Tata Kearsipan TINJAUAN PUSTAKA

6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Tata Kearsipan

1. Pengertian Tata Tata yaitu suatu system atau cara untuk mengatur dan menyusun sesuatu sesuai dengan kaidah yang ada. Dalam pengertian tersebut terdapat istilah system. Sedangkan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, istilah system mempunyai beberapa pengertian, yaitu: a. Sekelompok bagian-bagian yang bekerja bersama-sama untuk melakukan sesuatu maksud. b. Sekelompok dari pendapat, peristiwa, kepercayaan dan sebagainya yang disusun dan diatur baik-baik. c. Cara atau metode yang teratur untuk melakukan sesuatu. Dalam Kamus Administrasi Perkantoran, system sistem adalah suatu rangkaian prosedur yang telah merupakan suatu kebulatan untuk melaksanakan sesuatu fungsi. Ig. Wursanto,1995:20 Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa tata adalah serangkaian system atau cara yang saling berinteraksi satu sama lain dan saling bekerja sama, yang selanjutnya menimbulkan saling ketergantungan dalam melakukan sesuatu fungsi kerja masing- masing untuk mencapai tujuan tertentu. 2. Pengertian Kearsipan Menurut The Liang Gie dalam buku karangan Sutarto 1992:168, tu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat 7 Pengertian arsip yaitu tempat penyimpanan naskah atau dokumen penting. Menurut Peraturan Presiden RI Ps. 1 No. 19 Tahun 1961 Pasal 1 menjelaskan: a. Pengertian arsip secara umum ialah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam satu kesatuan bentuk fungsi daripada usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan pada umumnya. b. Pengertian arsip secara khusus ialah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi Negara dibuat secara physis atau yuridis dengan perkembangan organisasi yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan. Sedangkan menurut Basir Barthos 1990:11-12 yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut: a. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Fungsi Arsip dinamis yaitu sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurutkan fungsinya. Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi: 1. Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi serta masih dikelola oleh unit pengolah. 2. Arsip In Aktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan terus menerus dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip. 8 b. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Fungsi Arsip statis yaitu sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasionalpemerintahan. Kriteria arsip statis yaitu: 1. Memiliki nilai guna kesejarahan. 2. Informasinya dibutuhkan masyarakat sebagai bahan penelitian. 3. Berisi kebijakan. Sedangkan menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah: a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga- Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Dari uraian tentang pengertian-pengertian arsip di atas, maka dapat diketahui bahwa pengertian kearsipan menurut beberapa para ahli adalah sebagai berikut : a. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran -warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut system, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat- 9 warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat Ig. Wursanto,1995:15-16 b. Menurut Ig. Wursanto 1995:19 pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu system tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu- c. Menurut Thomas Wiyasa 2003:48 Filing adalah pengaturan dan penyimpanan berkaswarkat atau record atas dasar system serta prosedur tertentu secara sistematis dan konsisten. Sehingga sewaktu-waktu berkaswarkat yang diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu relatif d. Menurut Basir Barthos - bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuat laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Kearsipan juga mempunyai arti penting sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 3. Pengertian Tata Kearsipan Setelah mengetahui pengertian dari Tata dan Kearsipan tersebut, maka selanjutnya akan dibahas mengenai pengertian dari tata kearsipan menurut Ig. Wursanto 1995:22 adalah: metode atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam 10 pengurusan arsip penyimpanan, pemeliharaan, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu- Dari pengertian diatas, maka dapat disimpulkan pengertian tata kearsipan adalah suatu metode atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip, sehingga arsip-arsip tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu- waktu diperlukan dan dibutuhkan. Metode atau cara dalam pengurusan arsip meliputi: penerimaan surat masuk, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip.

B. Tujuan Kearsipan