16 kantor itu sendiri beserta fungsi-fungsi yang didapat akan mempermudah setiap
kegiatan yang akan dilakukan demi mencapai tujuan organisasi tersebut.
2.2. Tata Ruang Kantor
2.2.1. Pengertian Tata Ruang Kantor
Menurut Nurasih menyatakan bahwa
tata ruang kantor diambil dari kata yang berasal dari bahasa Inggris, office layout.
16
Istilah tersebut memiliki makna sebagai pengaturan semua yang berlaku terhadap perabotan,
permesinan, benda-benda yang berada di dalam ruangan tersebut. Selain itu, kegiatan adminitrasi dalam pekerjaan kantor menggunakan sebuah ruangan
yang dijadikan sebagai tempat bekerja baik ruangan terbuka maupun ruangan tertutup. Ruang kerja kantor merupakan tempat berlangsungnya semua proses
pekerjaan administrastif. Oleh karena itu dalam pengerjaan pekerjaan administratif diperlukan sebuah ruangan yang dapat melindungi keamanan
dokumen yang ada di sekolah karena bersangkutan dengan kegiatan operasional sekolah.
Tata ruang kantor yang baik apabila dalam penggunaannya disusun sedemikian rupa sehingga membantu dalam penyelesaian akan suatu pekerjaan.
Penyusunan ruang kerja kantor yang tepat dan penempatan peralatan yang digunakan dalam bekerja akan memudahkan setiap pegawai yang ingin
16
Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang,Dunia Cerdas,Jakarta, hal. 5.
17 menyelesaikan suatu pekerjaan. Oleh karena itu, pihak manajemen sekolah
perlu memperhatikan hal-hal dalam menyusun sebuah ruang kantor. Menurut Quible dalam Sukoco
tata ruang kantor adalah penggunaan ruang secara efektif serta mampu memberikan kepuasan kepada
pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi pegawai.
17
Littlefield and Peterson dalam Gie juga mengungkapkan arti
tata ruang kantor ialah penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia
18
. Sejalan dengan pemikiran Littlefield dan Peterson, Nuraida mendefinisikan
tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor
pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia, untuk memberikan sarana bagi pekerja
19
.
Untuk mendapatkan kantor yang efektif dan efisien diperlukan desain kantor yang standar, untuk mendesain kantor yang standar itu perlu
memperhatikan tiga hal pokok, yaitu peralatan, arus kerja dan pegawai. Sayuti menambahkan bahwa
selain mempertimbangkan peralatan, arus kerja dan pegawai, menata kantor juga harus mempertimbangkan kondisi lingkungan
fisik yang baik
20
.
17
Badri Munir Sukoco, 2007, ManajemenAdministrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta, hal. 189.
18
The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, hal. 186.
19
Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius,Yogyakarta, hal. 161.
20
Abdul Jalaluddin Sayuti, 2013,Manajemen Kantor Praktis,Alfabeta, Bandung, hal. 92.
18 Pengertian tata ruang kantor yang telah dikemukakan sebelumnya
dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor adalah penentuan akan kebutuhan- kebutuhan dan penggunaan sebuah ruang kerja kantor seperti peralatan dan
perabotan kantor pada luas lantai yang tersedia untuk memberikan sarana dan kepuasan dalam bekerja. Penempatan peralatan dan perlengkapan harus
dipertimbangkan agar tidak menggangu dalam penggunaannya. Bukan hanya dalam pengaturan akan kebutuhan dalam suatu ruangan kantor saja namun
didalam bekerja dapat memberikan dampak kepuasan tersendiri. Hal ini karena ketepatan dalam penempatan baik dari perabot, perlengkapan, peralatan serta
lingkungan fisik yang ada di kantor yang mendukung untuk bekerja secara menyenangkan. Keadaan yang seperti ini juga akan menguntungkan sekolah
karena pengerjaan akan tugas-tugas dapat terselesaikan secara efektif dan efisien.
2.2.2. Tujuan Tata Ruang Kantor
Penentuan dalam tata ruang akan memudahkan setiap penyelesaian pekerjaan yang ada. Oleh karena itu, pengaturan tata ruang kantor hendaknya
memiliki tujuan yang mendasari mengapa diadakannya kegiatan tersebut. Menurut Nuraida
tujuan dalam tata ruang kantor
21
adalah sebagai berikut:
1 Menggunakan ruangan untuk mendapatkan keuntungan ekonomis
yang besar. 2
Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staff yang bekerja.
3 Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
4 Memberikan kepuasan dan kenyamanan kerja.
21
IdaNuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, Yogyakarta, hal. 162.
19
5 Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai.
