51
untuk dijadikan arsip. Surat tersebut dimasukkan ke dalam boxfile sesuai dengan kode klasifikasi atau indeks pokok permasalahan
dan selanjutnya boxfile diletakkan dalam rak arsip.
2. Penyimpanan arsip
Dalam melaksanakan penyimpanan arsip, Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi menggunakan sistem nomor. Seperti
yang dikemukakan oleh Bapak Giri Aji, pegawai Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi yang mengurusi kearsipan :
nomor. Sistem nomor ini disesuaikan dengan kode klasifikasi dari tiap-tiap pokok permasalahan. Selanjutnya arsip disimpan di dalam
boxfile atau rak. Dalam permukaan boxfile diberi kode klasifikasi dan indeks, supaya sewaktu-waktu arsip dibutuhkan sangat mudah untuk
Dari hal-hal yang telah dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip-arsip yang akan disimpan biasanya terlebih
dahulu harus dikelompok-kelompokkan sesuai dengan klasifikasinya. Setelah dikelompok-kelompokkan arsip tersebut lalu disimpan ke
dalam boxfile yang di permukaannya diberi kode klasifikasi dan indeks pokok permasalahan. Misalnya seperti contoh dibawah ini :
000 Umum
005 Undangan
100 Pemerintahan
200 Politik
300 Keamanan
400 Kesejahteraan
500 Perekonomian
600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
700 Pengawasan
800 Kepegawaian
900 Keuangan
Sumber : Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi
52
Sistem penyimpanan arsip yang menggunakan nomor dapat memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip,
karena nomor dianggap lebih ringkas. Namun, penyimpanan dengan sistem nomor Kode Klasifikasi juga cukup susah dalam penerapannya,
karena kadang kala para pegawai tidak hafal dengan kode klasifikasi. Dalam penyimpanan arsip disertai lembar keterangan nomor surat,
tanggal surat, tanggal agenda, alamat surat dan perihal setelah itu boxfile disusun didalam rak arsip.
Di dalam pengolahan arsip khususnya penyimpanan arsip juga harus mengontrol keberadaan arsip-arsip tersebut, maka dari itu ada
ketentuan tentang peminjaman arsip pada Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi. Arsip mempunyai kegunaan untuk mendukung
pengambilan keputusan, bahan referensi dan sebagainya. Pelayanan peminjaman arsip hanya diijinkan untuk orang yang berwenang, hal-
hal yang perlu diperhatikan didalam peminjaman arsip adalah sebagai berikut :
a. Mengajukan permohonan peminjaman arsip, dengan mengisi buku
peminjaman arsip yang sudah tersedia di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi.
b. Buku peminjaman arsip terdiri dari : tanggal pinjam, perihal surat,
siapa yang meminjam, tanggal pengembalian, tanda tangan peminjam dan keterangan.
c. Orang yang berhak meminjam arsip harus ada kaitannya dengan
arsip yang dipinjam tersebut, karena kerahasiaan arsip harus benar- benar dijaga, tidak boleh sembarang orang boleh meminjam arsip
tersebut. Berdasarkan uraian diatas, penyimpanan arsip dan ketentuan
peminjaman arsip di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah baik, tetapi masih ada kelemahannya didalam menyusun arsip,
penataannya kurang rapi dikarenakan boxfile yang jumlahnya kurang
53
banyak dan bahannya kurang bagus, rak arsip kondisinya kurang baik juga ukurannya kurang besar, ruangan penyimpanan arsip belum
tersedia secara luas. Dalam ketentuan peminjaman arsip tidak diberi batas waktu peminjaman arsip dan didalam boxfile juga tidak diberi
tanda pengganti arsip yang dipinjam, sehingga yang menjadi alat kontrol peminjaman arsip hanyalah buku peminjaman arsip yang
tersedia di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi.
3. Pemeliharaan arsip
