juga mehasiswa dapat menentukan kelanjutan kuliahnya, apakah mahasiswa tersebut dapat mendapat 24 SKS di semester selanjutnya atau hanya 20 SKS,
mengulang matakuliah sebelumnya, mengambil mata kuliah semester depannya, dapat melanjutkan magang atau dapat menyusun tugas akhir, ini semua ditentukan
oleh hasil belajar mahasiswa tersebut dan juga peraturan dari bagian akademik. Segala keputusan – keputusan tersebut dapat diambil jika mahasiswa
tersebut mengetahui informasi – informasi yang akurat menegenai hasil studinya yang dapat dilihat mahasiswa tersebut di KHS-nya. KHS mahasiswa diproses dan
dihasilkan di bagia anakademik menggunakan komputer. Bukan hanya KHS yang di hasilkan oleh bagian akademik tetapi juga
traskipnilai dan juga ijaza. Suadah tidak efisien dan juga efektif lagi jika pembuatan hasil – hasil belajar mahasiswa tersebut dilakukan secara manual.maka
disinilah letak kegunaan komputer sebagai pembuat informasi untuk menghasilkan suatu keputusan yang cepat dan juga tepat.
3.7 Analisa dan Evaluasi
Sebelum menerapkan suatu sistem Electronic Data Processing, terlebih dahulu dilakukan survei dan perencanaan yang matang terutama dari segi biaya,
yaitu metode cost dan benefit. Sehingga sistem tersebut menghasilkan manfaat yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.
Penerapan Electronic Data Processing pada bagian akdemik dalam mengelola data membuat informasi yang dihasilkan lebih cepat dan akurat.
Informasi dan laporan yang dilakukan dengan menggunakan proses komputer
Universitas Sumatera Utara
akan lebih cepat jika dibandingkan dengan informasi keuangan yang dikerjakan secara manual.
Penerapan komputer pada bagian tata usaha menggunakan software- software
yang mendukung, sangat membantu dalam mengoptimalkan kinerja fakultas. Adapun beberapa software yang mendukung kinerja fakultas antara lain
Microsoft Word yang berfungsi sebagi pengolah data fakultas dalam bentuk kata-
kata, dan juga Microsoft Excel yang berfungsi sebagai pengolah data fakultas yang berbentuk angka-angka atau perhitungan.
“Secara teori Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata yang dapat membantu pembuatan dokumen yang mempunyai lebih banyak
fasilitas otomatis”
4
. Baik itu dokumen pribadi maupun perusahaan. Mulai dari dokumen sederhana sampai dengan laporan yang dilengkapi dengan berbagai
format tampilan. Proses memulai program aplikasi Microsoft Word dapat dijalankan dengan beberapa cara, yaitu :
Melalui menu program
- Klik tombol start yang terdapat di task bar
- Pilih menu program, kemudian klik program aplikasi Microsoft Word,
jendela dokumen baru akan ditampilkan dan siap untuk digunakan.
Melalui short cut -
Double click pada ikon Microsoft Word pada wallpaper
- Jendela dokumen baru ditampilkan dan siap digunakan
Memulai dengan menu New Office Document
- Klik tombol start yang ada di task bar
Universitas Sumatera Utara
- Klik menu New Office Document. Kotak dialog New Office Document
ditampilkan -
Klik ok, jendela dokumen baru ditampikan dan siap digunakan
5
Bagian Akuntansi menggunakan software ini biasanya untuk membuat Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan, persuratan, pengelolaan data-data
kemahasiswaan, kepegawaian, perlengkapan, membuat laporan pemantauan dan evaluasi kegiatan dan kinerja di lingkungan fakultas, serta menyusun laporan
kerja bagian dan laporan fakultas. Microsoft Excel
merupakan program spreadsheet yang memberikan kemudahan dalam bekerja dengan angka. Output hasil pengolahan data yang
dilakukan oleh Excel tidak hanya berupa angka atau huruf saja, namun dapat juga disajikan dalam bentuk diagram dan grafik.
