Latar Belakang Masalah PENDAHULUAN

commit to user 1

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan Ilmu dan Teknologi yang pesat sangat berpengaruh terhadap perkembangan aktivitas-aktivitas organisasi. Setiap kegiatan suatu organisasi pemerintahan maupun organisasi swasta dalam mencapai tujuan yang ditetapkan selalu berusaha untuk meningkatkan produktifitasnya dengan menggunakan teknologi yang tersedia. Keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan tersebut dipengaruhi oleh bebarapa faktor, salah satunya adalah tentang tata kearsipan. Kearsipan merupakan jembatan bagi semua administrasi dalam suatu organisasi dan merupakan tumpuan dari semua pusat ingatan dari segala macam kegiatan, seperti kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan kegiatan-kegiatan lainnya. Tanpa adanya arsip yang disempurnakan menjadi dokumen tidak mungkin akan adanya penulisan sejarah dan penulisan buku-buku ilmiah lainnya. Arsip yang dalam istilah Indonesia ada yang menyebutnya sebagai “warkat” menurut Basir Barthos 1990:1 pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar maupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek pokok persoalan ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu. Agar arsip dapat membantu kelancaaran aktifitas organisasi dan mempermudah penyajian data baik untuk intern maupun ekstern organisasi maka diperlukan pekerjaan ketatausahaan yang baik, tertib dan menyeluruh. Dengan adanya sistem penyimpanan arsip yang tertib dan teratur, dapat membantu organisasi dalam menyajikan data dan informasi dengan cepat dan tepat yang dapat menunjang kelancaran pekerjaannya. commit to user 2 Tanpa arsip tidak mungkin seseorang mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu komplek, sehingga arsip mempunyai peranan yang penting yaitu sebagai pusat ingatan dan informasi bagi setiap kegiatan organisasi. Dalam Pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971 dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Akan tetapi banyak yang berpendapat bahwa arsip tidak ada nilainya dan hanya barang yang harus disimpan dalam gudang. Maka dari itu banyak orang yang tidak menekuni pekerjaan dibidang ini. Pada kenyataanya banyak instansi pemerintahan maupun swasta yang meremehkan dan menganggap gampang pekerjaan ini. Padahal menurut pengamatan, kearsipan merupakan pekerjaan yang banyak menyita waktu dan memerlukan ketrampilan serta keahlian khusus. Misalnya pada suatu instansi yang terdapat banyak data, dan belum mempunyai pegawai khusus yang menangani tentang arsip. Sehingga hanya pegawai biasa yang menangani arsip-arsip tersebut. Pegawai tersebut belum memahami tentang tata kearsipan, data-data hanya disimpan begitu saja, sehingga pada saat arsip dibutuhkan kembali sulit untuk mencarinya dan membutuhkan waktu yang lama. Menurut Boedi Martono 1990:16, menyebutkan bahwa program kearsipan dapat dikatakan baik jika didalamnya sekurang-kurangnya mengandung unsur-unsur sebagai berikut: 1. Adanya kebijakan pengendalian kearsipan secara menyeluruh 2. Sistem klasifikasi arsip, indeks dan tunjuk silang yang dapat melayani penataan berkas dan penemuan kembali arsip 3. Sistem pelayanan dan penyajian yang tepat dan efesien 4. Program penyusutan arsip yang terarah dengan berpedoman pada jadwal retensi arsip commit to user 3 5. Penggunaan peralatan teknis kearsipan dan ruang penyimpanan arsip yang tepat 6. Pemeliharaan dan pengamanan arsip yang tepat. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Bappeda Kota Surakarta sebagai salah satu instansi Pemerintah memiliki tugas dan fungsi yang sangat penting bagi perkembangan pembangunan Kota Surakarta. Tugas Bappeda Kota Surakarta dalam hal ini yaitu membantu Walikota dalam menetukan kebijaksanaan di Bidang Perencanaan Pembangunan Daerah. Fungsi Bappeda yaitu melakukan penyusunan pola dasar pembangunan daerah, menyusun progam tahunan, menyusun APBD, mengadakan koordinasi dan mengadakan pengamatan untuk kepentingan perencanaan pembangunan daerah, mengikuti persiapan dan perkembangan pelaksanaan rencana pembangunan daerah untuk penyempurnaan lebih lanjut. Maka dengan demikian peranan kearsipan penting dalam menunjang kelancaran tugas dan fungsi Bappeda, untuk menyelaraskan penyusunan rencana-rencana pembangunan yang akan atau baru mulai dilaksanakan dengan menyesuaikan rencana-rencana yang telah disusun sebelumnya. Berdasarkan uraian di atas, penulis sangat tertarik untuk mengamati lebih dalam tentang sistem tata kearsipan yang dilaksanakan di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta, antara lain bagaimana proses kearsipan dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penyusutan, fasilitas dan pegawai kearsipan.

B. Perumusan Masalah