsip atau berkas sesuai dengan sistem kearsipan yang telah
ditentukan oleh organisasi atau lembaga yang bersangkutan e.
Menerima dan melayani tamu sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan pimpinan dan mencatatnya
f. Menerima dan melayani telepon serta menelepon
g. Mengirim dan menerima telegram faksimile
h. Menerima dikte dan menjalankan transkripsi
i. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan
j. Menyiapkan rapat pimpinan
Universitas Sumatera Utara
k. Menyimpan uang tunai kas kecil untuk pimpinan dan mengatur
keluar masuknya uang di rekening bank l.
Mengatur korespondensi pribadi dan rahasia m.
Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan para pegawai bawahan atau anggota pimpinan lainnya
2. Tugas Insidentil sekretaris
Tugas insidentil sekretaris terbagi menjadi dua bagian yaitu tugas pelaksanaan intruksi dan tugas yang bersifat kreatif.
1 Tugas Pelaksanaan Intruksi
Tugas pelaksanaan intruksi adalah tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan. Tugas ini tidak setiap hari dilakukan oleh sekretaris,
tetapi hanya dilakukan oleh sekretaris apabila ada intruksi khusus dari pimpinan. Tugas ini diberikan apabila pimpinan tidak memiliki waktu
untuk mengerjakan sendiri atau karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan itu diserahkan kepada sekretaris untuk
dikerjakan. Tugas pelaksanaan intuksi tersebut meliputi: a.
Menghadiri rapat yang tidak rutin b.
Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan c.
Menyiapkan rapat dan membuat notulen rapat d.
Mengatur keuangan e.
Membuat perjanjian dan mengatur jadwal
Universitas Sumatera Utara
2 Tugas yang bersifat kreatif
Tugas yang bersifat kreatif adalah tugas yang dilaksanakan atas inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh , atau diperintah oleh
pimpinannya. Sekretaris melakukan pekerjaan pekerjaan atas pertimbangan sekretaris itu sendiri, perlu atau tidak perlunya
sesuatu dikerjakan guna membantu pimpinan dan meringankan beban pekerjaan pimpinannya.
Tugas yang bersifat kreatif tersebut meliputi: a.
Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan, lengkap dengan alamatnya, sehingga sewaktu-waktu rekanan atau
pelanggan itu dapat dihubungi dengan cepat, baik melalui surat, telegram, faksimile, telepon, maupun melalui internet.
b. Membuat daftar nama-nama tamu yang sering berkunjung
untuk keperluan negoisasi dengan pimpinan sehingga sekretaris dapat membedakan antara tamu rutin dengan tamu
insedentil, yaitu tamu yang perlu melakukan janji terlebih dahulu dan tamu yang tidak perlu melakukannya.
c. Meningkatkan pengetahuan, kepribadian dan kecakapan yang
diperlukan agar kualitas, peran, fungsi dan tugas keseluruhannya makin meningkat.
d. Efisiensi kerja meliputi perencanaan kerja dan pengelolaan
waktu.
Universitas Sumatera Utara
e. Mengatur dan menyediakan perlengkapan, alat-alat kerja dan
ruang kerja. f.
Mengirimkan ucapan kepada klien. g.
Memahami peraturan dan keadaan organisasi tempat bekerja. Menurut Sutiyoso 1991:18 mengemukakan bahwa tugas seorang
seorang sekretaris dapat dibedakan menjadi 5 lima kelompok bidang tugas, yaitu:
1. Tugas perkantoran, meliputi menyiapkan meja kerja pimpinan,
menerima intruksi dan dikte dari pimpinan, menanggani surat-surat untuk pimpinan dan membuat konsep surat yang bersifat rutin, serta
mem-file dan mengindeks surat-surat. 2.
Tugas resepsionis, meliputi menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan
bertemu dengan pimpinan, dan menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
3. Tugas keuangan, menangani urusan pribadi pimpinan dengan bank dan
sebagainya; membayar pajak, sumbangan dan sebagainnya atas nama pimpinan, dan menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk
pimpinan serta menyediakan dana untuk keperluan sehari-hari untuk pimpinan serta menyediakan dan untuk keperluan tersebut.
4. Tugas sosial, yaitu mengurus rumah tangga kantor pimpinan, mengatur
dan menyelenggarakan resepsi untuk kantor pimpinan beserta
Universitas Sumatera Utara
pengurusan undangannya, memberikan ucapan selamat atau menyatakan ikut berduka cita kepada relasi atas nama pimpinan.
