53
banyak dan bahannya kurang bagus, rak arsip kondisinya kurang baik juga ukurannya kurang besar, ruangan penyimpanan arsip belum
tersedia secara luas. Dalam ketentuan peminjaman arsip tidak diberi batas waktu peminjaman arsip dan didalam boxfile juga tidak diberi
tanda pengganti arsip yang dipinjam, sehingga yang menjadi alat kontrol peminjaman arsip hanyalah buku peminjaman arsip yang
tersedia di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi.
3. Pemeliharaan arsip
Didalam suatu organisasi arsip mempunyai peranan yang sangat penting, sebagai sumber informasi atau alat bukti segala kegiatan
perkantoran yang pernah terjadi dalam organisasi tersebut. Maka untuk menghindari adanya kerusakan dan hal-hal yang tidak
diinginkan maka perlu dilakukan pemeliharaan arsip, supaya arsip tersebut terjaga dengan baik, tahan lama dan tidak hilang.
Arsip bagi suatu organisasi dianggap sangat penting sekali, sehingga harus dilindungi dan dipelihara dengan baik. Pengamanan
dan perlindungan arsip melibatkan seluruh struktur organisasi sehingga menghabiskan tenaga, waktu dan biaya. Pemeliharaan dan
perlindungan arsip melibatkan banyak orang sekaligus menjamin agar organisasi tetap berlangsung. Pemeliharaan arsip merupakan bagian
terpenting dari rangkaian tata kearsipan yang sangat berfungsi sebagai cara untuk menyelamatkan arsip-arsip tersebut.
Berbagai ancaman yang akan datang dan dapat merusak arsip kemungkinan akan terjadi seperti misalnya kerusakan arsip terjadi
akibat gempa bumi, angin besar, pipa bocor, lumut, jamur, debu, serangga, binatang pengerat, pencurian dan perusakan yang
disebabkan oleh manusia, itu semua dapat dihindari dengan pemeliharaan arsip yang benar mulai dari menjaga kebersihannya,
suhu dan kelembaban, serta keamanannya seperti yang dikemukakan oleh Bapak Giri Aji, pegawai urusan umum sebagai berikut :
54
dari menjaga
kebersihannya, suhu
dan kelembaban,
serta Dari keterangan diatas dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan
arsip pada Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi adalah sebagai berikut :
a. Pemeliharaan kebersihan tempat
Pemeliharaan kebersihan tempat arsip berguna untuk menghindari kerusakan pada arsip seperti diakibatkan karena debu, serangga,
binatang pengerat, jamur dan lumut. Kebersihan tempat dimana digunakan untuk menyimpan arsip di Sub Bagian Tata Usaha
sudah lumayan rapi dan bersih tetapi masih sedikit ada debu di sisi-sisi yang tersembunyi karena tempat arsip tidak dibersihkan
setiap hari oleh petugas kebersihan. Dalam lemari-lemari arsip atau rak arsip juga diberi kapur barus secara berkala dan
mengoleskan obat anti serangga pada lemari atau rak arsip. b.
Suhu dan kelembaban Suhu dalam ruang penyimpanan arsip di Sub Bagian Tata Usaha
sudah stabil dan kelembabannya juga sudah baik. Tempat yang sangat lembab identik sekali dengan jamur, lumut, debu, serangga
dan binatang pengerat. Untuk mencegah itu semua, petugas selalu membuka jendela pada ruangan penyimpanan arsip setiap hari
meskipun kecil tetapi udara di ruang penyimpanan arsip dapat berganti dan ruangan tidak menjadi lembab dan pengap.
c. Keamanan arsip
Keamanan arsip baik fisikinformasi benar-benar dijaga dari kemungkinan adanya pembocoran informasi atau pencurian arsip,
untuk itu ketentuan peminjaman arsip hanya boleh dipinjam bagi orang-orang yang bersangkutan dengan arsip tersebut karena
menyangkut kerahasiaan isi arsip tersebut. Pemeliharaan fisik arsip mencakup merawat dan mengamankan arsip dengan
55
memberi kapur barus dan mengoleskan obat anti serangga pada lemari arsip agar fisik arsip tidak rusak, terjaga dengan baik dan
tahan lama. Dalam area ruang penyimpanan arsip, selain petugas juga masih boleh masuk sehingga kerahasiaan arsip sangat tidak
terjamin tetapi meskipun seperti itu belum pernah terjadi arsip hilang, dicuri oleh orang yang tidak bertanggung jawab atau
kerahasiaan arsip tersebut bocor. Berdasarkan uraian diatas, pemeliharaan arsip yang dilakukan
oleh Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah cukup baik, tetapi masih ada kelemahan dalam ruangantempat penyimpanan arsip
yang kurang luas sehingga masih membutuhkan jendelaventilasi udara yang cukup banyak agar kelembaban dan suhu ruangan tetap
terjaga dan selanjutnya tidak merusak arsip, dalam ruangan penyimpanan arsip juga harus lebih sering dibersihkan agar terhindar
dari debu, lumut, jamur dan serangga yang dapat merusak arsip. Untuk masalah kerahasiaan informasi arsip juga perlu diperketat
penjagaannya, seharusnya area ruang penyimpanan arsip harus ditutup bagi selain petugas dan orang yang berkepentingan, setiap orang yang
memasuki area ruang penyimpanan arsip menggunakan tanda-tanda pengenal khusus, hal tersebut dilakukan untuk menghindari orang-
orang yang tidak berkepentingan ingin mencuri arsip.
4. Penyusutan arsip
