b. Pendelegasian tugas dari ketua departemen dan lain-lain yang berhubungan
dengan Departemen Manajemen.
3
Staf Departemen Manajemen
Deskripsi Pekerjaan Staf Departemen Manajemen antara lain: a.
Mengetik surat masuk keluar b.
Mengarsip surat keluar c.
Memberikan KRS KHS mahasiswa d.
Menstempel Skripsi mahasiswa yang telah ditandatangani oleh Ketua Departemen Manajemen
e. Menstempel persetujuan seminar proposal mahasiswa
f. Menstempel skripsi mahasiswa yang akan diuji diperbanyak
g. Memasukkan nilai ujian semester mahasiswa ke kartu evaluasi belajar
h. Mengetik daftar alumni Departemen Manajemen
i. Mengerjakan Dikti untuk Departemen Manajemen
j. Membuat transkip sementara mahasiswa yang akan ujian komprehensif
k. Mengetik transkip asli dan SKTL mahasiswa yang telah selesai tamat.
C. Komunikasi Perkantoran 1.
Arti Komunikasi Menurut Boove dalam Sukoco 2007:49, komunikasi didefinisikan
sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila
Universitas Sumatera Utara
pesan tersebut dapat dimengerti tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut.
Pada Departemen Manajemen, komunikasi yang digunakan sudah efektif karena penyampaian pesanwarkat yang dilakukan baik oleh atasan
kepada staf maupun staf kepada mahasiswa nya mudah dimengerti sehingga didalam pemberian pesanwarkat si penerima pesan bertindak sesuai dengan
pesan yang telah disampaikan.
2.
Bentuk Komunikasi i.
Komunikasi Intern Menurut Broaded dalam Gie 2007:67, untuk menyederhanakan
penyebutan, hubungan-hubungan didalam lingkungan organisasi sendiri dapat disebut komunikasi intern.
Komunikasi itu dapat dibedakan dalam dua macam, yaitu: a.
Hubungan Tegak Vertikal Adalah proses menyampaikan sesuatu warta dari pihak pimpinan
kepada para pegawai vertikal ke bawah maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan vertikal keatas.
b. Hubungan Datar Horizontal
Adalah hubungan diantara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat.
Pada Departemen Manajemen, bentuk komunikasi vertikal dan horizontal sama-sama digunakan dalam beberapa hal. Misalnya, bentuk
Universitas Sumatera Utara
hubungan vertikal kebawah ketika ketua departemen manajemen atasan memberi perintah maupun petunjuk kepada staf nya untuk mengerjakan
sesuatu seperti mengetik surat. Dan bentuk komunikasi vertikal keatas ketika staf meminta atasan ketua prodi manajemen untuk menandatangani
KRS dan lainnya. Untuk hubungan horizontal seperti komunikasi antara ketua departemen
manajemen dengan ketua departemen lainnya
ii. Komunikasi Ekstern Menurut penelitian yang telah dilakukan penulis, komunikasi yang bersifat
eksternal pada Departemen Ekonomi Manajemen Universitas Sumatera Utara dengan berbagai pihak yaitu:
1. Hubungan dengan setiap mahasiswa
Misalnya, dalam mengurus KRS dan KHS, dalam mengurus seminar proposal maupun skripsi dan lainnya.
2. Hubungan dengan setiap departemen lain.
Misalnya, dengan pemberian informasi yang akurat dari departemen lain sekaligus menjalin kerjasama yang baik pada departemen lain.
3. Komunikasi yang Efektif
i. Arti komunikasi yang efektif
Menurut Thomas dan Schmidt dalam Sukoco 2007:51, komunikasi yang efektif akan meningkatkan produktivitas, baik bagi pegawai maupun
perusahaan. Dengan memiliki ketermpilan berkomunikasi yang baik, kita
Universitas Sumatera Utara
akan dapat mengantisipasi masalah membuat keputusan dan mengoordinasikan arus kerja.
ii. Manfaat Komunikasi yang Efektif
Menurut Quible dalam Sukoco 2007:52 mengilustrasikan 8 manfaat komunikasi yang efektif seperti berikut:
1 Pemecahan masalah lebih cepat
2 Keputusan yang lebih kuat
3 Meningkatkan produktivitas
4 Arus kerja yang lebih siap dan efektif
5 Hubungan bisnis yang lebih kuat
6 Materi promosi yang lebih jelas
7 Meningkatkan citra profesional
8 Meningkatkan tanggapan stakehoders
Pada Departemen Manajemen, komunikasi yang dilakukan sudah efektif. Selain dilihat dari pemberian pesan yang mudah dimengerti oleh
penerima pesan, bentuk komunikasi baik intern maupun ekstern sudah efektif. Komunikasi yang efektif sudah terjalin pada departemen. Jika
departemen ini terus meningkatkan komunikasi nya agar semakin lebih efektif, pastilah departemen ini dapat meningkatkan produktivitas yang
lebih baik, hubungan kepada departemen lainnya akan semakin kuat.
