59
Berdasarkan uraian diatas, bisa disimpulkan bahwa pelaksanaan pemusnahan pada Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah
sangat baik sekali, dalam hal ini terlihat dengan adanya proses-proses yang harus dilaksanakan sebelum arsip tersebut dimusnahkan.
B. Faktor Pendukung Tata Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD
Dr. Moewardi
Keberhasilan suatu pekerjaan tidak akan terlepas dari peranan sarana dan prasarana yang menunjang. Demikian juga dengan pekerjaan tata
kearsipan yang juga membutuhkan tata ruang arsip, fasilitas kearsipan dan pegawai kearsipan untuk menunjang pelaksanaannya.
1. Tata Ruang Arsip
Didalam penyimpanan arsip, tata ruang kearsipan sangat menentukan sekali dalam menjaga fisik arsipnya tersebut yang
maksudnya arsip dapat terhindar dari bahaya pengerusakan baik yang diakibatkan oleh serangga, suhu, kebakaran bahkan manusia.
Keadaan ruangan arsip di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah tertata dengan rapi, tumpukan-tumpukan kertas-kertas
yang sudah tidak terpakai ditata rapi diatas rak arsip meskipun ada sedikit debu karena tidak setiap hari dibersihkan oleh petugas. Seperti
yang dikatakan oleh Ibu Kusmi : khusus jadi untuk ruangan umum masih belum terpenuhi, semua
bagian masih dijadikan satu bersama-sama, kecuali untuk arsip in aktif disimpan di ruangan Sub Bagian Tata Usaha sedangkan untuk arsip
aktif disimpan di ruangan Kepala SeksiBagian masing- Wawancara tanggal 20 Februari 2012
Setelah mendengar uraian diatas, seperti yang dikemukakan oleh pegawai Sub Bagian Tata Usaha dapat disimpulkan bahwa tata ruang
kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah baik. Meskipun ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip sangat
terbatas, pemeliharaan dan kebersihannya cukup terjaga. Ruangan penyimpanan ini dibersihkan oleh petugas kebersihan, sehingga
60
debunya tidak terlalu banyak. Pencahayaan untuk ruangan sudah cukup baik, karena diruangan tersebut dikelilingi jendela kaca, sehingga sinar
matahari dapat masuk. Ventilasi udara kurang banyak dan pintu selalu tertutup jadi didalam ruangan sedikit panas.
2. Fasilitas Kearsipan
Di dalam suatu organisasi, fasilitas kearsipan sangat menunjang sekali didalam kelancaran pelaksanaan penyimpanan arsip yang ada,
maka dari itu diperlukan sarana dan prasarana yang memadai. Karena setiap hari berkas-berkas arsip tersebut semakin bertambah dan
menumpuk, demikian pula seperti yang ada pada Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sangat memperhatikan fasilitas kearsipan,
seperti yang dikemukakan oleh Ibu Kusmi, pegawai Sub Bagian Tata Usaha :
itas kearsipan yang digunakan pada Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi dalam pelaksanaan penyimpanan arsip
antara lain : lembar disposisi, folderboxfile, guide, stopmap, mesin Wawancara tanggal 20 Februari 2012
Maka dari
hasil wawancara
tersebut, penulis
dapat menyimpulkan fasilitas kearsipan yang digunakan pada Sub Bagian
Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi dalam pelaksanaan penyimpanan arsip adalah sebagai berikut :
a. Lembar disposisi
Setiap surat masuk yang ada di Sub Bagian Tata Usaha diberi lembar disposisi yang dipergunakan sebagai
alat untuk menyampaikan instruksi dari Direktur kepada Kepala SeksiBagian
berdasarkan dengan isi surat yang bersangkutan. b.
Folderboxfile Semua arsip in aktif di Sub Bagian Tata Usaha ditempatkan
didalam folderboxfile yang terbuat dari karton yang ukurannya dapat memuat surat ukuran folio.
61
c. Guide
Dalam boxfile yang tersimpan arsip in aktif diberi guide yang merupakan sekat atau alat yang digunakan sebagai bataspetunjuk
antara pokok masalah dengan rinciannya. d.
Stopmap Semua arsip yang masih aktif di Sub Bagian Tata Usaha terlebih
dahulu dimasukkan ke dalam stopmap dan selanjutnya disimpan kedalam filling cabinet.
e. Mesin ketik
Didalam ruangan Sub Bagian Tata Usaha masih terdapat 1 mesin ketik yang dipergunakan untuk mengetik manual surat-surat yang
selanjutnya akan dijadikan sebagai arsip. f.
Komputer Dipergunakan sebagai pencatatan arsipberkas untuk memberi kode
klasifikasi, nomor urutan arsip yang akan disimpan, dan untuk mengagendakan arsip. Karena semakin majunya teknologi, mulai
tahun 2012 Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi dalam melakukan pencatatan arsip tidak menggunakan buku agenda,
tetapi melalui sistem komputer yang menggunakan aplikasi pengurusan surat. Penggunaan sistem komputer agar pencatatan
arsip tertata dengan rapi, tersimpan dalam keadaan aman, mempermudah pencarian bila sewaktu-waktu diperlukan, tidak
membuang waktutenaga, praktis, efektif dan efisien. g.
Printer Didalam ruangan Sub Bagian Tata Usaha selain terdapat mesin
ketik manual dan komputer juga ada printer yang digunakan untuk mencetak pencatatan arsip yang disimpan menggunakan aplikasi
komputer, jika ada arsip yang hilang bisa dijadikan pedoman untuk mencari arsip tersebut yang mungkin ada di ruangan Kepala
Bagian yang lain.
62
h. Filling cabinet
Didalam ruangan Sub Bagian Tata Usaha terdapat filling cabinet yang merupakan lemari terdiri atas laci dan terbuat dari besi yang
dipergunakan untuk menyimpan arsip yang masih aktif. i.
Rak arsip Rak arsip yang ada di ruang arsip Sub Bagian Tata Usaha lumayan
besar yang diatasnya tertata rapi boxfile yang didalamnya tersimpan arsip in aktif.
Berdasarkan uraian diatas berarti fasilitas kearsipan yang berada pada Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah baik dan
sudah memenuhi syarat didalam kegiatan kearsipan.
3. Pegawai Kearsipan