5. Tugas Insidentil, yaitu menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan
laporan pidato, atau pernyataan pimpinan, membuat iktisar dari berita- berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, dan
sebagainya yang ada hubungannya dengan kepentingan perusahaan, mengoreksi bahan-bahan tercetak, seperti brosur, sikuler, dan
sebagainya yang ditulis pimpinan, mencari dan memilih sovenir untuk para relasi, mewakili pimpinan ke resepsi-resepsi.
Posisi sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara saat ini diduduki oleh dua orang. Kedua sekretaris ini berada
pada satu ruangan yang sama dan keduanya bertugas membantu Dekan dalam melaksanakan tugasnya. Namun ada perbedaan dalam hal
pembagian tugas. Perbedaan pembagian tugas pada sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU adalah:
1. Sekretaris 1 satu
Sekretaris 1 satu bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan Public Relation PR dan juga
mengatur agenda atau jadwal kegiatan Dekan. Sekretaris ini membantu dekan dalam mengatur urusan-urusan atau tugas Dekan
yang menyangkut kepada pihak eksternal Fakultas Ekonomi. Contohnya adalah mendampingi Dekan pada acara-acara tertentu
apabila diminta, mengatur jadwal perjalanan dinas Dekan dan tim
Universitas Sumatera Utara
keluar kota, mengagendakan pertemuan-pertemuan Dekan di luar jadwal tugas dari Fakultas.
2. Sekretaris 2 dua
Sekretaris 2 dua bertugas untuk membantu Dekan dalam urusannya yang berkaitan dengan bidang kesekretariatan mencakup
tugas perkantoran dan tugas resepsionis. Contohnya adalah menangi proses surat-menyurat, menyimpan, dan memelihara arsip,
menelepon dan menerima telepon, menerima fax, dan lain sebagainya.
Adapun rincian tugas dari sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU adalah:
1 Memproses surat masuk
a. Menerima semua surat-surat masuk yaitu pemberitahuan, surat
keterangan undangan, dan lain-lain yang ditujukan kepada Dekan. b.
Memasukkan surat masuk untuk Dekan kedalam buku agenda. c.
Mengantarkan surat masuk yang telah diproses oleh Dekan ke bagian lain seperti ke Pembantu Dekan maupun Departemen, Program studi
dan ruang baca. 2
Memproses surat keluar a.
Mengetik surat keluar. b.
Menyampaikan kepada Dekan surat yang akan dikeluarkan untuk mendapatkan tanda tangan.
Universitas Sumatera Utara
c. Menstempel dan membuat tanggal pada surat keluar.
3 Menyimpan dan memilihara arsip
a. Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian
lain. b.
Mengarsip surat masuk dan surat keluar. 4
Berkaitan dengan Bidang Tata Hubungan a.
Mengatur penerimaan tamu. b.
Menerima telepon. c.
Menerima faks. 5
Mengatur jadwal Dekan a.
Menjadwal kegiatan Dekan khususnya jadwal Dekan untuk urusan eksternal Fakultas.
b. Memproses program Dekan dan Tim.
c. Menerima berkas-berkas mahasiswa yaitu ijazah, transkip nilai,
surat keterangan dan skripsi yang akan distempel dan ditanda tangani Dekan.
d. Memantau kenyamanan, keserasian dan kelengkapan ruang kerja
Dekan, Sekretaris dan ruiang dapat Dekan. 6
Tugas Pelaksana Instruksi Tugas pelaksana instruksi yang dilakukan sekretaris Dekan pada
Fakultas Ekonomi USU tersebut meliputi: a.
Mendampingi dekan dalam acara seminar-seminar ataupun pertemuan lainya apabila diminta oleh Dekan.
Universitas Sumatera Utara
b. Menyiapkan perjalanan dinas Dekan.
c. Menyiapkan rapat apabila ada rapat di ruangan Dekan.
d. Membuat perjanjian dengan tamu dan mengatur jadwal Dekan.
7 Tugas Yang Bersifat Kreatif
Tugas yang bersikaf kreatif yang dilakukan sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi USU tersebut meliputi:
a. Menyusun daftar nama dan nomor telepon orang, badan atau
instansi yang sering berhubungan dengan Dekan. b.
Mengatur tata ruang Dekan, tata letak buku-buku Dekan, ruang sekretaris Dekan, dan ruang rapat agar tertata dengan rapi, serasi
dan indah dipandang. c.
