G. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah
sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genapganjil.
2.
Perkuliahan semester genapganjil. 3.
Ujian mid semesterujian semester genapganjil 4.
Wisuda mahasiswa
Universitas Sumatera Utara
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Manajemen Perkantoran
Menurut Terry Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka
yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari
sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalu using.
Manajemen perkantoran sangatlah penting bagi setiap perusahaan, karena itu setiap perusahaan ataupun individu yang berada didalamnya haruslah dapat memahami
terlebih dahulu apa sebenarnya manajemen perkantoran tersebut. Adapun manajemen ini dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan- tujuan, sasaran-sasaran dan
kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi.
1. Defenisi manajemen perkantoran dari beberapa ahli:
a. Menurut William dan Ernest dalam Gie 2007:3 menyatakan bahwa
Manajemen Perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas – aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas seperti pengangkutan,
kepabrikan, pergudangan, dan penjualan.
Universitas Sumatera Utara
b. Menurut WH Evans dalam Sukoco 2007:3 menyatakan bahwa Manajemen
Perkantoran adalah fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan,
komunikasi dan ingatan organisasi. c.
The Liang Gie Dia mengatakanPada pokoknya manajemen perkantoran modern merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan mengatur
dan menyusun, mengarahkan memberikan arah dan petunjuk, mengawasi, dan mengendalikan melakukan kontrol sampai menyelenggarakan secara
tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work pekerjaan perkantoran”.
Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi rangkaian kegiatan:
1.
Tata penyelenggaraan;
2.
Pelaksanaan secara efesien;
3.
Pengendalian, pengawasan dan pengarahan
4.
Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.
2. Fungsi Manajemen Perkantoran antara lain:
a. Fungsi Perencanaan
Menurut Siagian 2007:35, fungsi perencanaan merupakan langkah konkret yang pertama-tama diambil dalam usaha pencapaian tujuan, artinya perencanaan
merupakan usaha konkretisasi langkah-langkah yang harus ditempuh yang dasar- dasarnya telah diletakkan dalam strategi organisasi.
Menurut Quible dalam Sukoco 2001:9, tujuan fungsi perencanaan adalah:
Universitas Sumatera Utara
1 Mengembangkan tujuan dan sasaran dari masing – masing fungsi serta layanan
kantor, termasuk lingkungan, telekomunikasi, arsip, dan lain-lain. 2
Selalu mengikuti perkembangan terbaru dalam bidang perkantoran dengan melakukan perubahan-perubahan yang diperlukan untuk menciptakan layanan
dan fungsi kantor yang efektif dan efisien. 3
Menganalisis kebutuhan guna mendesain serta mengimplementasikan secara total fungsi dan layanan kantor yang baru.
4 Memudahkan pengawasan.
Jenis-jenis perencanaan terbagi atas tiga bagian, yaitu:
1. Perencanaan Jangka Pendek adalah perencanaan yang meliputi jangka waktu
sampai satu atau dua tahun dan tidak membutuhkan perincian yang sangat mendetail.
Contoh : Perencanaan kebutuhan pokok tiap hari atau tiap minggu. 2.
Perencanaan Jangka Menengah adalah suatu rencana yang bersifat sementara dan lebih mudah berubah dibandingkan rencana jangka panjang. Rencana
jangka menengah biasanya meliputi periode satu hingga lima tahun dan terutama penting bagi manajer menengah dan manajer lini.
Contoh : Melatih mahasiswa mengikuti perkembangan manajemen semua aspek. 3.
Perencanaan Jangka Panjang adalah perencanaan yang memiliki sasaran dan tindakan yang disarankan yang meliputi jangka waktu lebih lama, paling sedikit
lima tahun dan membutuhkan pertimbangan secara lebih mendetail agar lebih matang.
Universitas Sumatera Utara
Pada Departemen Manajemen, perencanaan sudah disusun dengan baik dilihat dari layanan kantor termasuk lingkungan, telekomunikasi, arsip dan
lainnya. Misalnya, membuat ruangan untuk bagian arsip tersendiri, lingkungan yang didesain sedemikian indah agar kinerja di dalam Departemen tersebut dapat
terlaksana dengan baik. Membuat suatu kebijakan yang menjamin tercapainya tujuan dan sasaran perubahan dan mendesain sistem serta prosedur administrasi
baru merupakan juga perencanaan yang dibuat pada departemen manajemen. Pada Departemen Manajemen ini, perencanaan jangka pendek
meliputi dari merencanakan pembelian kebutuhan-kebutuhan untuk memenuhi tercapainya kegiatan didalam Departemen ini. Misalnya saja
pembelian kebutuhan pada ATK. Sedangkan perencanaan jangka menengah, misalnya melakukan atau melatih mahasiswa dalam mengikuti
perkembangan Manajemen di setiap aspek. Baik dalam aspek perencanaan, pengorganisasian, pengarahan serta pengawasan. Dan perencanaan jangka
panjang meliputi mempersiapkan tenaga ahli dibidang bisnis dan manajemen untuk menghasilkan manajer yang profesional dalam berbagai
bidang bisnis dalam rangka memenuhi perkembangan yang pesat dari bisnis dan industri, terutama untuk perkembangan ekonomi di wilayah Sumatera
Utara, serta di wilayah Asia umumnya. b.
