Penyimpanan data primer dalam sistem komputer biasanya memiliki kapasitas yang terbatas, maka dipilih penyimpanan data sekunder sebagai
penyimpanan alternatif. Penyimpanan data ini memilki media berupa magnetik dengan kapadatan kapasitas 1600 bytes untuk satu gulungan sebagai tempat
penyimpanan yang dapat memuat data yang direkam sebagai pita magnetik. Peranan komputer sebagai alat penyimpan data sangat berguana bagi
Fakultas Ekonomi, khususnya pada bagian akademik. Bagian Akademik juga melakukan tugas sebagai pengarsipan data – data mahasiswa – mahasiswa yang
masih aktif kuliah di Fakultas Ekonomi dan juga alumni – alumni mahasiswa Ekonomi di simpan di bagian akademik.
Setiap mahasiswa yang telah lulus atau yang disebut juga alumni ekonomi, mempunyai dublikasi ijaza yang disimpan di bagian akademik. Jika hal buruk
terjadi pada ijaza asli milik mahasiswa tersebut maka mereka masih punya pertinggal di fakultas ekonomi. Tetapi duplikat ijaza tersebut tidak bisa dibawa
oleh alimni tersebut, hanya boleh di foto copy atau di pinjam.
3. Sebagai Alat Untuk Mengawasi Dan Pengaman Data
Penggunaan password ataupun kata sandi tertentu yang harus dimasukkan sebelum dilakukannya proses terhadap data transaksi di dalam sistem komputer
menjadikan komputer sebagai media yang tepat dalam melakukan pengawasan dan pengamanan terhadap data transaksi.
Bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari dua bagian, yaitu bagian database dan juga bagian jurusan. Bagian akdemik
database dalam melaksanakan pekerjaannya mengakses portal usu. Karena bagian
Universitas Sumatera Utara
database ini ada banyak data - data yang bersifat privasi dan juga rahasia, oleh sebab itu harus dilindungi oleh sistem pengamanan.
Portal USU terhubung langsung ke bagian akademik database, pada sistem portal USU menggunakan password dimana setiap hasil akhir semester
akan diupload langsung kesetiap portal mahasiswa, tetapi bukti fisik dari KRS dan KHS tersebut dicetak di bagian akademik. Oleh sebab itu data – data mahasiswa
akan tetap terjaga di setiap portal mehasiswa tersebut, tetapi tetap terkendali karena KRS, KHS, dan juga transkipnilai mahasiswa yang asli akan tetap dicetak
di bagian akademik. Jika KRS mahasiswa Fakultas Ekonomi hilang, maka mahasiswa itu
sendiri yang akan mencetak KRS tersebut, tetapi harus dilegalisir terlebih dahulu ke bagian akademik agar dapat sah digunakan. Tetapi tidak untuk yang lain,
seperti KHS,transkipnilai dan juga Ijaza.
4. Sebagai Pembuat Informasi dan Pembuat Keputusan
Setelah tahap pengolahan data, pemrosesan data, dan penyimpanan, maka komputer pada bagian akademik berperan dalam membuat informasi, baik itu
informasi. Komputer dapat menyajikan informasi tersebut secara terperinci dan selektif dan sesuai keinginan pengguna hingga informasi tersebut dapat digunakan
dalam berbagai hal seperti menganalisa sampai sejauh mana peningkatan kinerja pada lingkungan fakultas untuk pengambilan keputusan.
Peran komputer sebagai pembuat informasi juga dirasakan dibagian akademik. Kartu Hasil Studi KHS di proses dan di hasilkan di bagian akademik.
Dari KHS mahasiswa mengetahui hasil belajar mereka selama satu semester dan
Universitas Sumatera Utara
juga mehasiswa dapat menentukan kelanjutan kuliahnya, apakah mahasiswa tersebut dapat mendapat 24 SKS di semester selanjutnya atau hanya 20 SKS,
mengulang matakuliah sebelumnya, mengambil mata kuliah semester depannya, dapat melanjutkan magang atau dapat menyusun tugas akhir, ini semua ditentukan
oleh hasil belajar mahasiswa tersebut dan juga peraturan dari bagian akademik. Segala keputusan – keputusan tersebut dapat diambil jika mahasiswa
tersebut mengetahui informasi – informasi yang akurat menegenai hasil studinya yang dapat dilihat mahasiswa tersebut di KHS-nya. KHS mahasiswa diproses dan
dihasilkan di bagia anakademik menggunakan komputer. Bukan hanya KHS yang di hasilkan oleh bagian akademik tetapi juga
traskipnilai dan juga ijaza. Suadah tidak efisien dan juga efektif lagi jika pembuatan hasil – hasil belajar mahasiswa tersebut dilakukan secara manual.maka
disinilah letak kegunaan komputer sebagai pembuat informasi untuk menghasilkan suatu keputusan yang cepat dan juga tepat.
3.7 Analisa dan Evaluasi
