38
Sumber: Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Daerah Kabupaten Padang Lawas Maret 2016
3.5 Tugas dan Fungsi Pokok
A. Tugas Pokok Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Daerah Kabupaten Padang Lawas
Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Padang Lawas mempunyai tugas dan fungsi pokok berdasarkan peraturan daerah No 8 tahun 2010
yaitu: 1. KETENTUAN UMUM
PASAL 1 Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan :
1. Bupati adalah Bupati Padang Lawas.
2. Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi adalah Kantor Perpustakaan,
Arsip dan Dokumentasi Daerah Kabupaten Padang Lawas. 3.
Kepala Kantor adalah Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Daerah Kabupaten Padang Lawas.
2. TUGAS POKOK DAN FUNGSI PASAL 2
Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi mempunyai tugas merumuskan dan melaksanakan kebijakan daerah di bidang perpustakaan, kearsipan dan
dokumentasi Daerah. PASAL 3
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2, Kantor
Universitas Sumatera Utara
39
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Daerah mempunyai fungsi : a.
perumusan kebijakan teknis pembinaan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi;
b. penetapan norma, standar dan pedoman penyelenggaraan perpustakaan,
kearsipan dan dokumentasi daerah berdasarkan kebijakan nasional; c.
pembinaan dan pelaksanaan koordinasi perpustakaan dan kearsipan terhadap organisasi perangkat daerah dan badan usaha milik daerah;
d. penelitian, pengkajian dan pengembangan sistem perpustakaan dan kearsipan;
e. pengawasan terhadap penyelenggaraan kearsipan perangkat daerah;
f. pengelolaan arsip statis perangkat daerah, badan usaha milik daerah,
perusahaan swasta dan perorangan; g.
pembinaan teknis terhadap semua jenis perpustakaan di wilayah Kabupaten Padang Lawas;
h. penetapan kebijakan dan koordinasi pelestarian koleksi daerah berdasarkan
kebijakan nasional; i.
pengelolaan dan pengembangan perpustakaan pemerintah daerah; j.
pembinaan dan pengembangan jabatan fungsional pustakawan dan arsiparis; dan
k. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya. Dengan mempedomani Peraturan Bupati Banjar Nomor 8 Tahun 2010 tentang
Rincian Tugas dan Fungsi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Padang Lawas dapat dijabarkan sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
40
1. BAGIAN PERTAMA KEPALA KANTOR PASAL 4
Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi mempunyai tugas sebagai berikut:
a. memimpin, memberikan petunjuk, membina dan mengawasi unsur-unsur
pembantu pelaksana dan penunjang dalam rangka melaksanakan otonomi daerah di bidang perpustakaan, arsip dan dokumentasi daerah;
b. perumusan kebijakan teknis di bidang perpustakaan, arsip dan dokumentasi;
c. membagi tugas kepada sub bagian tata usaha, kepala seksi bahan pustaka dan
deposit, kepala seksi pelayanan dan teknologi bahan pustaka, kepala seksi pembinaan arsip dan dokumentasi;
d. mengkoordinir pelaksanaan tugas sub bagian tata usaha, kepala seksi bahan
pustaka dan deposit, kepala seksi pelayanan dan teknologi bahan pustaka, kepala seksi pembinaan arsip dan dokumentasi;
e. memberi petunjuk dan arahan kepada kepala sub bagian tata usaha, kepala
seksi bahan pustaka dan deposit, kepala seksi pelayanan dan teknologi bahan pustaka, kepala seksi pembinaan arsip dan dokumentasi;
f. mengkoordinir pembuatan kebijakan di bidang perpustakaan, arsip dan
dokumentasi dengan instansi terkait; g.
memberikan penghargaan pada pelaksanaan kegiatan inventarisasi arsip penting daerah, bahan pustaka dan dokumentasi daerah;
h. koordinasi pemberian pertimbangan dan bantuan teknis perpustakaan, arsip
dan dokumentasi pada instansi dan pihak lain yang terkait dalam
Universitas Sumatera Utara
41
pengembangan dan pembinaan usaha perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi;
i. merumuskan kebijakan teknis di bidang pengelolaan dan pembinaaan bidang
perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi sesuai dengan kewenangan yang dimiliki daerah;
j. menyelenggarakan pelayan administrasi bidang perpustakaan, kearsipan dan
dokumentasi; k.
