Azas Penyelenggaraan Arsip TINJAUAN PUSTAKA

14

D. Azas Penyelenggaraan Arsip

Arsip merupakan salah satu unsur yang dapat menunjang dalam pengambilan keputusan maka dari itu harus selalu sedia ketika diperlukan, kecepatan penemuan kembali sangat diutamakan, penemuan kembali akan dimudahkan dengan penyimpanan arsip yang relatif dekat dengan pengguna informasi. Menurut Badri Munir Sukoco2007:9797-99 arsip dapat disimpan melalui 3 azas dalam penyelenggaraan arsip, yaitu : 1. Azas Sentralisasi Penyimpanan arsip yang dipusatkan pada suatu unit tersendiri bagi semua arsip yang terdapat pada organisasi tersebut. Manfaat penggunaan azas sentralisasi antara lain : a. Mencegah duplikasi. b. Menghemat waktu. c. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor. d. Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu. e. Adanya pelayanan arsip di bawah satu atap. f. Adanya keseragaman dalam pelayanan bagi semua unit. Kerugiannya adalah : a. Kesulitan fisik. b. Kebocoran informasi. c. Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan. d. Adanya ketakutan akan hilangnya arsip. e. Pemakai tidak langsung memperoleh arsip bila diperlukan. 2. Azas Desentralisasi Berarti tiap unit kerja menyelenggarakan kegiatan kearsipan tersendiri- sendiri. Penyimpanan arsip masing-masing unit kerja disimpan oleh unit kerja yang bersangkutan. Faktor yang mendukung dipilihnya model ini untuk memudahkan dalam mengontrol, mempunyai akses yang sangat cepat. 15 Keuntungannya adalah : a. Dekat dengan pemakai, sehingga penggunaan arsip di dalam organisasi dapat langsung diawasi, dan di sisi lain pemakai dapat langsung memakainya tanpa kehilangan waktu atau tenaga untuk mendapatkannya. b. Informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan. c. System ini juga akan menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas, karena setiap berkas yang relevan dengan sebuah bagian akan disimpan di bagian yang bersangkutan. Kerugiannya adalah : a. Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar di masing-masing bagian dan sangat lazim apabila masing-masing akan menerapkan standar penyimpanan yang berbeda-beda. b. Karena banyak duplikasi atas arsip yang sama, hal itu mengakibatkan terjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor yang menjadikannya kurang efisien. c. Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan arsip hanya menjadi salah satu fungsi dari tenaga administrasi, karena ini akan mengakibatkan layanan yang diterima kurang memuaskan. d. Kesulitan pemberkasan yang berkaitan dengan arsip yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih. e. Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan. f. Masing-masing bagian menyimpan arsip sendiri-sendiri sehingga dokumen yang sama tersebar di berbagai tempat. 3. Azas Kombinasi Sentralisasi dengan Desentralisasi Masing-masing bagian menyimpan arsip sendiri-sendiri di bawah kontrol system pusat. Pada azas kombinasi, tanggung jawab system berada pada petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas 16 pengelolaan arsip sebuah organisasi. Petugas ini akan menyusun dan mengembangkan jaringan system kontrol dan prosedur operasional system kearsipan. Keuntungannya adalah : a. Adanya system penyimpanan dan temu balik seragam. b. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta arsip yang hilang. c. Menekan duplikasi arsip. d. Memungkinkan pengadaan arsip yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik. e. Memudahkan kontrol gerakan arsip sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan. Kerugiannya adalah : a. Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan arsip yang dimaksud. b. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada. c. Masalah yang berawal dari system sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke system kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat.

E. Masalah-masalah dalam bidang kearsipan