55
memberi kapur barus dan mengoleskan obat anti serangga pada lemari arsip agar fisik arsip tidak rusak, terjaga dengan baik dan
tahan lama. Dalam area ruang penyimpanan arsip, selain petugas juga masih boleh masuk sehingga kerahasiaan arsip sangat tidak
terjamin tetapi meskipun seperti itu belum pernah terjadi arsip hilang, dicuri oleh orang yang tidak bertanggung jawab atau
kerahasiaan arsip tersebut bocor. Berdasarkan uraian diatas, pemeliharaan arsip yang dilakukan
oleh Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah cukup baik, tetapi masih ada kelemahan dalam ruangantempat penyimpanan arsip
yang kurang luas sehingga masih membutuhkan jendelaventilasi udara yang cukup banyak agar kelembaban dan suhu ruangan tetap
terjaga dan selanjutnya tidak merusak arsip, dalam ruangan penyimpanan arsip juga harus lebih sering dibersihkan agar terhindar
dari debu, lumut, jamur dan serangga yang dapat merusak arsip. Untuk masalah kerahasiaan informasi arsip juga perlu diperketat
penjagaannya, seharusnya area ruang penyimpanan arsip harus ditutup bagi selain petugas dan orang yang berkepentingan, setiap orang yang
memasuki area ruang penyimpanan arsip menggunakan tanda-tanda pengenal khusus, hal tersebut dilakukan untuk menghindari orang-
orang yang tidak berkepentingan ingin mencuri arsip.
4. Penyusutan arsip
Dalam setiap organisasi pemerintah maupun organisasi swasta pasti mempunyai arsip yang di dalamnya terkandung serangkaian dari
segala proses kegiatan perkantoran yang telah dilakukan dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsinya. Arsip akan terus tumbuh dan
berkembang secara akumulatif sesuai dengan kebutuhannya, semakin banyak pula data-data, berkas, dan catatan yang terkumpul dan
disimpan karena masih mempunyai nilai guna. Tetapi tidak semua arsip memiliki nilai guna yang abadi seperti halnya arsip-arsip yang
berada di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi. Maka perlu
56
dilakukan penyusutan arsip, arti pentingnya dari penyusutan arsip adalah untuk mengurangi volume arsip yang ada, dengan adanya
program penyusutan arsip selain mencegah untuk terjadinya penumpukan arsip, juga menjamin ketersediaan arsip yang benar
masih layak disimpan dan dipelihara, dan arsip tidak lagi diperlukan dapat dimusnahkan berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Didalam penyusutan arsip sebelum melakukan pemusnahan biasanya akan dilakukan penilaian terhadap arsip tersebut untuk
menentukan nilai guna dan jangka waktu arsip dapat dilihat dari kaidah hukum dan kepentingan operasional lembaga pencipta. Seperti
yang dikemukakan oleh Bapak Giri Aji, pegawai urusan umum adalah sebagai berikut :
dimusnahkan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip JRA Wawancara tanggal 17 Februari 2012
Berdasarkan uraian singkat diatas berarti didalam penyusutan arsip yang dilaksanakan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr.
Moewardi sudah baik karena didalam melakukan penyusutan arsip didasarkan atas ketentuan yang berlaku.
57
Tabel Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Provinsi Jawa Tengah
NO JENISSERI ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPAN
KET
AKTIF INAKTIF
UK2 UK1
1 2
3 4
5 6
1 UMUM
1.1 LAMBANG DAERAH
1.1.1 Sayembara
2 tahun 1 tahun
1 tahun Permanen
1.1.2 Penetapan penggunaan lambang 2 tahun
4 tahun 1 tahun
Permanen 1.1.3
Ketentuan mengenai penggunaan lambing
2 tahun 4 tahun
1 tahun Permanen
1.2 TANDA JABATAN DAN
PAKAIAN DINAS 1.2.1
Ketentuan mengenai jenis pakaian dinas dan tanda jabatan
Selama masih
berlaku 1 tahun
1 tahun Permanen
1.3 UCAPAN
SELAMATTERIMAKASIH 1.3.1
Ucapan terimakasihselamat, mohon diri, bela sungkawa
1 tahun 1 tahun
1 tahun Musnah
58
Tetapi tidak semua arsip bisa dihancurkan, ada pula arsip yang tidak boleh dimusnahkan seperti yang diuraikan pada JRA diatas
sebelum naskah tersebut diperbarui misalkan mengenai ketentuan jenis pakaian dinas dan tanda pangkat.
5. Pemusnahan Arsip