6 Memudahkan setiap gerakan para pegawai dari tempat
penyimpanan arsip. 7
Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi. 8
Menjauhkan pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras, gaduh, dan mengganggu dari pekerjaan yang membutuhkan suasana tenang
dan membutuhkan konsentrasi tinggi.
9 Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan
tamu perusahaan.
Mills dan Standingford dalam Gie juga mengemukakan
tujuan dari pengaturan tata ruang
22
adalah diantaranya:
1 Persyaratan peraturan perundangan-undangan dipenuhi.
2 Ruang digunakan sampai manfaat yang terbesar.
3 Pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlukan : tenaga
listrik, telepon, dan lain-lain. 4
Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang. 5
Pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja. 6
Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara. 7
Komunikasi dan arus kerja diperlancar. 8
Lalu lalang para juru tata usaha di antara meja -meja dan lemari- lemari arsip dipermudah.
9 Pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian
dipisahkan. 10
Saling mengganggu di antara para juru tata usaha dihindarkan. 11
Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu.
Berdasarkan beberapa pendapat yang telah dikemukakan oleh beberapa ahli maka dapat disimpulkan bahwa tujuan, dari penataan ruang
kantor dalam penelitian ini adalah memudahkan dan melancarkan penyelesaian pekerjaan administratif secara efektif dan efisien, ruangan dapat digunakan
secara optimal dan fleksibel, dan menciptakan kesatuan dalam bekerja antar
22
The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, hal. 189.
20 staff. Hal ini berorientasi pada kemudahan pegawai tata usaha dalam bekerja
menggunakan peralatan dan ruangan kantor. Disisi lain, penataan ruang kerja kantor tata usaha akan
menguntungkan pihak lain yang berkaitan. Seperti pimpinan dimana ia akan dapat dengan mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja pegawainya
karena adanya pengaturan tata ruang kantor yang baik. Bahkan pihak lain yang dapat merasakan kemudahan dalam mendapatkan informasi sesuai
kebutuhannya adalah tamu yang berkunjung. Mereka akan terbantu dengan adanya penataan ruang kantor yang efektif karena tidak perlu menghabiskan
banyak waktu dan tenaga untuk mendapat apa yang diperlukannya. Hal ini perlu diperhatikan pimpinan bagi kantor yang tujuannya memberikan
pelayanan bagi masyarakat. 2.2.3.
Manfaat Tata Ruang Kantor Pengaturan tata ruang dalam pelaksanaannya pastilah memiliki
beberapa manfaat yang akan didapatkan. Beberapa manfaat tersebut akan dijadikan pertimbangan diadakannya penataan tata ruang bagi sebuah kantor.
Ada beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari adanya penataan ruang kantor
23
menurut Gie antara lain:
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena
berjalan modar-mandir yang sebetulnya tidak perlu. b.
Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
23
The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, hal. 188.
21
c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien. Yaitu suatu
luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
d. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang
akan menemui suatu bagian tertentu.
Kelancaran dalam bekerja dengan membutuhkan waktu yang relatif sedikit serta penempatan peralatan dan perabot yang tepat. Sukoco menyatakan
bahwa
layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat
24
sebagai berikut:
1 Mengoptimalkan penggunaan ruang yang efektif.
2 Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.
3 Memberikan kesan yang positif terhadap masyarakat.
4 Menjamin efisiensi dari arus yang ada.
5 Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
6 Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan
melakukan perencanaan layout yang fleksibel.
Kesimpulan dari manfaat penataan tata ruang kantor adalah menciptakan kelancaran dalam proses pekerjaan sehingga tercapai efisiensi,
penggunaan ruang kantor secara optimal dan memberikan pelayanan yang terbaik bagi tamu yang datang.
Kegiatan yang tidak mampu memberikan manfaat bagi pihak yang mengadakannya akan menjadi sia-sia. Namun apabila perubahan tersebut dapat
memberikan manfaat yang besar bahkan keuntungan bagi semua pihak maka kegiatan tersebut perlu untuk dilaksanakan. Sama halnya dengan adanya
24
Badri Munir Sukoco, 2007, ManajemenAdministrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta, hal. 189.
22 penataan ruang kantor bagi tata usaha karena hal ini akan memberikan manfaat
baik bagi pihak intern organisasi maupun pihak ektern organisasi. 2.2.4.
Asas-Asas Tata Ruang Kantor Ruang kantor akan menjadi efektif apabila memperhatikan beberapa
hal yang dapat dijadikan pedoman dalam pelaksanaanya. Tata ruang merupakan faktor penting dalam membantu dalam kelancaran kegiatan kantor.
