51
2.5. Efisiensi kerja
2.5.1. Pengertian Efisiensi Kerja
Tata usaha dalam kaitannya kegiatan administratif penting untuk dilakukan suatu perencanaan, pengendalian dan penyempurnaan demi
tercapainya sebuah tujuan yang dikehendaki sebuah organisasi. Penataan terhadap tata usaha dan pelaksanaan kerja harus berorientasi pada efisiensi.
Banyak manfaat yang didapatkan apabila segala kegiatan berpacu pada efisiensi karena akan menghemat baik tenaga, waktu dan biaya. Pengerjaan
pekerjaan yang menghindari dari adanya pemborosan energi. Hal ini dinyatakan oleh Umam
cara efisien dan efektif dilakukan agar dalam melaksanakan pekerjaan harus terhindar dari pemborosan energi atau
material waktu, karena kalau terjadi pemborosan enerji atau pemborosan sumber-sumber kerja, maka akan mempengaruhi hasil kerja atau akan
menurunkan tingkat produktifitas organisasi perusahaan.
46
Menurut Gie,
efisiensi adalah suatu asas-asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya.
47
Sedangkan menurut Umam mendefinisikan pengertian
efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya, atau dari
46
Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis dan Praktisi,
Pustaka Setia, Bandung, hal. 168.
47
The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, hal. 171.
52
berbagai alternatif usaha kerja yang dapat kita lakukan mendapatkan hasil yang maksimum dengan pengorbanan yang minimal.
48
Berdasarkan definisi tersebut maka dapat diambil inti dari efisiensi ialah perbandingan antar usaha yang dilakukan dengan hasil yang telah
didapatkan. Adapun perbandingan dapat dilihat dari dua segi, yaitu: a.
Segi usaha Adalah suatu usaha yang dapat dikatakan efisien kalau sesuatu
hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian usaha ini dapat didapatkan lima unsur : pikiran,
tenaga, waktu, ruang dan benda termasuk uang. b.
Segi hasil Adalah sesuatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan
sesuatu usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak- banyaknya, baik yang mengenai mutunya ataupun jumlah satuan
hasil itu. Umam
mengungkapkan sumber-sumber kerja yang dapat diefisienkan itu
49
adalah; -
Pikiran, maksudnya bagaimana dalam melakukan pekerjaan dapat diselesaikan dengan optimal, namun menggunakan pikiran
yang minimal.
-
Tenaga, untuk mencapai hasil yang optimal cukup menggunakan tenaga yang minimal.
-
Waktu, tujuan dapat dicapai secara optimal, namun waktu yang dihabiskan hanya sedikit atau waktu yang singkat.
48
Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis dan Praktisi,
Pustaka Setia, Bandung, hal. 169.
49
Ibid., hal. 170.
53 -
Ruang, dengan ruang atau space yang ada dapat mela kukan berbagai kegiatan melalui pengaturan dan pemanfaatan segenap
ruang.
-
Benda-benda, termasuk uang, benda dan uang digunakan secara tepat sasaran atau pada tingkat yang sehemat-hematnya melalui
pemilihan untuk membayar harga atau biaya yang murah, namun tidak mengurangi kualitas hasil kerja.
Manajemen perkantoran perlu untuk dipertimbangkan agar mencapai hasil yang optimal melalui kegiatan yang bisa dikatakan tidak
memboroskan. Pencapaian efisiensi dapat digunakan dengan penyederhanaan kerja agar menemukan cara-cara yang mudah, ekonomis dan lebih baik dalam
penggunaan material, tenaga, ruang, dan waktu yang ada. 2.5.2.
Asas-asas Efisiensi dalam pekerjaan perkantoran Dalam setiap bidang kerja dan pelaksanaan untuk mencapai kerja
yang efisien diperlukan asas-asas agar usaha yang dicapai sesuai dengan hasil yang maksimal. Menurut Gie mengungkapkan
asas yang dapat diterapkan untuk mencapai efisiensi kerja pada tata usaha antara lain
50
: a.
Asas perencanaan yang berarti menggambarkan di muka mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam
rangka mencapai sesuatu tujuan. Adapun pedoman tersebut seperti pedoman tentang maksud warkat, penetapan prosedur,
pengadaan mesin tata usaha, dan perencanaan formulir. b.
Asas penyederhanaan, menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih
50
The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, hal. 174.
54 mudah atau ringan. Adapun dalam pelaksanaan asas ini adalah
pedoman tentang
tatacara, perlengkapan
tata usaha,
pengorganisasian tata usaha. c.
Asas penghematan, menghemat berarti mencegah pemakaian benda-benda secara berlebihan sehingga biaya pengerjaan yang
bersangkutan menjadi murah. Adapun pedoman dalam asas ini adalah tentang perhitungan biaya dan kemanfaatan, perhitungan
kebutuhan warkat, dan mekanisasi tata usaha. d.
Asas penghapusan, menghapus berarti meniadakan langkah- langkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan suatu
pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Pedomannya adalah
tentang peniadaan gerak-gerak dalam pekerjaan, penghapusan tembusan-tembusan atau warkat-warkat lainnya.
e. Asas penggabungan, menggabung berarti mempersatukan
pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan atau benda- benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam satu langkah
sehingga dapat menghemat waktu kerja. Pedomannya antara lain tentang kerja sekali jalan, dan pemakaian alat-alat serbaguna.
Berbagai asas tersebut akan memudahkan setiap penataan kantor dalam prinsip kerja yang efisien. Banyak manfaat yang akan diperoleh jika
asas-asas tersebut digunakan. Hal terpenting dalam hal ini adalah
55 kemudahan dalam bekerja yang tidak menghabiskan banyak waktu,
tenaga, pikiran, biaya, bahkan benda yang berwujud uang. Semua kegiatan berujung ututk pencapaian tujuan dengan usaha yang seminimal mungkin.
2.6. Penelitian yang Relevan
