Pengaturan peralatan dan perabot kantor

44 Ciri yang kedua berarti tata usaha diperlukan dimana mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. c. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi. Tata usaha dilaksanakan oleh semua orang dalam setiap organisasi terlepas daripada apakah tugas pokok masing-masing anggota orgnanisasi itu. Sejalan dengan pemikiran Gie, Nuraida juga mengungkapkan garis besar tata usaha mempunyai tiga peranan pokok 40 , yaitu sebagai berikut: 1. Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi. 2. Menyediakan data danatau informasi bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. 3. Membantu menjaga keseimbangan dan kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa apapun ciri-ciri yang ada pada tata usaha yang penting ialah tata usaha tidak dapat berdiri sendiri namun membutuhkan bagian lain yang mana membutuhkan pula suatu perencanaan dan pengendalian dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Tata usaha diperuntukkan bagi unit-unit yang membutuhkan dan saling bekerjama antar unit tersebut dalam mencapai tujuan. Berbagai peranan akan bermanfaat secara optimal jika dalam pelaksanaannya dilaksanakan secara efektif dan efisien.

2.4. Pengaturan peralatan dan perabot kantor

2.4.1. Pengenalan peralatan kantor Pengerjaan kegiatan administratif kantor yang ada pada tata usaha diperlengkapi dengan adanya peralatan dan perlengkapan yang dapat 40 Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, . Yogyakarta, hal. 1-2. 45 membantu dan memudahkan setiap pekerjaan. Adapun peralatan dan perlengkapan yang digunakan pegawai hendaknya diatur sedemikian rupa sehingga dalam hal ini peralatan dan perlengkapan kantor mudah dijangkau keberadaannya. Oleh karena itu untuk kelancaran dalam pelaksanaan pekerjaan tidak hanya dibutuhkan fungsi dan peranan sumber daya manusia namun juga bergantung pada setiap peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam kegiatan operasional. Menurut Nurasih dan Rahayu “fasilitas kantor dengan mesin -mesin modern bertujuan untuk mencapai produktifitas pekerjaan kantor yang seefisien mungkin secara tenaga, biaya maupun waktu” 41 . Laksmi menambahkan “pemeliharaan peralatan, perabotan, dan gedung kantor perlu diperhatikan oleh semua pekerja. Untuk peralatan tertentu, seperti komputer, listrik, gedung, sofa, karpet perawatannya membutuhkan keahlian tertentu, tidak bisa dilakukan oleh s embarang orang”. 42 Pengertian perlengkapan atau peralatan kantor office equipment menurut Ensiklopedi Administrasi dalam Nurasih dan Rahayu segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha atau adminitrasi, yang terdiri perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor 43 . Perabot kantor terdiri atas lemari, lemari arsip, lemari 41 Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang,Dunia Cerdas,Jakarta, hal. 53. 42 Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, 2015,Manajemen Perkantoran Modern, Grafindo Persada, Jakarta, hal. 39. 43 Lina Nurasih dan Sri Rahayu, loc. cit. 46 katalog, lemari besi, meja, kursi, rak. Asbak dan perlengkapan lainnya yang diberikan kepada kerani-kerani perseorangan atau untuk umum. Berdasarkan penjelasan tersebut, dapat ditarik kesimpulan peralatan dan perlengkapan adalah benda yang digunakan untuk menyelesaikan tugas- tugas tata usaha yang dapat memberikan kelancaran dan memudahkan dalam pengerjaannya. Benda-benda tersebut membantu dalam kegiatan operasional kantor yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan-tujuan yang hendak dicapai. Dalam hal ini pencapaian tujuan dapat tercapai secara tidak langsung karena peralatan dan perlengkapan dapat membantu secara penyelesaian tugas-tugas dari suatu pekerjaan kantor. Menurut Nurasih dan Rahayu peralatan kantor digolongkan menjadi empat bagian, yaitu perabotan kantor Office Furniture, Bekal Kantor Office Supllies, Mesin-Mesin Kantor Office Machine, Interior atau Hiasan Kantor Office Ornament. 44 a. Perabotan kantor Office Furniture Perabotan kantor meliputi meja, kursi, rak, laci-laci, dan sebagainya baik yang terbuat dari kayu, besi maupun bahan lainnya yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khususnya untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratif. Perabot kantor yang dibutuhkan dalam kegiatan tata usaha diantaranya: 44 Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang,Dunia Cerdas,Jakarta, hal. 53. 