10
pengurusan arsip penyimpanan, pemeliharaan, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-
Dari pengertian diatas, maka dapat disimpulkan pengertian tata kearsipan adalah suatu metode atau cara yang telah direncanakan dan
dipergunakan dalam pengurusan arsip, sehingga arsip-arsip tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-
waktu diperlukan dan dibutuhkan. Metode atau cara dalam pengurusan arsip meliputi: penerimaan surat masuk, penyimpanan arsip,
pemeliharaan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip.
B. Tujuan Kearsipan
Tujuan diadakan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.
C. Faktor Pendukung Tata Kearsipan
1. Tata Ruang Arsip.
Ruangan penyimpanan arsip harus terhindar dari kemungkinan- kemungkinan serangan api, air, serangga dan lain-lain. Tempat
penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang, dan berfentilasi yang baik. Pancaran sinar matahari tidak boleh langsung masuk ke dalam
ruangan, jendela dan pintu diberi jaring kawat yang halus agar dapat menyaring udara yang masuk dan untuk menjaring hewan-hewan kecil,
serangga dan lain-lain masuk ke dalam ruangan. Suhu udara dalam ruangan juga harus diatur kelembabannya, agar dinding, lantai ruangan
penyimpanan tidak berlubang-lubang atau retak. Di samping memperhatikan hal-hal tersebut di atas, dalam ruangan perlu dipasang
A.C alat pendingin udara selama 24 jam terus menerus secara
11
konstan tetap yang berfungsi untuk mengatur kelembaban dan temperatur udara juga untuk mengurangi banyaknya debu.
2. Fasilitas Kearsipan
Menurut Ig. Wursanto, dalam menyimpan arsip dipergunakan alat- alat sebagai berikut :
a. Filing Cabinet lemari arsip
Filing cabinet dipergunakan untuk menempatkan folder yang telah diisi naskah-naskah atau dokumen bersama dengan guide-
guidenya. Sangat baik dan dianjurkan untuk mempergunakan filing cabinet yang terbuat dari logam karena lebih kuat, tahan air dan
panas serta praktis. Kebanyakan laci filing cabinet dilengkapi dengan pasang gawang yang dipasang di kanan kiri bagian atas
memanjang ke belakang sepanjang lacinya. b.
Guide penunjuk atau pemisah Guide merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan
dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Guide juga merupakan tab bagian yang menonjol
diatasnya dengan ukuran sam seperti folder. Tab berguna untuk menempatkan atau menentukan juduk dan atau kode klasifikasi dan
disusun secara vertical berdiri. c.
Folder map Folder adalah semacam map tetapi tidak mempunyai daun penutup.
Folder diisi dengan naskah-naskah arsip atau dokumen hingga bagian terkecil dalam klasifikasi masalah.
d. Rak arsip
Rak untuk menyimpan berkas atau dokumen tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan buku-buku pada perpustakaan, ukurannya
disesuaikan dengan keadaan ruangan yang tersedia. Cara penataan berkas sama dengan penataan pada filing cabinet, hanya pada rak
susunannya vertical ke samping dari kiri ke kanan. Arsip-arsip yang disimpan dalam rak diberi kode, arsip yang mempunyai kode
12
sama dikelompokkan menjadi satu, sehingga penyimpanannya dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
e. Tickler file berkas pengikat
Alat ini semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan kartu-kartu pinjam arsip.
f. Kartu kendali
Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom antara lain : 1.
Indeks subyek, kode klasifikasi, tanggal terima, nomor urut, dan kolom masukkeluar
2. Hal
3. Isi ringkas
4. Lampiran
5. Dari
6. Kepada
7. Tanggal, nomor surat
8. Nama pengolah
9. Tanda tangan
10. Catatan
g. Kartu pinjam arsip
Kartu ini digunakan untuk meminjam arsip. Setiap pejabat yang memerlukan arsip harus diberi kartu pinjam ini. Kartu ini dibuat
rangkap, masing-masing untuk : 1.
Disertakan pada surat yang dipinjam 2.
Ditinggal pada penata arsip sebagai pengganti sementara arsip dipinjam pada berkas pengingat
3. Ukuran Kartu Pinjam Arsip sama dengan ukuran Kartu Kendali
3. Pegawai kearsipan
Jumlah pegawai yang diperlukan dalam bidang kearsipan ditentukan oleh beberapa faktor, antara lain :
a. Besar kecilnya suatu badan usaha atau organisasi yang
bersangkutan.
13
b. Azas penyimpanan arsip yang dipergunakan sentralisasi,
desentralisasi, atau azas campuran Semakin besar suatu badan usaha, akan semakin kompleks
kegiatan yang dilakukan, dan cenderung akan semakin banyak jumlah pegawai yang dilibatkan dalam pengurusan arsip. Akan tetapi jumlah
pegawai kearsipan yang ada di satuan organisasi tentu berbeda dengan jumlah pegawai kearsipan yang ada di unit atau pusat kearsipan.
The Liang Gie Ig. Wursanto,1995:40 mengatakan bahwa untuk menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya
4 syarat, yaitu : a.
Ketelitian Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan agar
pegawai yang bersangkutan dapat membedakan perkataan- perkataan, nama-nama atau angka-angka yang sepintas lalu
tampaknya hampir sama. b.
Kecerdasan Cerdas berarti sempurna perkembangan akal budinya, pandai,
tajam pikiran. Jadi, setiap pegawai kearsipan harus mampu menggunakan pikirannya dengan baik, mempunyai daya
ingatan yang cukup tajam sehingga tidak mudah lupa. c.
Kecekatan Kecekatan sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan
karena setiap pegawai kearsipan diharapkan mampu bekerja dan tangkas serta gesit. Kecekatan harus didukung oleh kondisi
badan atau jasmani yang baik. d.
Kerapian Setiap pegawai kearsipan harus mampu menciptakan dan
menjaga kerapian, kebersihan dan ketertiban terhadap arsip- arsip yang disimpan.
14
D. Azas Penyelenggaraan Arsip