menilai hasil kerja bawahan dilingkunangan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi;
l. melakukan koordinasi pelaksanaan tugas kedinasan dengan instansi terkait;
m. melaksanakan tugas yang diberikan BupatiWakil Bupati dan Sekretaris
daerah sesuai dengan bidang tugas permasalahannya. 2. BAGIAN KEDUA SUB BAGIAN TATA USAHA
PASAL 5 Kepala Sub bagian Tata Usaha mempunyai uraian tugas sebagaai berikut :
a. menyusun rencana kerja subbagian;
b. menyusun rencana kegiatan dan anggaran serta dokumen pelaksanaan
anggaran; c.
melaksanakan urusan rumah tangga, administrasi perkantoran, perlengkapan, keprotokolan dan hubungan masyarakat;
d. menyelenggarakan penyusunan bahan dokumentasi, perundang-undangan dan
pengelolaan kearsipan;
Universitas Sumatera Utara
42
e. menyelenggarakan pembinaan pegawai dan pengelolaan administrasi
kepegawaian; f.
menyelenggarakan pengelolaan administrasi keuangan; g.
melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan subbagian; dan h.
melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala kantor sesuai dengan tugas dan fungsinya.
3. BAGIAAN KETIGA BAHAN PUSTAKA dan DEPOSIT PASAL 6
Kepala seksi bahan pustaka dan deposit mempunyai urusan tuga sebagai berikut:
a. menyusun rencana program kerja di seksi akuisisi dan pengolahan sebagai
acuan pelaksanaan kegitan; b.
menyusun rencana pelaksanaan teknis pengadaan bahan pustaka; c.
menyiapkan bahan penysun kebijan akuisisi dan pengolahan data perpustakaan;
d. melaksanakan kegiatan akuisisi dan pengolahan bahan pustaka;
e. melaksanakan pengadaan bahan pustaka;
f. melaksanakan pengembanngan bahan pustaka;
g. menususun bibliografi dan katalog induk daerah serta penerbitan;
h. menyusun rencana pengolahan bahab pustaka;
i. menusun laporan dan evaluasi tentang pengadaan bahan pustaka;
j. menyusun laporan tentang pengolahan bahan pustaka;
Universitas Sumatera Utara
43
k. menyampaikan saran dan masukan kepada atasan sebagai bahan pertimbangan
untuk pengambilan keputusan; l.
menyusun rencana perbaikan bahan pustaka, pemeliharaan bahan pustaka, deposit serta stock opname bahan pustaka;
m. merencanakan penyiangan bahan pustaka;
n. melaksanakan penyeingan bahan pustaka;
o. menyusun rencana pelestarian bahan pustaka;
p. melaksanakan pelestarian bahan pustaka;
q. memberikan peneliaan kepada staf dengan SKP untuk mengetahui prestasi
dan dedikasi staf; r.
menyusun laporan pelaksanaan pelayanan, referensi dan evaluasi; s.
menyiapkan tenaga staf untuk mengikuti pendidikan perpustakaan agar dapat dimanfaatkan berdasarkan kemampuan dan kebutuhan daerah;
t. menyusun telaah staf sesuai bidang tugasnya; dan
u. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala kantor sesuai dengan
bidang tugasnya. 4. BAGIAN KEEMPAT PELAYAN dan TEKNOLOGI BAHAN PUSTAKA
PASAL 7 Kepala seksi pelayanan dan teknologi bahan pustaka mempunyai uraian tugas
sebagai berikut: a.
menysun rencana kegiatan seksi perpustakaan sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas;
Universitas Sumatera Utara
44
b. mendistribusikan tugas-tugas tertentu dan memberikan petunjuk pelaksanaan
tugas kepada bawahan sehingga pelaksanaan tugas berjalan dengan lancar; c.