Fungsi Pengorganisasian Menurut Siagian 2007:60, fungsi pengorganisasian merupakan keseluruhan
proses pengelompokkan orang – orang, alat – alat, tugas – tugas, serta wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang
Universitas Sumatera Utara
dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan yang utuh dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Menurut Quible dalam Sukoco 2001:9, tujuan fungsi pengorganisasian adalah:
1 Menjelaskan cara yang paling efektif bagi pegawai dalam menjalankan
tugasnya. 2
Mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien. 3
Meningkatkan produktivitas organisasi maupun perusahaan. Pengertian struktur organisasi adalah adalah Suatu susunan dan
hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.
Pada Departemen Manajemen, perencanaan sudah disusun dengan baik dilihat dari layanan kantor termasuk lingkungan, telekomunikasi, arsip dan
lainnya. Misalnya, membuat ruangan untuk bagian arsip tersendiri, lingkungan yang didesain sedemikian indah agar kinerja di dalam Departemen tersebut dapat
terlaksana dengan baik. Membuat suatu kebijakan yang menjamin tercapainya tujuan dan sasaran perubahan dan mendesain sistem serta prosedur administrasi
baru merupakan juga perencanaan yang dibuat pada departemen manajemen. Pada Departemen Manajemen ini, perencanaan jangka pendek meliputi dari
merencanakan pembelian kebutuhan-kebutuhan untuk memenuhi tercapainya kegiatan didalam Departemen ini. Misalnya saja pembelian
kebutuhan pada ATK. Sedangkan perencanaan jangka menengah, misalnya melakukan atau melatih mahasiswa dalam mengikuti perkembangan
Manajemen di setiap aspek. Baik dalam aspek perencanaan,
Universitas Sumatera Utara
pengorganisasian, pengarahan serta pengawasan. Dan perencanaan jangka panjang meliputi mempersiapkan tenaga ahli dibidang bisnis dan
manajemen untuk menghasilkan manajer yang profesional dalam berbagai bidang bisnis dalam rangka memenuhi perkembangan yang pesat dari bisnis
dan industri, terutama untuk perkembangan ekonomi di wilayah Sumatera Utara, serta di wilayah Asia umumnya.
c. Fungsi Pengarahan
Menurut Siagian 2007:95, fungsi pengarahan didefinisikan sebagai keseluruhan usaha, cara, teknik dan metode untuk mendorong para anggota organisasi agar
mau dan ikhlas bekerja dengan sebaik mungkin demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien, efektif dan ekonomis.
Menurut Quible dalam Sukoco 2001:10, tujuan fungsi pengarahan adalah:
1 Mendesain sistem komunikasi yang efektif antarunit
2 Menjamin terpenuhnya pegawai dengan kebijakan dan prosedur organisasi.
3 Menjamin tercapainya kinerja pegawai yang telah direncanakan.
Pada Departemen Manajemen, pengarahan dari rencana dan program kerja yang telah disusun dan ditetapkan sebagai penjabaran strategi dasar pada departemen ini sudah
dijalankan. Prosedur yang ditetapkan pada Departemen ini telah dijalankan. Selain dari prosedur kerja, adapun sistem komunikasi antarunit lain juga terjalin dengan baik. Seperti
didalam interaksinya dengan orang – orang, baik dalam satu satuan kerja tertentu maupun departemen lain.
Universitas Sumatera Utara
Pada Departemen Manajemen, dipimpin oleh Dr. Isfenti Sadalia, SE, M.E sebagai Ketua Departemen Manajemen dan Dra. Marhayani, M.Si sebagai Sekretaris Departemen
Manajemen. Pada Departemen Manajemen mempunyai 42 tenaga pengajar. Tenaga pengajar pada Departemen ini terdiri dari 28 tenaga pengajar wanita dan 14 tenaga
pengajar laki-laki dan mempunyai 3 pegawaistaf yang akan membantu segala aktivitas yang dilakukan pada departemen ini.