Universitas Sumatera Utara
4. Asas Komunikasi
Mills dan Oliver dalam Gie 2007:65 mengemukakan empat asas pokok komunikasi sebagai berikut:
a. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain.
Komunikasi hanya bisa terjadi di antara orang-orang. Oleh karena itu, penting sekali memperhatikan dan berfikir dalam rangka faktor ini.
b. Orang hanya bisa memahami tentang suatu hal jika menghubungkannya dengan hal lain yang telah dimengerti.
Dalam berbicara atau menulis kepada orang lain, perlulah mempertimbangkan mengenai apa yang telah diketahuinya.
Misalnya, seorang ahli hukum dalam melakukan komunikasi dengan orang biasa tidak boleh semau-maunya mempergunakan istilah-istilah hukum yang
tidak dimengerti orang biasa.
c. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti.
Pengirim warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pihak penerima bilamana wartanya tidak dimengerti. Kemungkinan sekali pengirim warta
tidak memilih kata-kata yang tepat atau tidak memberikan penjelasan yang memadai.
d. Orang yang tidak mengerti dalam menerima wartapesan mempunyai suatu kewajiban untuk meminta penjelasan.
Universitas Sumatera Utara
Penerima warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pihak pengirim bilamana wartanya tidak dimengerti. Mungkin ia memerlukan penjelasan
tambahan yang harus dimintanya. Pada Departemen Manajemen, atasan memahami asas-asas
komunikasi dalam melaksanakan tugasnya. Dilihat dari persoalan yang ada pada departemen ini, dimana atasan mampu menyelesaikan segala persoalan
yang ada. Walaupun didalam penyelesaian persoalan masih sulit untuk diselesaikan.
5. Arti Komunikasi Perkantoran
Menurut Geoffrey Mills dalam Gie 2007:63, komunikasi perkantoran adalah salah satu dari fungsi – fungsi pokok kantor dan suatu
proses yang penting bagi semua bentuk perusahaankantor menentukan sarana apa yang akan dipakai.
Pada Departemen Manajemen, sarana sebagai penunjang untuk meningkatkan kinerja baik untuk atasan maupun staf-staf nya sudah
dikatakan baik. Dimana disetiap bagian telah tersedia alat penunjang kinerja. Misalnya, komputer yang ada di bagian staf, infokus yang
disediakan pada ruang rapat dan seminar dan alat tulis kantor yang tersedia disetiap meja baik pada meja atasan maupun staf nya.
Universitas Sumatera Utara
6. Jenis – jenis Komunikasi Perkantoran
Suatu pembagian jenis-jenis komunikasi perkantoran yang sistematis menurut J. C. Denyer dalam Gie 2007:63 yang membedakannya dalam:
a Sistem Komunikasi Tulisan Written Communication
Meliputi: surat yang dikirim melalui pos atau petugas penghantar sendiri, telegram, dan warkat tertulis lainnya.
b Sistem Komunikasi Lisan Oral Communication
Meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun dalam kantor sendiri, radio, atau hanya corong suara.
c Sistem Mekanis Mechanical System
Meliputi pipa udara, ban berjalan, teleks sampai televisi.
d Sistem Panggilan Petugas Staff Location System
Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari, menemukan, dan memanggil seseorang petugas dalam suatu lingkungan bangunan atau badan usaha yang luas seperti
misalnya manajer produksi di beberapa pabrik atau dokter di rumah sakit. Sarananya meliputi sistem radio, pengeras suara, bunyi bel, atau tanda lampu.
Pada Departemen Manajemen, menyampaikan suatu pesan yang menggunakan segala komunikasi dalam berinteraksi agar orang yang menerima pesan dapat mengerti
dengan pesan yang disampaikan. Pada departemen manajemen ini komunikasi yang
digunakan adalah sistem komunikasi tulisan dan sistem komunikasi lisan. Sistem komunikasi tulisan
, misalnya mengirim surat, telegram maupun staf manajemen yang
menghantarkan surat itu sendiri. Sistem komunikasi lisan itu sendiri pada departemen ini
Universitas Sumatera Utara
seperti menggunakan telepon untuk menghubungkan keluar maupun kedalam departemen itu sendiri.
D. Tata Ruang Perkantoran a