Semakin baik tata ruang kantor akan memberikan kenyamanan bagi karyawan dalam bekerja dan menyelesaikan tugas dan pekerjaannya. Oleh karena itu ada
beberapa asas yang perlu diperhatikan dalam menyusun tata ruang yang efektif dan efisien. Menurut Richard Muther dalam Nuraida
asas dalam menyusun tata ruang adalah sebagai berikut:
25
1. Asas jarak terpendek
Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, proses penyelesaian suatu pekerjaan diusahakan untuk menempuh jarak yang sependek-
pendeknya. Garis lurus antara dua titik adalah jarak terpendek. Dalam penyusunan tempat kerja dan penempatan alat-alat, hendaknya asas ini
dijalankan semaksimal mungkin. 2.
Asas rangkaian kerja Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, para pegawai dan
alat-alat kantor ditempatkan menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Jarak terpendek
25
IdaNuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, . Yogyakarta, hal. 165-166.
23 tercapai jika para pekerja atau alat-alat ditempatkan berderet-deret
menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Setiap langkah untuk menyelesaikan pekerjaan hendaknya bergerak maju, sedapat mungkin
tidak ada gerak mundur atau menyilang. 3.
Asas mengenai penggunaan segenap ruangan Seluruh ruangan yang ada dipergunakan sepenuhnya sehingga
tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai. Ruang itu tidak hanya berupa luas lantai ruang datar, melainkan juga ruangan yang vertikal
ke atas maupun ke bawah. 4.
Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, dimungkinkan
adanya perubahan atau penyusunan kembali apabila diperlukan, tanpa banyak kesulitan dan tidak memakan biaya besar.
5. Asas integrasi kegiatan
Tata ruang dan peralatan kantor harus mengintegrasikan kegiatan antarbagian dan interbagian yang ada dalam organisasi.
6. Asas keamanan dan kepuasan kerja bagi pegawai
Tata ruang dan peralatan kantor harus membuat pegawai dapat bekerja secara aman, nyaman, dan puas.
Berbagai asas tersebut akan sangat bermanfaat jika dapat dilaksanakan dalam penataan ruang kantor tata usaha. Setiap tindakan
hendaknya berpedoman pada beberapa asas tersebut agar diperoleh manfaat
24 yang sebesar-besarnya dan ketepatan dalam pencapaian tujuan dari organisasi
yang telah ditetapkan. Adapun manfaat yang diperoleh dari penerapan beberapa asas tersebut diantaranya dapat mengoptimalkan luas lantai yang
tersedia, memperoleh jarak yang terpendek yang memudahkan dalam pengerjaan, serta fleksibilitas yang tinggi dari adanya tempat yang dapat
diubah sewaktu-waktu jika diperlukan. 2.2.5.
Prinsip Tata Ruang Kantor Pengaturan yang baik perlu adanya sebuah prinsip yang hendak
dijadikan pedoman dalam penataan ruang kantor. Ketepatan dalam penataan merupakan hal yang hendak dicapai dalam kegiatan ini. Martinez dan Quible
dalam Sukoco mengemukakan
beberapa prinsip yang harus diperhatikan guna mendesain tata ruang kantor yang efektif
26
, antara lain: 1
Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi, dan pegawai dalam arus kerja.
2
Mengkondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus dan meminimalisir kemungkinan terjadinya crisscrossing dan
backcrossing.
3
Pegawai maupun tim kerja yang melakukan pekerjaan serupa harus ditempatkan dalam area yang berdekatan.
4
Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan publik harus ditempatkan berdekatan dengan pintu masuk kantor.
5
Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus ditempatkan di ruang kerja yang suasanya lebih tenang.
6
Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dila kukan dan peralatan khusus yang diperlukan masing-masing individu.
7
Furnitur dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan.
26
Badri Munir Sukoco, 2007, ManajemenAdministrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta, hal. 196.
25 8
Lorong harus nyaman dan lebar untuk mengantisipasi pergerakan yang efisien dari para pekerja. Pertimbangan keamanan harus
diberikan prioritas tinggi.
9
Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruangan kecil tertutup.
10
Posisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi, AC, kelembaban, dan kontrol suara.
11
Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang.
12
Pekerjaan harus datang pada pegawai bukan sebaliknya.
Sedangkan menurut Maryati menyatakan agar
tujuan tercapai maka penataan ruang kantor harus memperhatikan prinsip-prinsip berikut ini:
27
1 Pekerjaan harus mengalir secara terus menerus.
2 Fungsi sama atau berhubungan diletakkan berdekatan.
3 Pengaturan perkakas membuat pengawasan lebih mudah.
4 Tidak permanen, agar fleksibel jika terjadi perubahan.
5 Ada ruang yang cukup untuk bergerak atau berjalan.
6 Pekerjaan yang menimbulkan suara gaduh, misalnya bagian
produksi. 7
Ruang pimpinan dipilih yang tenang karena lebih banyak membutuhkan konsentrasi dalam bekerja.
