41 kantor. Semakin berharga sesuatu bagi perusahaan, semakin penting
mengapa keamanan harus diberikan. Rowh dalam Sukoco
memberikan beberapa saran berkaitan dengan keamanan kantor
36
;
a. Penggunaann shredder
b. Penggunaan pengaman komputer
c. Penggunaan pencatat waktu untuk mencegah pegawai
„mencuri‟ waktu kerja.
d. Sistem keamanan yang terintegrasi
e. Penyimpanan data komputer dengan penggunaan password.
2.3. Kantor Tata Usaha
2.3.1. Pengertian Tata Usaha
Kegiatan administratif kantor merupakan kegiatan yang terus- menerus dilakukan dalam suatu organisasi. Hal tersebut berfungsi dalam
menunjang dalam pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan. Kegiatan administratif membutuhkan pegawai agar pekerjaan dapat berjalan secara
efisien dan efektif. Oleh karena itu dibutuhkan tenaga kerja bagian pekerjaan perkantoran atau yang disebut tata usaha.
Menurut Gie mendefinisikan bahwa
tata usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim
dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.
37
Adapun uraian dari kegiatan tersebut adalah sebagai berikut:
36
Ibid., hal. 223.
37
The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, hal. 16.
42
1 Menghimpun
Merupakan kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan-keterangan yang tadinya belum ada
atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila mana diperlukan.
2
Mencatat Merupakan kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan
tulis keterangan-keterangan
yamengolang diperlukan
sehingga terwujus tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
3 Mengolah
Merupakan bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan- keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih
berguna. 4
Mengganda Merupakan kegiatan memperbanyak dengan perbagai cara dan
alat sebanyak jumlah yang diperlukan. 5
Mengirim Merupakan kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan
alat dari datu pihak ke pihak yang lain. 6
Menyimpan Merupakan kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat di
tempat tertentu yang aman.
Berbagai kegiatan yang telah disebutkan dilakukan guna menunjang pencapaian tujuan organisasi. Setiap organisasi baik dari tingkat pimpinan
tertinggi sampai terendah sekali pun membutuhkan tata usaha. Setiap bagian- bagian dalam tata usaha saling berhubungan untuk kesatuan tata kerja sebuah
organisasi yang ada dalam rangka mencapai memberi layanan kepada pihak tertentu yang saling membutuhkan informasi.
2.3.2. Peranan dan pencirian tata usaha
Pelaksanaan kegiatan operasional kantor dan dalam organisasi mana pun tentu dilaksanakan tata usaha. Menurut Gie
menguraikan peranan pokok tata usaha antara lain melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif
untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi, menyediakan keterangan-
43
keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat dan membantu kelancaran
perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
38
Kaitannya dengan peranan tata usaha yang diungkapkan sebelumnya maksud dari melayani pekerjaan operatif untuk pencapaian tujuan adalah
bagaimana tata usaha menyediakan informasi-informasi yang diperlukan melalui berbagai kegiatan pokok tata usaha. Informasi-informasi yang
digunakan dapat membantu dalam pencapaian tujuan yang diinginkan. Berkaitan dengan penyediaan informasi bagi pimpinan ini digunakan sebagai
alat kontrol bagi pimpinan untuk mengambil suatu keputusan dan kebijakan tertentu. Akhirnya kegiatan tata usaha berperan dalam keseluruhan kegiatan
yang memperlancar kegiatan kantor maksudnya adalah fungsi dari tata usaha itu sendiri sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen yang diperlukan dalam
kegiatan yang berjalan guna mencapai tujuan organisasi. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan tata usaha menjadikan dasar
dalam pelaksanaan dan pemahaman dari tata usaha. Gie membagi
beberapa ciri-ciri dari tata usaha
39
adalah sebagai berikut:
a. Bersifat pelayanan
Tata usaha merupakan pekerjaan pelayanan. Tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan
dari sesuatu organisasi.
b. Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi
38
The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, hal. 20.
39
The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, hal. 21.
44
Ciri yang kedua berarti tata usaha diperlukan dimana mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi.
c. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.
Tata usaha dilaksanakan oleh semua orang dalam setiap organisasi terlepas daripada apakah tugas pokok masing-masing
anggota orgnanisasi itu.
Sejalan dengan pemikiran Gie, Nuraida juga mengungkapkan
garis besar tata usaha mempunyai tiga peranan pokok
40
, yaitu sebagai berikut:
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan
organisasi. 2.
Menyediakan data danatau informasi bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
3. Membantu menjaga keseimbangan dan kelancaran perkembangan
organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa apapun ciri-ciri yang ada pada tata usaha yang penting ialah tata usaha tidak dapat berdiri sendiri
namun membutuhkan bagian lain yang mana membutuhkan pula suatu perencanaan dan pengendalian dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.
Tata usaha diperuntukkan bagi unit-unit yang membutuhkan dan saling bekerjama antar unit tersebut dalam mencapai tujuan. Berbagai peranan akan
bermanfaat secara optimal jika dalam pelaksanaannya dilaksanakan secara efektif dan efisien.
2.4. Pengaturan peralatan dan perabot kantor
