1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi baik itu di sektor
pemerintahan maupun swasta. Salah satu teknologi yang dapat membantu dalam pekerjaan di dalam lingkungan organisasi adalah dengan menggunakan sistem
komputerisasi. Dengan menggunakan sistem komputerisasi, maka setiap unit pekerjaan kantor dapat meninggkatkan efektivitas kerja serta efesiensi waktu.
Komputer merupakan rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksiprogram yang diberikan. Serta dapat
menyimpan dan menampilkan keterangan bila diperlukan kemudian. Sistem komputerisasi merupakan sistem elektronik untuk memanipulasi data input,
memperosesnya dan menghasilkan output dibawah pengawasan suatu langkah instruksi program yang tersimpan di memori. Dengan bantuan komputer pekerjaan
dapat dikerjakan lebih cepat, bervariasi, bahkan pekerjaan-pekerjaan yang rumit dalam organisasi banyak mengalami perubahan dan kemudahan dengan
menggunakan komputer. Munculnya teknologi komputer dan perkembangan pemakainya, maka setiap
unit pekerjaan kantor menggunakan bantuan komputer. Penggunaan komputer juga dapat meningkatkan produktifitas dan efektivitas kerja serta efesiensi waktu. Namun
didalam propsal ini penulisis lebih memfokuskan kegunaan komputer kepada efektivitas kerja. Efektivitas merupakan unsur pokok dalam mencapai tujuan atau
Universitas Sumatera Utara
2
sasaran yang telah ditentukan tepat pada waktunya dengan menggunakaan sumber- sumber tertentu yang telah di alokasikan untuk melakukan berbagai kegiataan. Suatu
pekerjaaan dapat dikatakaan efektif apabila hasil yang telah dicapai sesuai dengan tujuan yaang telaah ditetapkan sebelumya dan tepat pada waktu yang telah
ditentukan. Secara sederhana efektivitas kerja dapat didefinisikan kemampuan dapat melakukan sesuatu tepat pada sasaran.
Dengan efektifnya kerja para pegawai dapat menjadikaan organisasi semakin tangguh mencapai tujuaannya dan berbagai sasarannya. Dengan adanya penggunaan
komputerisasi, maka suatu organisasi akan mampu berperan dengan tingkat efektivitasyang tinggi dan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan data dan informasi
untuk unit-unit fungsional organisasi pemerintah, serta menetapkan berbagai kebijakan pemerintah dan perencanaan pembangunan, baik dalam tingkat konseptual
maupun pada tingkan operasional diperlukan adanya berbagai pendataan informasi yang akurat, tepat dan cepat guna pengambilan keputusan sejalan dengan tingkat
perkembangan yang semakin maju. Dalam rangka pencapaian aktivitas tersebut, ada berbagai kendala-kendala yang dihadapi oleh para pegawai dalam pelaksanaan
pekerjaannya yang tidak mendukung terciptanya efektivitas tersebut, misalnya beragammya suatu pekerjaan yang diemban setiap seksi yang menyebabkan
beragamnya prosedur penyelesaian masing masing tugas tersebut, disamping itu kurangnya sarana dan prasaranayang mendukung dalam pelaksanaan pekerjaan. Agar
semua aktivitasnya berjalan lancar dan tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan mudah dan efektif,maka suatu organisasi harus harus mampu menyediakan
informasi yang lepkap dan benar dan aktual. Untuk itu diperlukan suatu informasi
Universitas Sumatera Utara
3
yang praktis yang dapat diandalkan dalam mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat dalam pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
Pada kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumen Daerah Kab. padang lawas merupakan suatu instansi pemerintah yang mempunyai tugas pokok yakni
melaksanakan urusan pemerintah daerah padang lawas dibidang penyusunan dokumen-dokumen daerah baik itu berupa berbentuk surat maupun dokumentasi
kegiatan pemerintah untuk menyokong kerja pemerintah. Kantor Arsip dan DokumenDaerah Daerah mempunyai tugas menyelenggarakan pembinaan dan
penyelenggaraan akusisi, pengolahan dan pelestarian serta pelayanan arsip sebagai sumber informasi dan mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan pemerintah
daerah bidang arsip daerah berdasarkan azas otonomi dan tugas pembantu. Berdasar Peraturan Bupati Padang lawas nomor 35 tahun 2010 tentang Uraian Tugas dan
Fungsi Tata Kerja kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumen Daerah Kab. padang lawas merupakan unsur pendukung penyelenggara Pemerintah Kabupaten Padang
lawas. 1.
Perumusan kebijakan teknis di bidang arsip daerah 2.
Memberikan dukungan terhadap penyelenggaraan pemerintah daerah dibidang perpustakaan arsip dan dokumen daerah
3. Menyelenggarakan pembinaan dan pelaksaan tugas dibidang dokumen daerah
4. Pengelolaan katatausahaan kantor
Arsip dan dokemen merupakan pusat ingatan bagi setiap organisasi atau instansi, apabila pengolahannya kurang baik akibatnya akan mempengaruhi reputasi
suatu organisasi atau instansi tersebut. Salah satu permasalahan yang dihadapi kantor
Universitas Sumatera Utara
4
kearsipa Kab.Padang lawas diantaranya terdapat pada sub bagian umum, dimana proses sistem pencatatan surat rmasuk dan surat keluar tersebut masih menggunakan
proses manual akibatnya sulit menemukan kembali arsip yang diperlukan untuk proses pelaksanaan kegiatan, sehingga terjadi salah komunikasi dan terdapatnya
duplikasi arsip serta menumpuknya data yang memenuhi ruangan sub bagian umum sehingga menghambatnya aktifitas kerja dan belum adanya laporan surat masuk dan
surat serta tembusan keluar yang akaan diberikan kepada kepala dinas. Oleh karena itu komputer sangat di perlukan untuk mengatasi masalah dalam
hal pencatatan arsip dokumen dan surat-surat penting yang sewaktu-waktu diperlukan dengan tujuan mengefektifkan suatu pekerjaan, sistem komputerisasi dapat menekan
kesalahan atau keliruan yang terjadi, sehingga tidak terjadi penumpukan data dan pencarian data yang di perlukan akan sangat mudah ditemukan apabila suda
terkomputersasi. Dengan melihat kenyataan yang terjadi pada kantor kearsipan, penulis tertarik
untuk mengtahui permasalahan lebih dalam dan mencoba mencari pemecahannya dan
penulis tuangkan dengan judul “Pengaruh Sistem Komputerisasi Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai pada Kantor
Perpustakaan Arsip dan Dokumen Daerah Kab. padang lawas”.
1.2 Rumusan Masalah