8 Pengaturan tata letak membuat jarak tempuh lebih pendek
sehingga menghemat tenaga.
Sejalan dengan pemikiran maryati, Nurasih mengungkapkan juga
prinsip yang digunakan dalam tata ruangan
28
, yaitu:
1 Usahakan untuk menjadikan tata ruang yang bisa membuat aliran
pekerjaan menjadi sederhana.
27
Maryati, M. 2008. Manajemen Perkantoran Efektif. Yogyakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN.
28
Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang,Dunia Cerdas,Jakarta, hal. 132.
26
2 Ruang lantai harus terbebas dari semua rintangan.
3 Meja staff harus mudah terlihat oleh pimpinan.
4 Setiap
perlengkapan kerja
harus berada
dekat dengan
penggunanya. 5
Jumlah jalan atau koridor yang memadai pada setiap ruangnya dan luasnya harus memadai.
6 Semua ruangan dipastikan untuk mendapatkan penerangan yang
cukup. 7
Peralatan maupun mesin harus dipisahkan dari ruangan yang memerlukan ketenangan.
8 Tata ruang yang dibuat harus dibuat dengan nyaman.
Berdasarkan beberapa prinsip yang telah dikemukakan oleh beberapa pendapat para ahli dapat disimpulkan prinsip penataan ruang kerja meliputi
penataan ruangan yang cukup memadai dalam koridor untuk berjalan, pemisahan ruangan untuk pekerjaan yang menggangu pekerjaan yang
membutuhkan ketenangan, pengerjaan tugas dapat diawasi oleh pimpinan, adanya jarak tempuh yang digunakan untuk menjangkau peralatan dan
perlengkapan serta berdekatan dengan staff. Beberapa prinsip tersebut dapat membantu pencapaian efisiensi
dalam bekerja serta pencapaian tujuan yang hendak dicapai oleh pihak organisasi. Perbaikan dari tata ruang yang kurang efisien dan efektif dapat
dilakukan demi kelancaran proses pengerjaan tugas dan pekerjaan tertentu dengan aliran dan jarak terpendek.
27 2.2.6.
Jenis Tata Ruang Kantor Tata ruang kantor dapat dibagi berdasarkan macam-macamnya.
Adapun pembagian jenis tata ruang kantor menurut Mills dan Standingford menerangkan
jenis tata ruang terbagi menjadi tiga bagian
29
yaitu:
1. Kantor bersel
Kantor bersel maksudnya adalah untuk memberikan ruangan yang terpisah kepada departemen, bagian atau kelompok pegawai.
2. Kantor rancangan terbuka
Kantor terbuka yaitu kantor dimana juru tulis, penyelia dan kadang manajer ditampung di dalam satu wilayah yang luas.
Untuk memperoleh pemanfaat ruang yang maksimum, meja kerja biasanya diatur dalam garis lurus berdasarkan kelompok dan
bagian.
3. Kantor lanscape
Sedangkan kantor lanscap adalah pengaturan lantai terbuka yang menghindari pengaturan meja berupa garis lurus seperti
yang didapatkan pada kantor rancangan terbuka. Meja kerja disusun secara individual atau dalam kelompok dengan sudut yang
berbeda satu dari lain; lorong yang berbelok, menyusuri sekeliling wilayah yang bervariasi ukurannya.
Berdasarkan pembagian jenis ruang kantor yang ada dapat disimpulkan bahwa secara umum dibagi dua jenis yaitu terbuka dan tertutup.
Namun seiring berkembangnya zaman, berbagai hiasan maupun dekorasi pendukung lainnya juga menghiasi ruang kantor dewasa ini. Pemilihan jenis
ruang kantor sebenarnya yang paling efektif apabila sesuai dengan kondisi dan kebutuhan lingkungan kantor tersebut. Masing-masing kantor memiliki sifat
dan jenis pekerjaan yang berbeda sehingga pemilihan bentuk dan jenis ruang
29
GeoffreyMills, Oliver Standingford dan Robert C. Appleby, 1991, Manajemen Perkantoran Modern Edisi ketujuh dari Office Orga nization and Methods,
Bina Rupa Aksara, Tangerang, hal. 398-400.
28 kantor berdasarkan kebutuhan kantor tersebut dengan mempertimbangkan
kelebihan dan kekurangan yang dimiliki masing-masing jenis kantor. Oleh karena itu, efisiensi dalam penataan baik ruang dan peralatan dibutuhkan untuk
membantu dalam bekerja lebih ringan. 2.2.7.
Teknik Menyusun Tata Ruang Pengaturan yang dikerjakan dalam penataan ruang kantor
diupayakan dapat
memberikan keuntungan
bagi organisasi
yang melaksanakannya. Menurut Gie
teknik yang dapat dilakukan untuk mencapai tata ruang yang terbaik
30
adalah sebagai berikut:
a. Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap
kejurusan yang sama. b.