Menggunakan alat-alat kantor yang modern yang dapat membuat pekerjaan lebih efesien dan cepat selesai seperti
penggunaan mesin scanner, printer yang lengkap dengan internet.
d. Disiplin waktu dalam bekerja yang terwujud dalam ketepatan
jam kerja pada waktu masuk dan keluar dan tidak menunda pekerjaan yang dapat dilakukan.
e. Memahami peraturan dan keadaan organisasi tempat bekerja.
Tugas-tugas yang dilakukan oleh sekretaris tidak bisa dianggap mudah, dan gampang karena sebenarnya banyak sekali tugas yang
kelihatannya mudah dan kecil namun justru membawa pengaruh yang cukup besar. Maka dari itu seorang sekretaris harus selalu
Universitas Sumatera Utara
memperhatikan setiap tugas-tugasnya serinci mungkin mungkin.Jika ditinjau dari tugas- tugas yang dilakukan oleh sekretaris Dekan
Fakultas Ekonomi USU maka pada dasarnya hampir sama dengan pembahasan teoritis yang diuraikan.
Sekretaris memiliki tugas-tugas yang sesuai dengan jenisnya yaitu tugas rutin dan tugas insidentil. Sekretaris memiliki tugas yang
memang harus dilakukannya setiap hari sesuai uraian tugas yang apabila tidak dikerjakan akan menghambat aktivitas kerja Fakultas
Ekonomi USU seperti pemprosesan surat keluar dan surat masuk dan menerima berkas mahasiswa yang ditanda tanggani Dekan. Saat ini
sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU telah dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, dapat dilihat dari surat masuk dan surat keluar
yang dapat diproses dengan cepat. Karena setiap surat yang diterima langsung dicatat ke buka agenda dan lembar disposisi lalu
dimasukkan ke ruang Dekan untuk didisposisikan. Setelah didisposisikan isi disposisi dicatat ke dalam lembar kendali dan
langsung diantar ke masing-masing bagian yang dituju sesuai alamat isi surat.
Selain itu sistem kearsipan juga tersusun dengan rapi dan teratur sehingga arsip terjamin keselamatannya dan mudah ditentukan
kembali apabila diperlukan. Sekretaris mampu mengatur susunan meja dan kursi dengan serasi dari mulai ruang tunggu, ruang
Universitas Sumatera Utara
sekretaris hingga ruang Dekan. Sekretaris selalu mementingkan persoalan tata letak dan kenyaman ruangan karena Dekan merupakan
orang penting dalam organisasi Fakultas Ekonomi USU sehingga banyak orang yang akan berurusan dengan Dekan, maka apabila
ruangannya tidak nyaman maka akan menghasilkan sikap tidak simpatik dari orang-orang.
Nilai lebih dari dari sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU adalah selalu memiliki kreatifitas dan inisiatif tinggi dalam
menjalankan tugas. Contohnya yaitu dengan memakai alat-alat kantor yang dapat membuat pekerjaan menjadi lebih mudah,
mengatur dan menganti buku-buku bacaan Dekan dengan teratur sehingga buku-buku yang telah selesai dibaca dapat diganti dengan
buku-buku baru, menyiapkan minuman dan makanan ringan di meja ruang tamu ruang Dekan dan lain-lain. Namun kadang kala ada hal
yang dapat membuat pekerjaan menjadi tertunda menyelesaikannya yaitu apabila Dekan sedang tidak berada di tempat atau pergi ke luar
kota sehingga pendisposisian surat-menyurat menjadi terhambat dan mengurangi efesiensi kerja.
Dalam melaksankan tugasnya sekretaris harus mempunyai kinerja usaha. Kinerja usaha diperlukan bagi suatu pekerjaan agar
pekerjaan menjadi terarah dan menghasilkan hasil yang maksimal pada pekerjaanya. Kinerja usaha terkini yang dilakukan sekretaris
Universitas Sumatera Utara
Dekan adalah proses kegiatan surat-menyurat, melakukan pengarsipan terhadap surat-surat, membantu mahasiswa dalam
memperoleh tanda tangan dan persetujuan Dekan untuk berkas- berkas penting yang diajukan oleh mahasiswa maupun alumni
lulusan Fakultas Ekonomi USU, kemudian mengatur jadwal kegiatan dan perjalanan dinas Dekan, dan merubah tata letak ruagan Dekan
agar terlihat berbeda dan lebih menarik.
D. Jenis-Jenis Sekretaris
Kategori