47 - Pesawat telepon - Meja tulis atau kerja, lemari serta brankas yang dapat dikunci - Meja komputer, mesin ketik, mesin fax dengan rak tempat persediaan kertas - Filling cabinet tempat menyimpan arsip dan surat-surat - Rak atau lemari buku - Kotak tempat meletakkan disposisi formulir, tindak lanjut atau pengingat - Buku sumber informasi atau catatan sumber informasi Dalam pelaksanaan kerja kantor tata usaha membutuhkan dukungan salah satunya adalah perabot kantor yang tepat dan memadai untuk penyelesaian tugas administratifnya. Dengan dapat memiliki perabotan yang ada dapat mendukung kegiatan dan pekerjaan dapat berfungsi secara optimal. b. Bekal Kantor Office Supllies Penggolongan yang termasuk dalam bekal kantor yaitu kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus, dan termasuk peralatan habis pakai lainnya. Adapun yang dapat menunjang pekerjaan kantor adalah sebagai berikut: - Pita mesin ketik, tinta mesin fax, tinta printer, peruncing pensil, pensil serta peralatan tulis lainnya, penghapus, cairan penghapus. - Alat pelubang kertas, alat penyatu kertas, lem, selotip, penggaris, gunting, pisau pembuka suart, lak stasil, stempel. - Pisau lipat, stapler, tancapan surat, pengungkit kawat jepret, keranjang sampah. Bekal kantor ini akan lebih baik digunakan secara efisien dan membutuhkan pengisian atau pembelian bekal kantor secara berkelanjutan dan memiliki persediaan lainnya. Jangan sampai menunggu bekal kantor sampai habis. Hal ini akan menghambat 48 pekerjaan kantor karena apabila dibutuhkan dalam keadaan urgent akan kesulitan dalam memenuhinya. c. Mesin-Mesin Kantor Office Machine Adapun yang termasuk dalam mesin-mesin kantor ialah semua benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas tata usaha, seperti untuk mencatat, mengganda, mengolah kata yang bekerja secara otomatis, mekanis, sistematis, elektris, elektronik, magnetik, di mana tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor. Beberapa mesin yang dipergunakan dalam kegiatan administratif ialah: - Mesin yang dipergunakan keperluan surat menyurat Mailing Equipment salah satunya komputer. - Mesin yang dipergunakan untuk mencetak printer. - Mesin yang digunakan untuk menggandakan mesin foto kopi atau duplicator - Mesin yang digunkaan untuk komunikasi Communication Machine, diantaranya pesawat telepon serta fax. - Mesin yang digunakan untuik mendikte Dictating Machine. - Mesin yang digunakan untuk mengetik Type Writer. - Mesin yang digunakan untuk menghitung Calculating Machine. d. Interior atau Hiasan Kantor Office Ornament Merupakan perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor. Dalam hal ini meliputi ventilasi, plafon, penerangan, jendela, serta hiasan kantor. Pada dasarnya, hiasan kantor adalah benda kantor yang pada umumnya ditujukan untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor yang secara tidak langsung memengaruhi kinerja di dalam kantor. 49 Beberapa pengklasifikasian dari peralatan yang ada dapat dilihat bahwa peralatan kantor terbagi kedalam empat jenis baik dari peralatan, bekal, mesin dan interior kantor. Pengklasifikasian tersebut telah disebutkan beberapa alat yang ada didalamnya. Pembagian dari masing-masing jenis tersebut dibagi kedalam klasifikasi yang hampir memiliki kegunaan maupun jenis yang sama yang digunakan untuk menunjang pengerjaan administratif guna mencapai tujuan organisasi. Peralatan dan benda-benda yang sudah terbagi tersebut sangatlah membantu dalam bekerja bagi seorang staff. Tanpa adanya peralatan dan perlengkapan yang ada maka setiap pekerjaan tidak dapat terselesaikan dengan mudah dan cepat. Oleh karena itu dalam penataan ruang kantor benda ini juga dalam penempatannya akan mempengaruhi cara kerja pegawai tata usaha. Selain itu, pemilihan peralatan kantor harus disesuai kan dengan kebutuhan staff kantor baik dilihat dari sifat dan jenis pekerjaan masing-masing staff. Jenis pekerjaan staff akan menentukan peralatan yang digunakan mereka. Jadi, perlu dipertimbangkan keefektifan dan efisiensi yang ada pada kantor tersebut kaitannya dengan penggunaan peralatan kantor. 2.4.2. Pertimbangan memilih peralatan Berikut adalah faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam memilih peralatan kantor yang diterangkan oleh Quible dalam Sukoco diklasifikasikan menjadi tiga, yaitu pertimbangan peralatan, penjual, dan 50 perawatan 45 . Hal ini menjelaskan hanya kepada pertimbangan peralatan, yaitu: 1. Tujuan penggunaan peralatan, sebelum memilih peralatan tujuan hendaknya harus ditetapkan. 2. Menentukan peralatan yang sesuai, setelah peralatan ditentukan memilih merek peralatan yang akan digunakan juga menjadi pertimbangan. 3. Tingkat kegunaan peralatan, setelah beberapa merek diketahui tingkat kegunaan harus dipertimbangkan, apakah alat tersebut bisa diharapkan sesuai kebutuhan. 4. Spesifikasi peralatan, untuk beberapa peralatan spesifikasi harus ditentukan terlebih dahulu karena akan menyangkut penempatan peralatan ruangan, jumlah listrik yang dibutuhkan, pemasangan dan lain-lain. 5. Biaya peralatan, punya dampak yang signifikan terhadap pengembalian investasi perusahaan. 6. Proses operasional peralatan, beberapa tipe peralatan membutuhkan perlengkapan khusus, seperti alat foto kopi dan printer. 7. Fitur keamanan flesibilitas pralatan, fitur ini perlu untuk dipertimbangkan. 8. Kemudahan penggunaan peralatan, karena beberapa peralatan tidak mudah diguankan dan membutuhkan training tambahan. 9. Kecepatan operasi peralatan, kecepatan peralatan menjadi pertimbangan. 10. Standarisasi peralatan, penggunaan hanya beberapa merek peralatan akan menghasilkan peralatan 45 Badri Munir Sukoco, 2007, ManajemenAdministrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta, hal. 199. 51

2.5. Efisiensi kerja