Pada tata ruang yang terbuka, susunan meja -meja itu dapat terdiri atas beberapa baris.
c. Di antara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan
lalu lintas para pegawai. Sebaiknya di tengah ruangan terdapat sebuah lorong utama yang lebarnya 120 cm dan lorong-lorong
lainnya cukup 80 cm.
d. Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang di muka atau di
belakangnya ruang untuk duduk pegawai selebar 80 cm. e.
Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan di belakang para pegawainya. Disitu akan memudahkan pengawasan,
dipihak lain akan mencegah para pegawai mengangkat kepala untuk melihat siapa yang menemui pejabat pimpinan.
f. Pada tata ruang terbuka di mana bekerja banyak orang, apabila
pegawai-pegawai dikelompok-kelompokkan di bawah pengawasan seseorang pejabat mereka ditempatkan di dekat masing-masing
pejabat yang bertanggungjawab atas kelompok itu.
g. Pegawai-pegawai yang mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lembut
diberi tempat yang terbanyak memperoleh penerangan cahaya. h.
Pegawai-pegawai yang bertugas mengenai urusan-urusan yang mengandung resiko besar, ditempatkan dipojok yang tidak dilalui
lalu lintas orang-orang.
30
The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, hal. 186.
29
i. Pegawai-pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan
bagian-bagian lainnya atau publik, ditempatkan dekat pintu. j.
Lemari dan alat-alat perlengkapan lainnya taruh didekat pagawai- pegawai yang paling sering mempergunakan benda-benda itu.
k. Alat-alat kantor yang menimbulkan suara ribut ditaruh dekat
jendela. l.
Meja yang memuat alat-alat yang banyak memberikan getaran tidak boleh menempel tembok.
m. Lemari yang berat atau peti besi dapat diletakkan menempel
tembok sehingga mendapat kekuatan untuk menyangganya. n.
Bagi pejabat pimpinan yang sering-sering harus menerima tamu penting dan membicarakan urusan-urusan yang bersifat rahasia
dapat dibuatkan kamar tamu tersendiri.
o. Apabila seorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaan
benar-benar membutuhkan ruang tersendiri dapatlah dibuatkan kantor pribadi berukuran 2,5 x 3,6 meter 9 m
2
.
Beberapa teknik akan memberikan manfaat kepada organisasi apabila dapat diterapkan secara tepat. Manfaat yang didapatkan berguna
memperoleh kenyamanan dan kepuasan kerja staff yang bersangkutan. 2.2.8.
Lingkungan fisik kantor yang mendukung penataan ruang kantor Lingkungan merupakan keadaan tempat yang ada disekitar staff tata
usaha itu bekerja untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Moekijat menyatakan bahwa “
kesenangan dan rasa puas pegawai sangat dipengaruhi oleh tata ruan
g”
31
Banyaknya faktor yang mendukung dalam penataan ruang kantor akan menentukan apakah penataan dan pengaturan peralatan,
penempatan pegawai maupun penempatan yang lainnya di kantor sudah sesuai dengan tujuan yang ditetapkan atau belum. Salah satu faktor yang
mempengaruhi dalam pekerjaan kantor dan penataan ruangan adalah dengan
31
Moekijat, 2002,Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Mandar Maju, Bandung, hal. 120.
30 melihat lingkungan fisik di sekitar kantor. Kondisi lingkungan ini dapat secara
langsung maupun tidak langsung mempengaruhi efisiensi dari proses kegiatan administratif yang berlangsung. Umam menyatakan bahwa
“ada beberapa faktor yang memengaruhi tata ruang kantor”
32
adalah sebagai berikut:
a. Penambahan atau pengurangan pegawai pada unit bagian
bersangkutan; b.
Penambahan atau pergantian perabot atau alat-alat lainnya; c.
Perubahan terhadap proses ataupun penyelesaian suatu pekerjaan; d.
Perubahan terhadap susunan organisasi atau tugas pokok pekerjaan.
Sedangkan Nuraida mengungkapkan bahwa ada
beberapa faktor- faktor yang termasuk dalam lingkungan fisik atau lingkungan kerja
33
adalah sebagai berikut:
1. Pencahayaan penerangan
Cahaya merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai karena memengaruhi kesehatan dan keselamatan serta
kelancaran kerja. Penerangan yang baik merupakan hal vital yang dibutuhkan indra penglihat agar dapat melaksanakan tugas kantor.
Penerangan kantor yang optimal berguna untuk: a.
Meningkatkan produktivitas kerja b.
Mengurangi mutu kerja c.