memantau, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas dan kegiatan kepada bawahan untuk mengetahui tugas-tugasyang telah dan belum
dilaksanakan serta memberikan penelaian prestasi kerja melalui SKP; d.
membuat konsep, mengoreksi, memaraf, danatau menandatangani naskah dinas untuk menghindari kesalahan;
e. mengikuti rapat-rapat sesuai bidang tugasnya;
f. melakukan layanan fasilitas peminjaman dan pengambilan bahan pustaka;
g. melakukan layanan naskah dan buku langka;
h. melakukan layanan bimbingan pemakai;
i. melakukan layanan pemberian informasi kepada masyarakat berkaitan dengan
perpustakaan; j.
melaakukaan pengembangan koleksi digital; k.
melakukan penginputan data buku; l.
melakukan penginputan data buku data anggota perpustakaan; m.
melakukan pemeliharaan data; n.
melakukan penerbitan buku panduan; o.
melakukan pengembangan jaringan informasi; p.
memberikan layanan internet; q.
melakukan bimbingan pengguna jasa perpuskaan; r.
memberikan konsultasi teknis jaringan dan otomatis; s.
memberikan pengembangan website;
Universitas Sumatera Utara
45
t. menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas seksi perpustakaan dan
memberikan pertimbangan kepada atasan sebagai bahan perumusan kebijakan;
u. melakukan kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan sesuai bidang
tugasnya untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas. 5. BAGIAN KELIMA PEMBINAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI
PASAL 8 Kepala seksi pembinaan arsip dan dokumentasi mempunyai uraian tugas
sebagai berikut: a.
menyusun rencana kegiatan seksi arsip dan dokumentasi, pembinaan kearsipan sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas;
b. mendistribusikan tugas-tugas tertentu dan memberi peunjuk pelaksanaan
tugas kepada bawahan sehingga pelaksanaan tugas berjalan lancar; c.
memantau, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan tugas dan kegiatan bawahan untuk mengetahui tugas-tugas yang telah dan belum dilaksanakan
serta memberikan prestasi kerja melalui SKP; d.
membuat konsep, mengoreksi dan memaraf naskah dinas untuk menghindari kesalahan;
e. mengikuti rapat-rapat sesuai dengan bidang tugasnya;
f. melakukan bimbingan teknis kearsipan dan dokumentasi;
g. melakukan sosilisasi, seminar, apresiasi, penyuluhan dan pemasyarakatan
kearsipan dan dokumentasi;
Universitas Sumatera Utara
46
h. melakukan pendataan arsiparis dan dokumentasi lingkup pemerintah
kabupaten; i.
melakukan penyusunan modul, pedoman dan petunjuk kearsipan dan dokumentasi;
j. melakukan penetapan jadwal retensi arsip JRA dan jadwal retensi
dokumentasi JRD yang telah memiliki pedoman retensi; k.
melakukan layanan jasa teknis kearsipan dan dokumentasi; l.
melakukan layanan jasa konsultasi dan tenaga pengajar kearsipan dan dokumentasi;
m. melakukan pengawasan kearsipan dan dokumentasi;
n. melakukan pengkajian dan pengembangan sistem kearsipan dan dokumentasi;
o. melakukan rancang bangun sistem kearsipan dan dokumentasi;
p. menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas seksi arsip dan dokumentasi serta
memberikan saran pertimbangan kepada atasan sebagai bahan perumusan kebijakan;
q. melakukan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan sesuai bidang
tugasnya untuk mendikung kelancaran pelaksanaan tugas; r.
melakukan serah dan simpan kartu cetak dan rekam; s.
melaksanakan penyimpanan dan pelaksanaan dokumen; t.
melakukan penataan, penilaian dan akuisisi bahann dokumentasi; u.
melakukan monitoring dan analisa pers dan pendapat umum daerah; v.
menelenggarakan dokumentasi, usaha untuk pengadaan dan serta penguatan koreksi;
Universitas Sumatera Utara
47
w. menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas seksi dokumentasi dan
memberikan saran pertimbangan kepada atasan sebagai bahan perumusan kebijakan.
3.6 Jumlah dan Posisi Pegawai
Kategori