Struktur Organisasi pada Departemen Manajemen Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 3.1. berikut ini :
Universitas Sumatera Utara
Sumber : Departemen Manajemen Universitas Sumatera Utara 2013
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Departemen Manajemen Universitas Sumatera Utara
Ketua Program Studi S1 Manajemen Dr.Endang Sulistya Rini,SE,M.Si
NIP. 19620513 199203 2 001 Sekretaris Program Studi S1
ManajemenDra.Friska S, M.Si NIP.19620117 198603 2
002
Staf Administrasi OK. Rafii
NIP. 19610823 198203 1 002 Staf Administrasi
Melvina Sari NIP. 19820905 200910 2 001
Staf Administrasi Nurailah,Amd
NIP. 19650618 200810 2 001
Ketua Departemen S1 Manajemen Dr. Isfenti Sadalia,SE ME
NIP. 19671019 199303 2 002
Sekretaris Departemen S1 Manajemen
Dra. Marhayanie,M.Si NIP. 19580427 198503 2 002
Universitas Sumatera Utara
Struktur organisasi pada Departemen Manajemen yang dipimpin oleh Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME sebagai Ketua Departemen S1 Manajemen mempunyai wewenang
terhadap Sekretaris Departemen S1 Manajemen, Ketua Program Studi S1 Manajemen dan pegawaistaf nya. Wewenang itu seperti mengadakan rapat yang dipimpin langsung oleh
Ketua Departemen S1 Manajemen. Setiap wewenang yang dilakukan oleh Ketua Departemen ini haruslah selalu disertai dengan ketaatan bawahan nya. Dengan adanya
rasa taat yang dilakukan bawahan terhadap suatu wewenang akan memperlancar segala aktivitas didalam nya. Wewenang itu bukan saja hanya dari Ketua Departemen S1
Manajemen ini, melainkan wewenang itu bisa dari Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi S1 Manajemen. Seperti, menggerakkan kepada staf-staf nya
agar memeriksa judul skripsi yang akan dipilih. Judul skripsi tersebut haruslah dengan judul terbaru agar tidak ada mahasiswa yang melakukan plagiat pada skripsi orang lain.
d. Fungsi Pengawasan
Menurut Siagian 2007:125, fungsi pengawasan merupakan proses pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi guna lebih menjamin bahwa semua
pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Menurut Quible dalam Sukoco 2001:10, tujuan fungsi pengawasan adalah:
1 Menjamin terlaksananya metode dan prosedur pengawasan secara efektif dan
efisien. 2
Mengembangkan prosedur yang efisien dalam menjadwalkan kerja. 3
Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mengontrol kuantitas dan kualitas pekerjaan yang dilakukan pegawai.
Universitas Sumatera Utara
Pada Departemen Manajemen, pengarahan dari rencana dan program kerja yang telah disusun dan ditetapkan sebagai penjabaran strategi dasar pada departemen ini sudah
dijalankan. Prosedur yang ditetapkan pada Departemen ini telah dijalankan. Selain dari prosedur kerja, adapun sistem komunikasi antarunit lain juga terjalin dengan baik. Seperti
didalam interaksinya dengan orang – orang, baik dalam satu satuan kerja tertentu maupun departemen lain.
Pada Departemen Manajemen tidak terlepas dari penerapan yang ada di dalam manajemen perkantoran agar sistem kerjasama dilakukan dalam melaksanakan berbagai
aktivitas sebagai upaya untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan. Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Departemen ini sudah baik dilihat dari mampu nya
mengurangi hambatan-hambatan yang terjadi pada Departemen ini.
3. Defenisi dan Fungsi Kantor
a. Defenisi Kantor
Secara etimoligis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan
sebagainya. Dalam bahasa Inggeris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan service, posisi, atau ruang tempat kerja.
Berdasarkan hal tersebut, maka lebih lanjut dapat dijelaskan bahwa kantor menurut Sedarmayanti 2001:2 adalah:
1. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi. 2. Proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah,
menyimpan sampai menyalurkanmendistribusikan informasi.
Universitas Sumatera Utara
b. Fungsi Kantor Menurut Mills dan Oliver dalam Gie 2007:16 Fungsi kantor adalah sebagai
segenap rangkaian aktivitas seperti menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam setiap organisasi. i.
Menghimpun Yaitu kegiatan – kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimanapun sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.
ii. Mencatat
Yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis, keterangan – keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca,
dikirim, dan disimpan. iii.
Mengolah Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan
maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. iv.
Menggandakan Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah
yang diperlukan. v.
Mengirim Yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
kepada pihak lain.
Universitas Sumatera Utara
vi. Menyimpan
Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Pada Departemen Manajemen, fungsi kantor sudah diterapkan pada kerja setiap pegawaistaf nya. Keseluruhan aspek fungsi kantor dilaksanakan dengan
baik. Misalnya, pada Departemen ini seluruh aktivitas baik mencatat seluruh kegiatan yang penting untuk dicek kembali oleh atasan maupun mengolah
keterangan-keterangan yang dapat dijadikan sebagai sample atau contoh dikemudian hari untuk mempermudah pekerjaan stafpegawai nya. Kegiatan yang
dilakukan sudah sesuai dengan bentuk kajian, itu bertujuan agar kegiatan yang berlangsung didalam sudah terpenuhi dengan baik.
B. Pekerjaan Perkantoran
Kategori