Mengurangi terjadinya kesalahan
32
Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis dan Praktisi,
Pustaka Setia, Bandung, hal. 166-167.
33
Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, . Yogyakarta, hal. 174-179.
31 d.
Mengurangi ketegangankerusakan mata e.
Mengurangi rasa lelah f.
Meningkatkan semangat kerja pegawai g.
Memberikan citra yang lebih baik bagi perusahaan Secara garis besar ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam
penerangan yaitu: a.
Banyaknya penerangan Satuan untuk mengukur cahaya adalah foot candle. Foot
candle adalah banyaknya cahaya yang dipancarkan dari lilin ukuran biasa pada sebuah benda yang berjarak 1 kaki 30,84 cm
dari lilin tersebut. b.
Mutu penerangan Pertimbangan dalam mutu penerangan adalah kadar
cahaya, kecerahan, kesilauan, daya kontras, dan usia pegawai. Oleh karena itu, penempatan sumber cahaya perlu diatur secara
untuk mencapai kualitas penerangan yang baik, yaitu penerangan yang tidak menyilaukan mata dan tersebar secara merata di
seluruh daerah yang harus diterangi. 2.
Warna Warna juga merupakan faktor penting untuk meningkatkan
efisiensi kerja pegawai. Warna mempunyai pengaruh penting terhadap penerangan kantor. Perusahaan dapat menggunakan warna-warna muda
apabila ingin menghemat biaya penerangan. Penggunaan tata warna
32 dalam kantor berpengaruh besar terhadap keadaan psikologis atau
perasaan seseorang. Setiap warna mempunyai pengaruh yang berlainan terhadap orang, atau setiap orang akan menunjukkan reaksi yang
berbeda terhadap warna-warna tertentu. Tabel 2.1. Tabel Pengaruh Warna
Warna Jarak
Temperatur Efek Psikis
Putih Netral
Dingin Ketenangan
Biru Jauh
Dinginsejuk Keleluasaan,
ketentraman
Hijau Jauh
Sangat dinginnetral
Menyenangkan Merah
Dekat Panas
Merangsang kegembiraan dan
kegiatan kerja,
tetapi juga bisa mengganggu
Oranye Sangat dekat
Sangat hangat Merangsang
Kuning Dekat
Hangat Merangsang
kegembiraan, melenyapkan
perasaan tertekan
Cokelat Sangat dekat
Netral Merangsang
Ungu Sangat dekat
Dingin Agresif
Hitam Sangat dekat
Panas Agresif,
menakutkan, menolak,
mengganggu
33 Efek warna-warna ini dapat diberlakukan dalam penggunaan
pada dinding kantor, langit-langit, lantai, karpet, tirai, perabotan kantor, dan lain-lain. Masing-masing warna jika terkena cahaya akan
memantulkan kembali cahaya itu secara berbeda-beda. Kemampuan memantulkan kembali cahaya yang datang disebut daya pantul warna,
yang dinyatakan dalam presentase. Daya pantul tinggi berpengaruh besar terhadap kesilauan yang mungkin dialami oleh pagawai akibat
terlampau banyak cahaya. Ruangan yang berwarna putih memantulkan kembali hampir semua cahaya sehingga menyilaukan para pekerja.
3. Udara
Udara dalam hal ini lebih dilihat dari sisi suhutemperatur, kelembapan, sirkulasiventilasi dan kebersihan. Menurut Moekijat
dalam Nuraida menyatakan bahwa
Air Conditioner AC mengatur keadaan udara dengan mengawasi suhu, peredaran, kelembapan, dan
kebersihan. Efisiensi pegawai kantor menunjukkan kenaikan rata -rata 20 persen setelah diberi AC
34
. Terpenuhinya kualitas dan kuantitas udara yang baik akan memberikan banyak keuntungan bagi kantor
antara lain: a.
Meningkatkan produksi tetap b.
Meningkatkan mutu kerja kantor c.
Menjaga kesehatan pegawai
34
Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, . Yogyakarta, hal. 178.
34 d.
Meningkatkan semangat kerja e.
Menimbulkan kesan yang menyenangkan bagi para tamu 4.
Bunyisuara Terutama untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi,
faktor suara dapat memengaruhi efisiensi pekerja karena suara yang bising dapat mengganggu dan dapat berpengaruh pada kesehatan
pekerja. Pengaruh suara yang gaduh adalah sebagai berikut: 1.
Menimbulkan gangguan mental dan saraf pegawai 2.
Menimbulkan kesulitan berkonsentrasi, mengurangi hasil, meningkatkan
kesalahan, menimbulkan
kesulitan menggunakan telepon, dan menciptakan lebih banyak
ketidakhadiran. 3.
Menambah kelelahan dan mengurangi semangat kerja pegawai.
