23
sekali tidak dapat terbaca lagi sehingga sudah tidak dapat digunakan untuk tujuan apapun. Untuk melakukan pemusnahan arsip hendaknya
dibuatkan berita acara. Dalam berita acara harus disebutkan golongan warkat, jumlahnya, pejabat yang langsung mengurusi arsip, kepala
satuan yang bertanggungjawab, dan atasan yang berkedudukan setingkat lebih tinggi, waktu pemusnahan.
G. Metode Pengamatan
1. Lokasi Pengamatan.
Lokasi yang dipilih dalam pengamatan ini adalah di Sub Bagian TataUsaha RSUD Dr. Moewardi yang beralamat di Jl. Kol Soetarto
No. 132 Surakarta. 2.
Jenis Pengamatan. Di dalam penelitian ini untuk penulisan Tugas Akhir berawal dari
pokok permasalahan yaitu untuk mengetahui bagaimana system yang digunakan di dalam pelaksanaan penyimpanan arsip, perawatan arsip
serta pemusnahan arsip, dimana sifatnya menggali, menelusuri, menentukan fakta-fakta, masalah-masalah atau kendala yang mungkin
dan sekaligus memberi penjelasan tentang tata kearsipan tersebut. Maka dapat ditarik kesimpulan bahwa jenis penelitian ini termasuk
jenis penelitian deskriptif kualitatif yaitu metode pengamatan yang memberikan gambaran atau melukiskan keadaan obyek pengamatan
pada saat ini berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau bagaimana semestinya. Pengamatan ini bertujuan untuk menggambarkan,
memaparkan, menentukan dan menganalisa data yang ada secara mendalam.
3. Sumber Data.
Menurut H.B Sutopo 2006:56 sumber data merupakan sumber fakta atau keterangan berbagai informasi tentang apa saja yang benar-benar
diperlukan dari suatu obyek yang diamati. Sumber data dari tugas akhir ini adalah :
24
a. Narasumber atau informan
Jenis sumber data berupa manusia atau biasa disebut responden. Dalam hal ini narasumber yang dimaksud adalah Pegawai Sub
Bagian Tata Usaha di RSUD Dr. Moewardi. b.
Sumber tertulis Sumber tertulis dalam penulisan tugas akhir ini yaitu arsip-arsip
dalam kantor kepala, gudang, buku atau modul, dan dokumen pemerintah pusat.
c. Peristiwa atau kejadian
Data atau informasi dapat dikumpulkan dari peristiwa, aktivitas, atau perilaku sebagai sumber data yang berkaitan dengan
penelitiannya. Dari pengamatan pada peristiwa tersebut, peneliti dapat mengetahui proses bagaimana sesuatu terjadi secara lebih
pasti karena menyaksikan sendiri secara langsung. Penulis cenderung memilih informan yang dapat dipercaya dan dianggap
mengetahui permasalahan yang sedang diamati dengan jelas dan menangkap kelengkapan data. Informan yang dipilih adalah
petugas yang terlibat secara langsung dalam menangani kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi.
4. Teknik Pengumpulan Data.
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini berpedoman dari H.B Sutopo 2006:66 adalah :
a. Observasi
Observasi merupakan suatu proses melihat, mengamati untuk menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, aktivitas,
perilaku, tempat atau lokasi, benda, serta rekaman gambar. Dalam penelitian ini penulis mengadakan pengamatan secara langsung dan
pencatatan tentang keadaan atau fenomena yang diselidiki dan dijumpai secara sistematis di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr.
Moewardi.
25
b. Wawancara
Adalah teknik pengumpulan data yang digunakan peneliti melalui suatu interaksi untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan
maupun komunikasi langsung dan bertatap muka dengan responden yang dapat memberikan keterangan, yang di dalamnya
terdapat pertukaran aturan, tanggungjawab, kepercayaan, motif, dan informasi. Dalam penelitian ini, wawancara bersifat terbuka
serta tidak terstruktur dan ketat dalam suasana formal yang dilakukan berulang-ulang pada informan yang sama.
c. Dokumen
Teknik pengumpulan data dengan mempelajari dokumen- dokumen, peraturan-peraturan, laporan-laporan dan literatur
lainnya. d.
Teknik Analisa Data. Teknik analisa data yang digunakan dalam penelitian ini adalah
teknik analisa data deskriptif yaitu cara penelitian dengan mengumpulkan, menyusun, menganalisa dan menginterprestasikan
arti suatu data, membuat klasifikasi dengan menetapkan standart, menetapkan hubungan kedudukan unsur-unsur satu dengan yang
lainnya. 5.
Teknik Analisa Data. Menurut H.B Sutopo 2006:115 teknik analisa data yang dipakai
dalam pengamatan ini adalah teknik analisis data kualitatif yaitu secara khusus kegiatannya pada dasarnya dilakukan secara induktif, interaktif
dari setiap unit datanya, bersamaan dengan proses pelaksanaan pengumpulan data dan memproses akhir. Tahapan dalam analisis data
yaitu : a.
Pengumpulan data Pengumpulan data dilakukan sebelum pengamatan, pada saat
pengamatan, dan di akhir pengamatan.
26
b. Reduksi data
Proses seleksi, pemfokuskan, penyederhanaan, dan abstraksi dari semua jenis informan yang tertulis lengkap dalam catatan
lapangan. c.
Sajian data Suatu rakitan organisasi informasi deskripsi dalam bentuk narasi
lengkap yang untuk selanjutnya memungkinkan simpulan pengamatan dapat dilakukan dan disusun berdasarkan pokok-
pokok yang terdapat dalam reduksi data, dan disajikan dengan menggunakan kalimat bahasa yang sistematis.
d. Penarikan kesimpulan dan verifikasi
Kesimpulan merupakan tahap terakhir, yaitu kesimpulan jawaban dari pertanyaan pengamatan yang diajukan mengungkapkan
merupakan aktivitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat.
Keempat komponen tersebut saling berhubungan dan mendukung sehingga membantu interaksi dalam proses pengumpulan data
sehingga menjadi siklus penting dalam penyusunan laporan. Keseluruhan proses tersebut dilakukan sepanjang proses pengamatan
dan dilakukan berulang kali sehingga analisa yang didapat cukup memuaskan.
27
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA
