vi. Menyimpan
Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Pada Departemen Manajemen, fungsi kantor sudah diterapkan pada kerja setiap pegawaistaf nya. Keseluruhan aspek fungsi kantor dilaksanakan dengan
baik. Misalnya, pada Departemen ini seluruh aktivitas baik mencatat seluruh kegiatan yang penting untuk dicek kembali oleh atasan maupun mengolah
keterangan-keterangan yang dapat dijadikan sebagai sample atau contoh dikemudian hari untuk mempermudah pekerjaan stafpegawai nya. Kegiatan yang
dilakukan sudah sesuai dengan bentuk kajian, itu bertujuan agar kegiatan yang berlangsung didalam sudah terpenuhi dengan baik.
B. Pekerjaan Perkantoran
1. Arti Pekerjaan Perkantoran
a. Menurut Terry dalam Gie 2007:13 pekerjaan perkantoran meliputi
penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan arsip-arsip dinamis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan Objek
cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.
b. Menurut William dan Edwin dalam Gie 2007:14, pekerjaan perkantoran
berkenaan dengan warkat – warkat dari badan usaha pembuatan warkat, pemakaian warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari
Universitas Sumatera Utara
keterangan di kemudian hari. Pada Departemen Manajemen, pekerjaan perkantoran didalam berbagai hal
sudah bisa dikatakan baik. Dilihat dari pembuatan warkatarsip yang berurutan sesuai dengan nomor, pemakaian warkat yang apabila digunakan tersusun rapi
didalam lemari dan penyimpanan warkat dalam departemen ini menggunakan ruangan tersendiri.
2. Prosedur dan Sistem Perkantoran
a. Prosedur Perkantoran
Menurut George Terry dalam Gie 2007:27, prosedur perkantoran adalah segenap rangkaian metode kantor yang telah menjadi langkah – langkah
tetap dalam penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang tatausaha biasanya oleh satu petugas.
Pada Departemen Manajemen, prosedur perkantoran sudah dilaksanakan oleh berbagai pihak sesuai dengan prosedur yang ditetapakan.
Misalnya, prosedur penerimaan dan penjawaban surat – surat yang masuk yaitu mulai diterima oleh pegawai, setelah itu dibuka dan dicatat seperlunya
lalu diteruskan kepada pejabatatasan yang berkepentingan. b.
Sistem Perkantoran Menurut Denyer dalam Gie 2007:29, mengemukakan asas-asas umum
sistem perkantoran seperti berikut: 1.
Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancar tanpa terjadi hambatan-hambatan.
Universitas Sumatera Utara
2. Sistem perkantoran yang baik menghindari terjadinya kekembaran kerja dan
warkat. 3.
Sistem perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan kerja.
4. Sistem perkantoran yang baik menghindarkan pengecekan yang tidak perlu.
5. Sistem perkantoran yang baik memanfaatkan sebaik-baiknya mesin yang ada,
tetapi tidak menggunakannya secara berlebihan.
Pada Departemen Manajemen, sistem perkantoran sudah cukup baik. Dilihat dari pemanfaatan teknologi informasi yang digunakan untuk
mempermudah pekerjaan walaupun masih banyak yang harus dibenahi. Misalnya, prosedur rutin telah ditetapkan dan dijadwalkan pada departemen
ini maka tidak perlu semua urusan dilakukan pencatatan atau pengecekan karena hal tersebut tidak perlu. Pada Departemen Manajemen terdapat
beberapa teknologi informasi seperti komputer, faximile dan telepon. Pada Departemen ini memiliki 4 unit komputer, 1 unit telepon dan 1 unit
faximile. Pada Departemen ini, teknologi informasi belum cukup. Alasannya,
karena staf pada Departemen ini masih saja bingung dengan banyak nya mahasiswa yang datang berkerumunan atau datang beramai-ramai untuk
mencari informasi kepada staf pada Departemen ini. Akibat dari kurangnya teknologi informasi seperti inilah yang membuat terganggunya kerja yang
dilakukan oleh staf. Dengan menambah teknologi informasi pada
Universitas Sumatera Utara
Departemen ini akan memperbaharui segala aktivitas staf-staf nya baik dalam memberikan informasi kepada mahasiswa agar tidak ada mahasiswa
yang mengantri untuk mendapatkan informasi yang mereka inginkan.
3. Deskripsi Pekerjaan Pada Departemen Manajemen Universitas Sumatera Utara
1
Ketua Program Studi Manajemen
Deskripsi Pekerjaan Ketua Departemen Manajemen antara lain:
a. Membuka sidang ujian kompehensif
b. Menandatangani DP3 dosen yang akan naik golongan atau pangkat
c. Menandatangani proposal yang telah ada pembimbing dan pembanding
d. Menandatangani KRS dan KHS mahasiswa
e. Menandatangani persetujuan mahasiswa yang akan seminar proposal
f. Menandatangani skripsi yang telah diperbanyak mahasiswa
g. Menghadiri pertemuan rapat fakultas rapat dosen yang berhubungan dengan
Departemen Manajemen h.
Kegiatan akademik yang berhubungan dengan Departemen Manajemen dan lain-lain yang berhubungan dengan Departemen Manajemen.
2
Sekretaris Program Studi Manajemen
Deskripsi Pekerjaan Sekretaris Departemen Manajemen antara lain: a.
Mengoreksi skripsi yang akan diujidiperbanyak
Universitas Sumatera Utara
b. Pendelegasian tugas dari ketua departemen dan lain-lain yang berhubungan
dengan Departemen Manajemen.
3
Staf Departemen Manajemen
Deskripsi Pekerjaan Staf Departemen Manajemen antara lain: a.
Mengetik surat masuk keluar b.
Mengarsip surat keluar c.
Memberikan KRS KHS mahasiswa d.
Menstempel Skripsi mahasiswa yang telah ditandatangani oleh Ketua Departemen Manajemen
e. Menstempel persetujuan seminar proposal mahasiswa
f. Menstempel skripsi mahasiswa yang akan diuji diperbanyak
g. Memasukkan nilai ujian semester mahasiswa ke kartu evaluasi belajar
h. Mengetik daftar alumni Departemen Manajemen
i. Mengerjakan Dikti untuk Departemen Manajemen
j. Membuat transkip sementara mahasiswa yang akan ujian komprehensif
k. Mengetik transkip asli dan SKTL mahasiswa yang telah selesai tamat.
C. Komunikasi Perkantoran 1.
