commit to user 22
g. Pegawai Arsip
Semakin besar suatu organisasi akan semakin komplek kegiatan yang dilakukan dan cenderung akan semakin banyak jumlah pegawai
yang dilibatkan dalam pengurusan arsip. Akan tetapi jumlah pegawai kearsipan yang ada dalam satuan organisasi akan berbeda dengan
jumlah pegawai kearsipan yang ada di unit atau pusat kearsipan. Menurut The Liang Gie, untuk menjadi pegawai kerasipan yang
baik diperlukan sekurang-kurangnya empat syarat, yaitu: 1
Ketelitian Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan agar
dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama atau angka- angka yang sepintas hampir sama
2 Kecerdasan
Cerdas berarti sempurna perkembangan akal budinya, pandai, tajam pikiran. Jadi setiap pegawai kearsipan harus mampu
menggunakan pikiran dengan baik, mempunyai daya ingat yang tajam sehingga tidak lupa.
3 Kecekatan
Kecakapan berarti kecakapan memahami sesuatu, ketangkasan dalam melakukan pekerjaan. Setiap pegawai kearsipan diharapkan
mampu bekerja dengan tangkas dan gesit. 4
Kerapian Setiap pegawai kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga
kerapian, kebersihan dan ketertiban terhadap arsip-arsip yang disimpan.
C. Metode Pengamatan
1. Jenis Pengamatan
Pengamatan ini berawal dari pokok permasalahan yaitu untuk mengetahui bagaimana sistem yang digunakan didalam pelaksanaan sistem
commit to user 23
penyimpanan arsip, perawatan arsip serta pemusnahan arsip, yang sifatnya menggali, menelusuri, menentukan fakta-fakta, masalah-masalah yang
mungkin terjadi dan sekaligus memberi penjelasan tentang sistem kearsipan tersebut. Sehingga pengamatan ini termasuk jenis pengamatan
deskriptif kualitatif, yaitu berusaha memberi gambaran mengenai berbagai hal untuk kemudian data-data yang telah terkumpul dipaparkan kembali
melalui penafsiran dan analisa menggunakan pendekatan kualitatif. Dalam pengamatan deskriptif digunakan metode field research, yaitu
suatu kegiatan yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data yang ada di lapangan baik data pimer maupun sekunder.
Adapun ciri-ciri pengamatan diskriptif yaitu: a
Data yang telah dikumpulkan mula-mula disusun, dijelaskan dan kemudian dianalisa
b Memusatkan pada pemecahan masalah yang ada pada masa
sekarang, pada masalah yang aktual.
2. Lokasi Pengamatan
Pengamatan ini mengambil lokasi di Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah BAPPEDA Kota Surakarta, karena Bapeda Kota
Surakarta salah satu instansi pemerintah yang memiliki tugas dan fungsi yang penting bagi perkembangan Kota Surakarta, selain itu untuk
memperlancar tugas dan fungsi tersebut diperlukan dukungan data-data dan informasi dari arsip-arsip yang terdapat di Bappeda Kota Surakarta.
3. Sumber Data
Pengamatan ini menggunakan data yang bersumber dari: a
Data Primer Data Primer yaitu pengambilan data yang didapat dengan cara
langsung melalui wawancara dan observasi. Yang menjadi informan dalam wawancara ini adalah:
1 Kepala Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta
2 Kepala Bidang Sekretariat Bappeda Kota Surakarta
commit to user 24
3 Staf bagian kearsipan
b Data Sekunder
Data sekunder yaitu pengambilan data yang didapat secara tidak langsung, melalui dokumentasi dan buku-buku yang berhubungan
dengan masalah yang diamati. Data ini digunakan sebagai pendukung data primer.
4. Teknik Pengumpulan Data
a Observasi
Dalam pengamatan ini peneliti mengadakan pengamatan langsung terhadap objek yang sedang diamati secara sistematis yang kemudian
dilakukan pencatatan. b
Wawancara Wawancara yaitu teknik pengumpulan data dengan mengadakan
wawancara secara langsung dengan pegawai kantor Bappeda Kota Surakarta.
c Studi Pustaka
Studi pustaka yaitu pengumpulan data dengan cara mengumpulkan data dan membaca buku-buku yang ada hubungannya dengan materi
penulisan Tugas Akhir. 5.
Metode Analisa Data Metode analisis data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah
Metode deskriptif yaitu cara penulisan dengan mengumpulkan, menyusun, menganalisa dan menginterprestasikan arti suatu data, membuat klasifikasi
dengan menetapkan standart, menetapkan hubungan kedudukan unsur- unsur satu dengan yang lainnya.
6. Populasi dan sampel
Populasi disini terdiri dari seluruh pegawai yang ada pada kantor Bappeda Kota Surakarta, sedangkan penulis mengambil sampel dari
beberapa pegawai tersebut, antara lain: a
Kepala Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta b
Kepala Bidang Sekretariat Bappeda Kota Surakarta
commit to user 25
c Staf bagian kearsipan
7. Valitidas Data
Valitidas data akan membuktikan apa yang diamati peneliti sesuai dengan apa yang sesungguhnya ada dalam kenyataan dilokasi tersebut.
Dengan demikian data yang diperoleh dari suatu sumber akan dikontrol oleh data yang sama dari sumber yang berbeda.
8. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan yaitu teknik analisis data deskriptif. Data yang dikumpulkan beberapa angka-angka, dengan
demikian laporan pengamatan akan berisi kutipan data-data untuk memberikan gambar penyajian laporan tersebut. Pengamatan deskriptif
merupakan pengamatan yang dimaksudkan untuk mengumpulkan informasi mengenai status suatu gejala yang ada, yaitu keadaan gejala
menurut apa adanya pada saat pengamatan dilakukan, dengan tujuan menggambarkan secara sistematis fakta dan karakteristik objek yang
diamati secara tepat. Pengamatan dengan metode deskriptif mempunyai langkah penting
seperti berikut: a Mengidentifikasi adanya permasalahan yang signifikan untuk
dipecahkan melalui metode deskriptif. b Membatasi dan merumuskan permasalahan secara jelas.
c Menentukan tujuan dan manfaat pengamatan. d Melakukan studi pustaka yang berkaitan dengan permasalahan.
e Menentukan kerangka berpikir, dan pertanyaan pengamatan dan atau hipotesis pengamatan.
f Mendesain metode pengamatan yang hendak digunakan termasuk dalam hal ini menentukan populasi, sampel, teknik sampling,
menentukan instrumen pengumpul data, dan menganalisis data. g Mengumpulkan, mengorganisasi, dan menganalisis data dengan
menggunakan teknik statistika yang relevan. h Membuat laporan pengamatan.
commit to user
26
BAB III DISKRIPSI INSTANSI
