commit to user 6
Suatu sistem dimana input dan outputnya dapat didefinisikan tetapi prosesnya tidak diketahui atau tidak terdefinisi.
Metode ini hanya dapat dimengerti oleh pihak dalam yang menangani sedangkan pihak luar hanya mengetahui masukan dan hasilnya. Sistem ini
terdapat pada subsistem tingkat terendah. 2 Analityc System
Suatu metode yang mencoba untuk melihat hubungan seluruh masalah untuk menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan
evaluasi pilihan dalam bentuk ketidak efektifan dan biaya. Dalam metode ini beberapa langkah diberikan seperti di bawah ini:
a menentukan identitas dari sistem b menentukan tujuan dari sistem
c bagian-bagian apa saja yang terdapat dalam sistem dan apa tujuan dari masing-masing bagian tersebut.
Dari beberapa defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sebagian gabungan dari kelompok atau serangkaian bagian yang satu sama
lain saling mengadakan interaksi dan saling ketergantungan untuk mencapai tujuan tertentu.
B. Pengertian Arsip, Kearsipan dan Sistem Kearsipan
1. Arsip Pengertian arsip mengandung berbagai macam pengertian, tergantung
pada segi peninjauannya. Di bawah ini pengertian arsip dari berbagai sumber sebagai berikut:
a. Pengertian arsip menurut Kamus atau Ensiklopedi 1 Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan
surat-surat penting. 2 Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan
warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan
kembali.
commit to user 7
b. Pengertian arsip menurut menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971 1 Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok
dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. 2 Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-
badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
c. Pengertian arsip menurut lembaga administrasi Negara Arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, film, mikro film,
rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, dengan
segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi,
kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan,
prosedur- prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan pemerintah yang lain atau
karena pentingnya informasi yang tergantung didalamnya.
Maka dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan surat atau kumpulan warkat yang mengandung arti dan
mempunyai kegunaan baik bagi kepentingan organisasi maupun bagi kepentingan pribadi yang disimpan sedemikian rupa sehingga dengan
mudah dan cepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu digunakan.
Oleh karena itu apabila warkat-warkatnaskah-naskah yang tidak mempunyai arti dan kegunaan, serta tidak disimpan secara sistematis
tidak dapat dinamakan arsip. Sedangkan macam-macam arsip secara umum ada dua, yaitu:
1 Arsip Dinamis
commit to user 8
Arsip dinamis adalah arsip yang setiap hari digunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian
kegiatan operasional perusahaan. Arsip dinamis dibagi menjadi dua macam, yaitu:
a Arsip aktif Arsip aktif yaitu arsip dipergunakan secara terus-menerus
untuk berbagai keperluan perusahaan. b Arsip inaktif
Arsip inaktif yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara terus-menerus dalam kegiatan perusahaan untuk saat ini.
Arsip inaktif masih perlu disimpan jika suatu saat diperlukan, karena arsip ini berkaitan dengan kegiatan perusahaan atau
berguna sebagai bahan referensi. 2 Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang setiap hari digunakan namun tidak secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian
kegiatan operasional perusahaan akan tetapi tetap disimpan dengan alasan historis.
Tujuan penyimpanan arsip adalah: a Sebagai referensi, bila perusahaan memerlukan suatu keterangan
atau informasi tertentu. b Memberikan keterangan-keterangan vital, misalnya: sebagai bukti
yang sesuai dengan ketentuan hukum. Winardi, 1990:98 c Memberikan data atau informasi kepada manajer atas pihak yang
berwenang untuk mengambil keputusan dalam perusahaan mengenai hasil yang telah dicapai oleh perusahaan.
2. Kearsipan Berikut ini beberapa definisi mengenai kearsipan:
a. Menurut The Liang Gie
commit to user 9
Kearsipan adalah kegiatan menyimpan warkat dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang
sebagai pusat ingatan atau sumber informasi suatu organisasi. b. Menurut Ig. Wursanto
Kearsipan atau filing adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan menggunakan suatu sistem tertentu, sehingga
arsip-arsip tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. 1995:19
Setelah mengetahui beberapa definisi kearsipan seperti di atas maka dapat disimpulkan bahwa pengertian kearsipan adalah kegiatan
pengurusan arsip dengan menggunakan suatu sistem tertentu, sehingga dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat setiap kali diperlukan.