5. Musik
Musik dapat memengaruhi keadaan fisik dan mental pegawai. Musik berguna untuk hal-hal berikut:
a. Meningkatkan efisiensi, kepuasan, dan produktifitas.
b. Mengurangi ketegangan mental, menimbulkan rasa relaks,
mengurangi rasa gugup dan kejenuhan, serta menambah kegembiraan kerja. Hal ini terjadi apabila:
35 -
Pekerjaan tidak membutuhkan konsentrasi tinggi, bersifat monoton sehingga menimbulkan kejenuhan dan kebosanan
kerja -
Terdengar samar, volume tidak terlalku kuat, tempo sedang, lembut, tenang
- Tidak dibunyikan secara terus menerus, melainkan pada
waktu tertentu saja. Sejalan dengan pendapat Nuraida, Sukoco juga menjelaskan
komponen-komponen yang termasuk dalam lingkungan perkantoran
35
antara lain:
1. Sistem pencahayaan
Menurut McShane dalam Sukoco membagi jenis pencahayaan yang digunakan di kantor, antara lain:
a.
Ambient lighting,
yang digunakan untuk memberikan pencahayaan keseluruh ruangan dan biasanya dipasang pada
langit-langit ruang. Biasanya lampu jenis ini merupakan satu- satunya pencahayaan yang terdapat di ruangan kantor
tersebut; b.
Task lighting,
yang digunakan utnuk menerangi area kerja seorang pegawai, misalnya meja kerja.
c.
Accent lighting,
yang digunakan untuk memberikan cahaya ada area yang akan dituju. Biasanya jenis lampu ini dirancang
35
Badri Munir Sukoco, 2007, ManajemenAdministrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta, hal. 208-224.
36 pada lorong sebuah kantor atau area yang lain yang
membutuhkan penerangan
sehingga pegawai
atau pengunjung tidak tersesat.
d.
Natural lighting,
biasanya berasal dari jendela, pintu kaca, dinding serta cahaya langit. Jenis cahaya ini akan
memberikan dampak positif bagi pegawai namun cahaya ini tidak selalu tersedia apabila langit dalam keadaan mendung
atau gelap. 2.
Warna Warna adalah salah satu elemen dalam lingkungan perkantoran
yang mempunyai dampak penting bagi pegawai. Meskipun sebagian besar pegawai sadar akan dampak fisik warna, namun banyak banyak
yang sadar akan dampak psikologisnya-baik positif maupun negatif- pada produktivitas, kelelahan, moral, tingkah laku dan ketegangan.
Warna dalam kegiatan perkantoran memiliki nilai keindahan bagi suatu ruang tertentu, selain itu warna juga memiliki nilai fungsi menurut
jenis-jenis warna yang ada bagi kegiatan perkantoran. Quible membagi beberapa faktor yang dapat dijadikan sebagai
bahan pertimbangan dalam pemilihan warna di kantor yaitu: 1.
Kombinasi warna Kombinasi dari warna-warna primer
–kuning, merah dan biru-
menghasilkan warna
sekunder. Contohnya
dengan mencampur warna merah dengan kuning akna menghasilkan warna
37 oranye. Warna tersier dihasilkan dengan mencampur warna
sekunder dengan warna primer. Beberapa pilihan koordinasi warna yang bisa digunakan :
a. Warna komplementer – warna yang saling berlawanan pada
bagan warna contoh merah-kuning, biru-oranye. b.
Warna split-komplementer – warna pada sisi dari warna komplementer. Contohnya biru-violet merupakan split
komplementer dari oranye. c.
Warna triad – tiga warna yang berjarak satu sama lain pada bagan warna. Warna triad adalah warna oranye, hijau, violet.
2. Efek cahaya pada warna
Karena berbagai jenis cahaya buatan mempunyai spektrum yang berbeda, sistem pencahayaan yang digunakan pada kantor
juga memiliki efek yang signifikan terhadap pilihan warna. Sumber cahaya hanya akan meningkatkan warna yang sesuai dengan
spektrumnya. 3.
Nilai pemantulan warna Beberapa warna memiliki nilai pemantulan yang berbeda.
Contohnya warna yang lebih terang memantulkan presentase cahaya yang lebih besar daripada warna gelap. Beberapa area
perkantoran membutuhkan nilai pemantulan warna yang lebih terang dibanding yang lain.
4. Dampak dari warna
38 Warna seringkali memengaruhi
mood.
Warna sejuk-biru, hijau dan violet
– menghasilkan
mood
yang tenang dan melelahkan. Warna hangat- merah,oranye, dan kuning- sebaliknya,
menghasilkan kehangatan dan keceriaan. Warna-warna natural seperti putih dan warna lembut memberikan pengaruh ringan,
sedangkan warna ungu gelap dan violet pucat seringkali menghasilkan
mood
depresi, sementara abu-abu cenderung memiliki efek rasa kantuk.