Software Microsoft Excel ini juga dapat memudahkan pengguna dalam
memasukkan data teks, angka, tanggal, waktu, dan formula ke dalam sembarang worksheet
. Ketika memasukkan data Microsoft Excel secara otomatis akan mengenali data yang diinput sebagai data teks, angka, tanggal, dan waktu
termasuk formula-formula yang dibentuk. Untuk memproses program Excel dari windows dapat dilakukan dengan
cara :
Dari menu start, pilih sub-menu Program, dan klik mouse pada pilihan Microsoft Excel
Akan tampak pada layer tampilan dari Microsoft Excel, tampilan Excel
pada dasarnya terdiri dari dua bagian, yaitu :
Universitas Sumatera Utara
- Worksheet, yang terdiri dari sejumlah besar kumpulan sel, tempat
diman input dan proses data dengan menggunakan program excel serta hasilnya ditampilkan.
6 -
Menu bar, terdiri dari menu-menu yang mencakup semua aktivitas operasional excel, seperti menginput data, mengolah data, dan
menyajikan hasil pengolahan. Akademik menggunakan software Microsoft Excel umumnya dan sistem
database untuk pengelolaan data kemahasiswaan, seperti KHS, KRS, Transkipnilai, Ijaza dan data – data mahasiswa lainnya.
Fakultas mengolah data dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu. Komputer-komputer dalam Fakultas Ekonomi berada dalam satu sistem
jaringan yang menghubungkan sejumlah komputer yang berada di tampat yang berdekatan. Antara komputer yang satu dengan yang lainnya dapat saling bertukar
informasi dan saling mengirim data, atau dengan kata lain terjadi proses lintas data. Sistem jaringan ini dikenal sebagai Local Area Network LAN. “LAN
adalah jaringan komputer dan peralatan lainnya yang lokasinya dekat antara satu dengan lainnya biasanya dalam satu gedung”.
8
Keuntungan dengan menggunakan sistem LAN adalah sebagai berikut :
Mempermudah pertukaran informasi
Mempermudah perawatan perangkat lunak
Mempermudah komunikasi antar pengguna
Sebagai sarana aplikasi multi user
Menurunkan biaya dan penghematan waktu
Universitas Sumatera Utara
Dalam penggunaan sistem komputer, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pengguna komputer, yaitu :
Virus
“Virus adalah serangkaian kode pelaksana yang meletakkan dirinya pada software
, memperbanyak, dan menyebar ke sistem atau file lainnya. Virus merusak sumber daya system atau menunjukkan pesan pada monitor, yang dipicu
oleh kegiatan yang telah ditentukan sebelumnya”. Virus merupakan sebuah file yang dapat memperlambat cara kerja
komputer dan bahkan dapat menghapus data yang telah disimpan di dalam komputer. Virus memiliki banyak jenis dan berbeda kapasitas,
disarankan kepada pengguna komputer untuk memasang aplikasi anti virus di dalam personal komputernya. Hal ini diperlukan untuk
mendeteksi keberadaan virus di dalam komputer untuk kemudian virus tersebut dibersihkan dari data-data komputer. Pengguna komputer
dalam fakultas harus selalu meng-update anti virus yang telah diprogram dalam komputer untuk menjaga kinerja pemrosesan
komputer agar tetap berjalan dengan baik.
Sistem Keamanan Data Pengguna komputer harus senantiasa melakukan pengecekan terhadap
data-data penting fakultas. Hal ini dimaksudkan agar sistem jaringan komputer yang telah dipasang dalam perusahaan yang memungkinkan
data dapat dibuka dari komputer yang lain. Dalam hal ini sangat diperlukan penggunaan password sebagai sarana keamanan data
fakultas.
Universitas Sumatera Utara
Pengawasan Pemakaian Software
Pengawasan pemakaian software diperlukan agar tidak terjadi penggunaan komputer untuk kegiatan lain yang dapat merugikan
fakultas.
Universitas Sumatera Utara
46
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