3. Sistem kearsipan Setelah kita mengetahui arti dari sistem, arsip dan kearsipan, maka
pengertian dari sistem kearsipan menurut Ig. Wursanto adalah: Suatu sistem atau metode atau cara yang telah direncanakan yang
dipergunakan dalam pengurusan arsip penyimpanan, pemeliharaan, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat
apabila sewaktu-waktu diperlukan. 1995:22 Maka dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian
sistem kearsipan adalah suatu cara atau metode yang telah disusun atau direncanakan dalam pengurusan arsip, sehingga arsip-arsip tersebut dapat
ditemukan kembali dengan mudah dan cepat sewaktu-waktu diperlukan. Adapun metode atau cara tersebut meliputi tahap penerimaan,
pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan benda-benda arsip yang sering disebut dengan daur hidup
arsip. a. Masalah-masalah dalam bidang kearsipan:
1 Arsip-arsip penting yang diperlukan hilang,
commit to user 10
2 Arsip yang dicari ada tetapi sulit untuk ditemukan kembali pada saat arsip tersebut diperlukan,
3 Tejadi banjir arsip, yaitu arsip yang sama disimpan dibeberapa lokasitempat
penyimpanan, atau
arsip yang
sudah kadaluwarsatidak berguna masih disimpan. Hal ini menyebabkan
ruang kantor tersita untuk penyimpanan arsip, 4 Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti ilmu
perkembangan kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena pegawai keasipan yang kurang cakap,
5 Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan
kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari ahli kearsipan,
6 Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya
arsip-arsip bagi
organisasi, sehingga
sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat
perhatian yang semestinya.
b. Pengelolaan Arsip Kebutuhan akan arsip dan penyelenggaraannya bagi setiap instansi
atau lembaga tentu berbeda beda. Meskipun berbeda tetapi suatu prinsip harus tetap di anut oleh suatu organisasi seperti yang
dikemukakan oleh Ig. Wursanto 1991:171 yaitu aman, awet, efesien dan luwes fleksibel.
Karena arsip merupakan salah satu unsur yang dapat menunjang dalam pengambilan keputusan maka ia harus selalu sedia ketika
diperlukan, kecepatan penemuan kembali sangat diutamakan, penemuan kembali akan dimudahkan dengan penyimpanan arsip yang
relatif dekat dengan pengguna informasi. Arsip dapat disimpan dengan cara sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi.
commit to user 11
1. Sentralisasi Pada sistem sentralisasi, semua arsip dinamis disimpan di
pusat penyimpanan arsip dinamis. Unit bawahannya yang ingin menggunakan arsip dinamis dapat menghubungi pusat arsip
dinamis. Sistem sentralisasi memilki keuntungan dan kerugian. Keuntungannya:
a. Mencegah duplikasi Bila setiap kertas yang bertautan dengan sebuah susunan atau
sebuah subjek tertentu masuk ke berkas pusat central file, maka berbagai tembusan yang dibuat untuk keperluan subjek
atau susunan tersebut terkumpul menjadi satu, sehingga hanya satu saja yang disimpan sedangkan kertas lain tembusan dapat
dimusnahkan. b. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor
Menghemat karena tidak ada duplikasi arsip dinamisdan peralatan. Ruang yang digunakan juga semakin sedikit karena
hanya ada satu orang saja yang bertanggung jawab atas perlengkapan dan alat tulis kantor, sehingga dapat menghemat
dalam hal pengadaan barang dan perlengkapan. c. Menghemat waktu
Karena hanya ada satu tempat saja untuk memberkaskan bahan, serta satu tempat saja untuk menemukannya, maka pemakai
akan menghemat waktu bila mencari informasi. Pemakai tidak perlu mendatangi bagian-bagian lain hanya
untuk mencari informasi. d.
Jasa kepada bagian lain Sistem pemberkasan terpusat membebaskan bagian lain dari
masalah pemeliharaan arsip dinamis dan membantu mereka memusatkan perhatian pada aktivitas mereka.
e. Adanya keseragaman
commit to user 12
Semua arsip
dinamis terpusat,
pengolahan dan
penyimpanannya dilakukan secara seragam serta memudahkan pengawasan.
Kerugiannya: a. Kesulitan fisik
Beberapa bagian letaknya jauh dari pusat pemberkasan dan ini berarti membuang waktu atau terjadi penundaan serta perlu
waktu untuk membawa arsip dinamis dari kamar berkas ke kamar petugas yang memerlukannya.
b. Kebocoran informasi Karena beberapa berkas ditempatkan di ruang pusat, akan
terjadi kekhawatiran publisitas masalah penting antara berbagai bagian yang berbeda-beda.
c. Adanya ketakutan akan hilangnya arsip dinamis Karena tidak ada duplikasi, bila arsip dinamis di pusat arsip
dinamis hilang maka arsip dinamis itu akan hilang selama- lamanya.
d. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam.
2. Sistem Desentralisasi
Sistem pengolahan
arsip secara
desentralisasi adalah
penyimpanan arsip masing-masing unit kerja disimpan oleh unit kerja yang bersangkutan.
Apabila suatu organisasi menganut asas Desentralisasi maka akan memberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja
untuk mengurus penyelenggaraan penyimpanan arsip sendiri- sendiri.
Sistem Desentralisasi memiliki keuntungan sebagai berikut:
commit to user 13
a Sistem Desentralisasi sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang
bersangkutan, b Dalam sistem pemberkasan terpusat mungkin ada waktu yang
terbuang dalam menentukan lokasi dokumen, c Dekat dengan pemakai sehingga manajer arsip dinamis dapat
langsung mengawasi pengolahan dan penyimpanan arsip dinamis,
d Sistem desentralisasi memungkinkan penyimpanan berkas yang relevan dengan sebuah bagian yang disimpan di bagian yang
bersangkutan sehingga menghemat waktu dalam pengangkutan berkas.
Adapun kerugian sistem desentralisasi adalah : a Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan,
b Karena letaknya tersebar maka pengawasan oleh manajer arsip dinamis sulit dilakukan,
c Terjadi duplikasi ruangan, perlengkapan dan alat tulis kantor, sehingga terjadi duplikasi dalam pengeluaran pemberkasan,
d Sistem Desentralisasi akan mengalami kesulitan pemberkasan dalam hal dokumen yang relevan yang berkaitan dengan dua
bagian atau lebih, e Masing-masing bagian menyimpan arsip aktifnya masing-
masing sehingga arsip dinamis aktif yang saling berkaitan tersebar di berbagai tempat.
3. Sistem Campuran
Sistem Campuran merupakan kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi.
Dalam sistem
ini masing-masing
bagian menyimpan arsip dinamisnya masing-masing di bawah control
sistem terpusat, yang menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan dan catatan penjualan. Tanggung jawab sistem berada di
commit to user 14
bawah manajer arsip dinamis atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas arsip dinamis di suatu badan organisasi.
Petugas ini menyusun jaringan sistem kontrol dan prosedur operasional sistem kearsipan.
Sistem ini memiliki keuntungan, yaitu: a. Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam,
b. Adanya kenyakinan manajemen di kalangan pengelola arsip dinamis,
c. Memungkinkan pengadaan terpusat dengan imbas efesiensi biaya yang lebih baik,
d. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta arsip dinamis yang hilang,
e. Memudahkan control gerakan arsip dinamis sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan.
