16
pengelolaan arsip sebuah organisasi. Petugas ini akan menyusun dan mengembangkan jaringan system kontrol dan prosedur operasional
system kearsipan. Keuntungannya adalah :
a. Adanya system penyimpanan dan temu balik seragam.
b. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta arsip
yang hilang. c.
Menekan duplikasi arsip. d.
Memungkinkan pengadaan arsip yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik.
e. Memudahkan kontrol gerakan arsip sesuai dengan jadwal retensi
dan pemusnahan. Kerugiannya adalah :
a. Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat
yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan arsip yang dimaksud.
b. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak
ada. c.
Masalah yang berawal dari system sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke system kombinasi, walaupun dapat diminimalisir
apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat.
E. Masalah-masalah dalam bidang kearsipan
Masalah-masalah dalam bidang Kearsipan menurut Ig. Wursanto 1995:29 adalah sebagai berikut :
1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip
apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali, baik oleh pihak pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh
organisasi lainnya.
17
2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari system penyimpanan
yang kurang sistematis, system pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip
oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit
kearsipan. 3.
Bertambahnya terus menerus arsip-arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusutan
yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi.
4. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu
kearsipan modern karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak
pimpinan dan dari para ahli kearsipan. 5.
Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana
yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cukup.
6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan
pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga system penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang
mendapat perhatian yang semestinya.
F. Tata Kerja Kearsipan
Kegiatan yang termasuk dalam tata kerja kearsipan meliputi :
1. Penerimaan dan Pencatatan surat masuk.
Penerimaan semua surat masuk ditangani oleh suatu unit sendiri yaitu unit kearsipan. Semua surat masuk yang diterima oleh penerima
surat harus segera diteruskan kepada pencatat surat disertai dengan lembar disposisi kemudian dicatat dalam buku agenda dan diberi
nomor kendali.
18
2. Penyimpanan.
Penyimpanan yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan system penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Arsip perlu disimpan
karena mempunyai nilai dan kegunaan bagi organisasi yaitu sebagai sumber
informasi, untuk
mengetahui kegagalan
maupun keberhasilannya, dan yang paling penting adalah sebagai bahan
evaluasi demi kelangsungan organisasi. Hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan arsip adalah lamanya arsip baik secara fisik
maupun informasi, yaitu terhindarnya penggunaan arsip dari orang yang tidak berhak.
Adapun beberapa system penyimpanan arsip menurut Ig. Wursanto 1995:49-199, yaitu :
a. System Abjad alphabetic filing
Adalah system penyimpanan arsip menurut system abjad. Penyimpanan arsip menurut abjad berarti arsip yang dihasilkan
atau yang dibuat dan yang diterima oleh suatu kantorlembaga yang di dalamnya termuat nama-nama. Abjad yang
dipergunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu diindeks menurut aturan atau ketentuan
yang berlaku untuk masing-masing nama. b.
System Subjek Subject filing system Merupakan tata cara penyimpanan arsip-arsip dengan
mempergunakan pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya. Arsip-arsip disimpan dan diatur menurut pokok
masalah yang terdapat dalam suatu arsip. c.
System Nomor Numerical filing system Adalah tata cara menyusun arsip-arsip dengan mempergunakan
urutan angka-angka sebagai pedoman untuk mengaturnya. Dalam filing system nomor, setiap surat diberi nomor yang
sudah ditentukan sebagai kode penyimpanannya, dan disimpan berdasarkan ketentuan nomor yang telah ditentukan itu. Semua
19
arsip yang menyangkut hal-hal yang saling berkaitan atau erat hubungannya ditempatkan dalam suatu folder dengan nomor
tersendiri. Filing system nomor disebut juga system kearsipan tidak langsung atau indirect filing system karena sebelum
menetukan nomor-nomor yang diperlukan terlebih dahulu harus dibuat daftar kelompok masalah-masalah daftar
klasifikasi atau indeks, kemudian baru diberikan nomor-nomor kodenya.
d. System Ilmu Bumi atau Sistem Wilayah Geograpgical filing
system Adalah suatu system
penyimpanan arsip berdasarkan
pembagian wilayah atau daerah. Arsip-arsip yang akan disimpan, penyusunannya diatur menurut satuan wilayah atau
daerah yang menjadi alamat surat. Dalam filing system wilayah, harus ditentukan lebih dahulu satuan wilayah atau
daerahnya menurut system system ketatanegaraan. e.
System Kronologis Chronologis filing system Adalah penyimpanan arsip-arsip menggunakan urutan tanggal
yang tercantum dalam surat. Tanggal dalam surat tersebut menunjukan :
1. Waktu surat itu ditandatangani.
2. Mulai berlakunya surat tersebut.
3. Saat dikeluarkan surat bersangkutan.
4. Saat yang menunjukan hari, bulan dan tahun dari
berlangsungnya sesuatu peristiwa atau ditulisnya sesuatu surat.
3. Pemeliharaan.
Adalah usaha perawatan dan penjagaan arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan yang datangnya dari arsip itu sendiri
maupun dari luar yang berkenaan dengan tempat penyimpanan arsip
20
ruangan dan peralatan yang digunakan. Kondisi arsip pada umunya dapat dikelompokan menjadi 3, yaitu :
a. Arsip yang masih baik.