3. Kontrol suara
Kebisingan dalam ruang kantor harus dipertimbangkan oleh manajemen perkantoran karena berpengaruh pada kinerja pegawai.
Beberapa gangguan suara akan membuat gangguan fisik dan psikologis pegawai. Adanya suara yang berasal dari dalam ruangan maupun luar
ruangan hendaknya diatur sedemikian agar tercipta suasana yang kondusif. Udara
Faktor lingkungan lainnya yang dapat memengaruhi kondisi fisik dan psikologis pegawai adalah kondisi udara di dalam kantor.
Sebagian besar bangunan perkantoran saat ini memiliki udara yang mengandung lebih banyak zat kimia dan biologi daripada di luar
ruangan. Hal ini kurang terencana dan terpeliharanya sistem HVAC sistem pemanas, ventilasi, dan AC sehingga sirkulasi udara di dalam
kantor berkurang. Kontaminasi udara juga dapat disebabkan oleh off- gas bahan kimia yang dihasilkan oleh penuaan gedung maupun
39 beberapa alat perkantoran, misalnya furnitur serta penutup lantai yang
jarang dibersihkan. Kondisi inilah yang akan menimbulkan Sick
Building Syndrome
sindrom gedung sakit dan menyebabkan pegawai mengalami kepusingan permanen jika mereka menghirupnya dalam
waktu yang relatif lama. Beberapa faktor kualitas udara yang perlu diperhatikan adalah
temperatur, kelembapan, ventilasi, serta kebersihan udara. Kontributor utama polusi udara dalam ruangan yang ditemukan pada kebanyakan
bangunan kantor saat ini adalah tingkat kelembapan yang berlebihan, ventilasi cuaca yang bervariasi, perlu dibangun sistem pengaturan udara
yang terintegrasi untuk setiap musim, sehingga kondisi udara di dalam kantor relatif konstan setiap harinya.
4. Musik
Musik menghasilkan
beberapa keuntungan,
diantaranya membantu meningkatkan kepuasan kerja dan produktivitas pegawai
dengan menghilangkan rasa bosan dan monoton dalam melakukan pekerjaan kantor. Musik juga memberikan efek menenangkan kelelahan
mental dan fisik serta mengurangi ketegangan. Tipe musik dimainkan akan mempengaruhi produktivitas karyawan. Musik juga mempunyai
efek negatif terhadap tingkah laku karyawan, yaitu serong kali membuat karyawan melakukan kesalahan dan ketidakhadiran dalam
bekerja. Beberapa alternatif dapat dipilih untuk menggunakan musik di
40 ruang kantor. Musik dapat diperoleh dari penjual biasanya memasang
harga sesuai dengan jumlah karyawan dalam perusahaan. Berdasarkan uraian pendapat dari Sukoco, musik memiliki
beberapa manfaat dan efek negatif bagi karyawan itu sendiri. Oleh karena itu musik hendaknya diusahakan dapat digunakan sesuai
kebutuhan dan memberikan kenyamanan bagi setiap staff ctata usaha yang sedang bekerja. Hal ini dikarenakan masing-masing staff memiliki
jenis dan tipe pekerjaan yang berbeda-beda seperti memerlukan konsentrasi tinggi dan konsentrasi biasa.
5. Konservasi energi
Sukoco juga menyebutkan bahwa salah satu hal yang perlu diperhatikan oleh manager administrasi saat ini adalah kebutuhan akan
penghematan energi. Oleh karena itu, membutuhkan program konservasi energi.
6. Keamanan kantor
Faktor lain yang perlu diperhatikan oleh Manajer Administrasi adalah tingkat keamanan kantor. Keamana memiliki dua dimensi;
keamanan barang-barang fisik perusahaan dan keamanan informasi penting dokumen dan arsip yang apabila hilang akan mempengaruhi
jalannya aktivitas perusahaan. Beberapa faktor yang harus diperhatikan untuk menentukan kebutuhan akan keamanan yang penting adalah;
peralatan dan mesin kantor, terminal komputer, file data, dan furnitur
41 kantor. Semakin berharga sesuatu bagi perusahaan, semakin penting
mengapa keamanan harus diberikan. Rowh dalam Sukoco
memberikan beberapa saran berkaitan dengan keamanan kantor
36
;
a. Penggunaann shredder
b. Penggunaan pengaman komputer
c. Penggunaan pencatat waktu untuk mencegah pegawai
„mencuri‟ waktu kerja.
d. Sistem keamanan yang terintegrasi
e. Penyimpanan data komputer dengan penggunaan password.
2.3. Kantor Tata Usaha