Dari segi lain, sistem ini memiliki kerugian sebagai berikut : a
Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada,
b Masalah yang berasal dari sistem Sentralisasi dan
Desentralisasi dibawa ke sistem Kombinasi, c
Arsip dinamis yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama sehingga menyulitkan penggunaannya.
c. Sistem penyimpanan arsip
Secara umum terdapat beberapa sistem klasifikasi atau sistem indek dalam penyimpanan arsip, yakni:
1 Sistem Alfabetis
Arsip disimpan berdasarkan urutan kode abjad yang diberikan untuk nama orang, organisasi atau perusahaan atau subjek. Abjad
yang digunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama
commit to user 15
setelah nama-nama itu diindeks menurut aturan dan ketentuan yang berlaku bagi masing-masing nama.
2 Sistem Numerik
Arsip disimpan berdasarkan urutan kode numeric yang diberikan untuk nama orang, organisasi atau perusahaan atau subjek. Dapat
dikombinasikan dengan sistem alfabetis untuk menjaga urutan penyimpanan arsip sistem alfabetis-numerik. Semua arsip yang
menyangkut hal-hal yang saling berkaitan ditempatkan dalam suatu folder dengan nomor tersendiri.
3 Sistem Subjek
Arsip disimpan berdasarkan topik atau subjek tertentu yang ada dalam kegiatan organisasi atau perusahaan. Misalnya: nama
departemen, jenis produk, jenis transaksi dan lain-lain. Urutan subjek biasanya dijaga dengan menggunakan sistem klasifikasi
alfabetis sistem alfabetis subjek. 4
Sistem Geografis Arsip disimpan berdasarkan nama geografis atau kode wilayah.
Misalnya: nama Kota, nama Provinsi, nama Negara dan lain-lain. Dapat dikombinasikan dengan klasifikasi alfabetis untuk menjaga
ukutannya sistem alfabetis-geografis. Dalam filing sistem wilayah harus ditentukan terlebih dahulu susunan wilayah atau
daerahnya. Susunan itu dapat berupa satuan-satuan wilayah atau daerah menurut sistem ketatanegaraan.
5 Sistem Kronologis
Arsip disimpan berdasarkan urutan kronologis tanggal-bulan- tahun. Sistem ini umunya bersifat sementara, sebelum arsip
diklasifikasikan berdasarkan sistem klasifikasi yang lain.
Pada prakteknya pengklasifikasian arsip merupakan kombinasi dari beberapa sistem klasifikasi yang tujuannya mempermudah dan
mempercepat penemuan kembali.
commit to user 16
Untuk menentukan sistem mana yang akan digunakan oleh suatu perusahaan maka harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang
bersangkutan dengan mempertimbangkan: a.
Ukuran perusahaan, aktifitas kantor dan pengembangannya b.
Jumlah catatan kantor atau arsip c.
Jenis atau tipe arsip d.
Cara penggunaan arsip e.
Sifat kerahasian arsip Jadi dapat disimpulkan bahwa tidak ada sistem klasifikasi arsip terbaik
yang dapat diterakan dengan efektifitas yang sama untuk semua perusahaan. Sistem tersebut harus disesuaikan dengan kebutuhan dan
situasi atau kondisi perusahaan.
d. Prosedur Penyimpanan Arsip
Setiap pekerjaan atau kegiatan tentunya mempunyai urutan-urutan langkah untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan dari
permulaan hingga selesai. Menurut Ig. Wursanto 1995:16-18, bahwa proses penyimpanan arsip
meliputi kegiatan sebagai berikut: 1
Memisah-misahkan segreting arsip Mengadakan persortiran terhadap arsip-arsip yang akan disimpan,
untuk dikelompokkan menurut subjek-subjek seperti yang dicantumkandalam kartu kendali atau menurut daftar indek yang
telah di tentukan. 2
Meneliti examining arsip Meneliti arsip-arsip yang akan disimpan perlu untuk mengetahui
apakah arsip yang disimpan di file itu sudah ada tanda persetujuan disposisi dari jabatan yang berwenang bahwa arsip
tersebut boleh disimpan. 3
Memadukan assembling arsip
commit to user 17
Arsip-arsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan yang sama dijadikan satu dan disusun menurut susunan kronologis
tanggal surat. 4
Mengklasifikasikan classification arsip Menggolongkan arsip atas dasar perbedaan yang ada, serta
pengelompokkan arsip atas dasar perbedaan yang ada untuk menentukan kelasnya sub subjek beserta kodenya secara cermat.