Artinya dalam kondisi yang utuh, bersih, dan belum berubah warna dan belum berpenyakit. Untuk kondisi arsip yang masih baik,
usaha-usaha pelestarian dapat dilakukan dengan cara pencegahan, seperti pemeliharaan lingkungan.
b. Arsip yang berpenyakit.
Artinya telah terserang serangga, berjamur, timbul noda hitam, coklat, dan sejenisnya. Penanganan arsip yang berpenyakit dengan
cara pengobatan, seperti fumigasi, deasidifikasi, dan sebagainya. c.
Arsip yang rusak. Artinya dalam kondisi dengan berbagai tingkat kerusakan yang
memerlukan perbaikan yang sesuai dengan kerusakannya. Untuk kondisi arsip yang rusak perlu dilakukan perbaikan atau restorasi.
Restorasi adalah memperbaiki arsip yang sudah rusak, sulit dipergunakan kembali sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan
dan disimpan kembali untuk jangka waktu yang lebih lama lagi. Hal-hal tersebut merupakan tindakan preventif untuk memperkecil
pengaruh faktor-faktor yang dapat merusak arsip seperti yang telah diuraikan diatas. Adapun yang perlu mendapatkan perhatian utama
adalah : a.
Gedung atau ruang arsip. b.
Penggunaan rak arsip. c.
Penggunaan system pendingin udara. d.
Penggunaan bahan-bahan kimia. Tujuan pemeliharaan dan perawatan arsip, yaitu :
a. Menyelamatkan nilai informasi arsip.
b. Menyelamatkan fisik arsip.
21
c. Mengatasi kendala kekurangan ruang.
d. Mempercepat perolehan informasi, dengan adanya arsip berbasis
komputer, informasi sangat mudah untuk diakses, baik dari jarak dekat maupun jarak jauh, sehingga pemakaian dokumen menjadi
lebih optimal. Dengan melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip yang baik,
diharapkan bahan-bahan arsip dapat berumur lebih panjang, sehingga tidak perlu melakukan perbaikan arsip yang membutuhkan waktu dan
dana yang banyak. 4.
Penyusutan. Penyusutan arsip menurut Ig. Wursanto 1995:207 adalah
n kebutuhannya dan nilai guna arsip tersebut. Arsip-arsip yang tersimpan
tidak selamanya mempunyai nilai kegunaan abadi. Ada arsip-arsip yang mempunyai nilai sementara kurang dari satu tahun, dua tahun,
tiga tahun dan seterusnya sampai dengan arsip yang mempunyai nilai abadi. Di samping itu ada arsip-arsip yang tidak perlu disimpan,
setelah dibaca atau setelah habis nilai pakainya terus dibuang atau
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah
kegiatan pengamanan arsip dengan cara : a.
Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau
Badan-badan Pemerintahan masing-masing; b.
Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku;
c. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada
Arsip Nasional.
22
Tujuan penyusutan arsip menurut Ig. Wursanto 1995:209, yaitu : a.
Dari segi Administratif. 1.
Menghindari pencampuradukan antara arsip-arsip yang masih aktif dengan arsip inaktif, serta antara arsip yang
bernilai penting dengan yang tidak penting. 2.
Memudahkan mencari kembali arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
3. Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan,
pemeliharaan, kepegawaian, dan lain-lain. 4.
File aktif akan lebih longgar untuk menampung bertambahnya arsip yang baru.
5. Untuk memantapkan jangka hidup arsip dan menempatkan
arsip inaktif yang bernilai berkelanjutan di tempat yang lebih baik.
6. Untuk memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai
permanen terlindung dari segala faktor biaya. 7.
Untuk memudahkan pengiriman ke Arsip Nasional. b.
Dari segi Penelitian Ilmiah. Tujuan penyusutan arsip dilihat dari penelitian ilmiah, ialah
membantu para ilmuwan dalam mengadakan penelitian, terutama apabila arsip-arsip sudah mencapai masa statis, karena
arsip statis akan menonjol kegunaannya di bidang penelitian ilmiah.
5. Pemusnahan
Menurut Sutarto 1992:263, yang dimaksud dengan memusnahkan arsip adalah aktivitas menghancurkan arsip yang telah habis guna.
Pemusnahan dapat dilakukan dengan jalan dirobek, dibakar atau dihancurkan dengan memakai bahan kimia. Apapun jalan yang dipakai
untuk memusnahkan arsip, satu hal yang penting, yaitu harus sama
23
sekali tidak dapat terbaca lagi sehingga sudah tidak dapat digunakan untuk tujuan apapun. Untuk melakukan pemusnahan arsip hendaknya
dibuatkan berita acara. Dalam berita acara harus disebutkan golongan warkat, jumlahnya, pejabat yang langsung mengurusi arsip, kepala
satuan yang bertanggungjawab, dan atasan yang berkedudukan setingkat lebih tinggi, waktu pemusnahan.
G. Metode Pengamatan