5 Mengindeks indexing arsip
Meliputi: a
Membaca secara cermat untuk menentukan isi surat b
Menetukan judul atau caption arsip secara tepat c
Memberi tanda keterangan lain yang dapat menjadi petunjuk indeks arsip yang bersangkutan
6 Mempersiapkan tunjuk silang cross reference
Dipergunakan apabila dua caption. Caption pertama digunakan sebagai caption utama, sedangkan caption yang kedua dicantumkan
pada tunjuk silang. 7
Menyusun arsip Arsip-arsip yang sudah diberi caption atau judul disusun sesuai
dengan sistem
susunan yang
digunakan dalam
sistem penyimpanan.
8 Memfile arsip
Mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan pola klasifikasi dan mengatur penyusunan arsip-arsip didalam file atau folder pada
tempatnya yang benar.
e. Faslitas Kearsipan
Kegiatan pengurusan arsip mulai dari penciptaan arsip sampai dengan arsip tersebut dimusnahkan tentunya menggunakan berbagai
macam fasilitas. Fasilitas tersebut merupakan faktor pendukung dalam penyelesaian pekerjaan dalam usaha kerja sama manusia.
commit to user 18
Menurut Sedarmayanti 1997:57, dalam menata arsip dibutuhkan beberapa peralatan diantaranya:
1 Folder sampul arsip
Merupakan tempat atau wadah arsip, berbentuk map tanpa daun penutup pada sisinya.
2 Guide sekat atau petunjuk
Merupakan lembar pemisah yang terbuat dari karton tebal dan merupakan petunjuk serta pemisah antara kelompok yang satu
dengan kelompok yang lain, sesuai dengan pengelompokkan yang dipilih pada klasifikasi arsip.
3 Tab
Yaitu bagian menonjol berukuran kurang lebih 1x3 cm untuk menempatkan kode dan indeks arsip.
Letak tab bermacam-macam, sesuai tingkat kelompok klasifikasi yang dipilih, yaiu:
a Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat kelompok primer pokok masalah
b Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih ke kanan digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder sub
masalah c Sekat ketiga untuk menyekat kelompok tersier sub-sub
masalah Sedarmayanti 2003:44-65 menambahkan bahwa peralatan dan
perlengkapan lain yang dapat digunakan dalam menyimpan dan menemukan kembali arsip adalah:
1 Filing cabinet
Lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan arsip secara vertikal. Pada umumnya filing cabinet mempunyai
dua sampai lima laci.
commit to user 19
2 Hang map map gantung
Sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian atasnya guna menggantungkan arsip di dalam laci filing
cabinet, dan berfungsi untuk meletakkan tab. 3
Schnelchecter map Map untuk menyimpan berkas yang telah diperforator
dilubangi terlebih dahulu sehingga berkas tersebut tidak dapat lepas dari kaitan.
4 Tickler file berkas penyekat
Alat atau kotak kecil berukuran kurang lebih 10x15 cm yang dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan atau
kartu-kartu peminjaman arsip. Penyimpanan tesebut sama dengan sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem tanggal
dan sistem lainnya. 5
Ordner Semacam map dari karton tebal dan dapat menampung banyak
arsip serta di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah diperforator atau dilobangi pada bagian pinggir arsip
tersebut. 6
Letter tray baki surat Semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal yang
berguna untuk meletakkan atau menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja.
7 Safe keeping document brankas
Lemari besi dengan bermacam-macam ukuran dan dilengkapi dengan
kunci pengaman.
Biasanya digunakan
untuk menyimpan arsip penting atau rahasia.
8 Rak buku lemari terbuka
Rak untuk menyimpan buku-buku, seperti di perpustakaan atau untuk menyimpan ordner.
commit to user 20
9 Lemari arsip
Lemari yang terbuat dari kayu yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, seperti rol film dan
ordner.
f. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Banyak organisasi dikonfrontasi oleh masalah beberapa lama mereka harus menyimpan bahan yang telah difile, tetapi tidak
dipergunakan lagi secara aktif. Jawabannya terletak pada pengetahuan mengenai apa yang perlu di simpan dan bagaimana menyimpannya.
Hal ini tergantung lagi dari ketentuan undang-undang, berguna atau tidaknya bahan-bahan bagi para manajer dan ruangan penyimpanan
dan arsip yang tersedia. Sebagian besar masalah yang sering muncul dan dihadapi oleh setiap organisasi adalah kurangnya ruang
penyimpanan, dengan demikian tidak semua arsip harus disimpan secara terus menerus tetapi harus disusutkan dan ada yang
dimusnahkan sesuai dengan jangka waktu penyimpanan yang telah ditelah ditetapkan oleh organisasi.
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yang dimaksud penyusutan arsip adalah kegiatan
pengamanan arsip dengan cara : 1
Memindahkan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga Negara atau badan
pemerintahan masing-masing 2
Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku
3 Menyerahkan arsip-arsip statis oleh unit kearsipan kepada
arsip nasional. Adapun manfaat penyusutan, yaitu:
a Terselamatkannya arsip yang bernilai
commit to user 21
b Terciptanya efisiensi ruangan, saran dan prasarana, tenaga
serta dana c
Tertatanya arsip dimasing-masing instansinya sehingga informasi dapat digunakan secara optimal.
Tidak semua arsip itu mempunyai nilai guna yang abadi dan harus disimpan untuk selama-lamanya. Arsip-arsip yang sudah
tidak berguna lagi harus dimusnahkan, karena jika tetap disimpan akan menimbulkan masalah yaitu terjadinya pemborosan tenaga,
ruang dan biaya perawatannya.
Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah satuan kerja Pemusnahan arsip yang dilaksanakan oleh unit pengolahan
meliputi arsip-arsip yang tidak penting, dan dilaksanakan berdasarkan ketentuan berikut:
1 Pemusnahan dilaksanakan dengan membuat arsip yang akan
dimusnahkan 2
Pemusnahan arsip harus diketahui oleh pihak yang berwenang
3 Pemusnahan dilakukan dengan berita acara pemusnahan
arsip. Pemusnahan arsip-arsip yang tidak bernilai permanen tersebut
dilaksanakan berdasarkan ketentuan tersebut: a
Harus dibuatkan daftar secara lengkap tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan, daftar tersebut berisi:
1. Nama instansi yang akan memusnahkan arsip 2. Kode dan pokok masalah
3. Kode dan masalah 4. Jenis fisik arsip
5. Tanggal, bulan dan tahun yang bersangkutan 6. Jumlah berkas
b Pemusnahan harus disertai berita acara pemusnahan arsip
commit to user 22
g. Pegawai Arsip
Semakin besar suatu organisasi akan semakin komplek kegiatan yang dilakukan dan cenderung akan semakin banyak jumlah pegawai
yang dilibatkan dalam pengurusan arsip. Akan tetapi jumlah pegawai kearsipan yang ada dalam satuan organisasi akan berbeda dengan
jumlah pegawai kearsipan yang ada di unit atau pusat kearsipan. Menurut The Liang Gie, untuk menjadi pegawai kerasipan yang
baik diperlukan sekurang-kurangnya empat syarat, yaitu: 1
Ketelitian Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan agar
dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama atau angka- angka yang sepintas hampir sama
2 Kecerdasan
Cerdas berarti sempurna perkembangan akal budinya, pandai, tajam pikiran. Jadi setiap pegawai kearsipan harus mampu
menggunakan pikiran dengan baik, mempunyai daya ingat yang tajam sehingga tidak lupa.
3 Kecekatan
Kecakapan berarti kecakapan memahami sesuatu, ketangkasan dalam melakukan pekerjaan. Setiap pegawai kearsipan diharapkan
mampu bekerja dengan tangkas dan gesit. 4
Kerapian Setiap pegawai kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga
kerapian, kebersihan dan ketertiban terhadap arsip-arsip yang disimpan.
C. Metode Pengamatan
