9
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Kantor
2.1.1. Definisi Kantor
Kantor berasal dari bahasa Belanda kantoor dan sering dipadankan dengan kata office dalam bahasa Inggris
1
. Menurut Nurasih
kantor merupakan suatu istilah yang berasal dari bahasa Belanda, kantoor adalah bagian dari
organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi.
2
Oleh karena itu, para ahli memberikan definisi tentang kantor. Menurut
Sedarmayanti menyatakan
bahwa
kantor adalah
tempat diselenggarakannya proses penanganan informasi mulai dari menerima,
mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan informasi.
3
Sedangkan Moekijat menyatakan bahwa
kantor itu sebagai tempat dimana pekerjaan tata usaha dilakukan.
4
Sebagai upaya dalam mencapai tujuan yang
1
Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis dan Praktisi,
Pustaka Setia,Bandung, hal. 27.
2
Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang,Dunia Cerdas,Jakarta, hal. 3.
3
Sedarmayanti., 2014,Tugas dan Pengembangan Sekretaris P rofesional Untuk Meraih Keberhasilan Edisi Revisi,
Mandar Maju, Bandung, hal. 2.
4
Moekijat, 2002,Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Mandar Maju, Bandung, hal. 17-18.
10 diinginkan maka berbagai pekerjaan kantor dilakukan dengan sebaik mungkin.
Sejalan dengan pemikiran Moekijat, Sayuti juga mengungkapkan pengertian kantor,
kantor adalah tempat karyawan melakukan aktivitas kerjanya: tempat proses penanganan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah,
menyimpan sampai menyalurkan informasi dalam rangka mendukung tercapainya tujuan organisasi.
5
Menurut Laksmi, Fuad Gani dan Budiantoro mendifinisikan
kantor dapat dibedakan menjadi dua, yaitu kantor sebagai tempat dan kantor sebagai
proses. Menurutnya kantor sebagai tempat, kantoor berasal dari bahasa Belanda, berarti ruang, kamar kerja, meja tulis, atau markas, kompleks yang
terdiri dari ruang-ruang di mana seorang pemimpin beserta staffnya menjalankan aktivitas-aktivitas usaha pokonya.
6
Sedangkan kantor sebagai proses adalah rangkaian kegiatan menangani informasi, mulai dari menerima,
menyimpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan. Nuraida juga mengemukakan definisi
kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha yang di dalamnya terdapat
ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur kerja untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan,
mengolah, menyimpan sampai menyalurkannya kepada pihak-pihak yang
5
Abdul Jalaluddin Sayuti, 2013,Manajemen Kantor Praktis,Alfabeta, Bandung, hal. 91.
6
Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, 2015,Manajemen Perkantoran Modern, Grafindo Persada, Jakarta, hal. 23-24.
11
berkepentingan.
7
Berdasarkan beberapa pendapat mengenai arti kantor dapat disimpulkan bahwa kantor memiliki arti sebagai tempat yang dipergunakan
untuk melakukan tata usaha dan sebagai proses mencakup kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam mencapai tujuan organisasi tertentu.
2.1.2. Pekerjaan kantor
Penggunaan kantor akan lengkap jika kantor tersebut beroperasional sebagaimana mestinya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan oleh
organisasi tertentu. Kegiatan operasional yang terjadi di sebuah kantor memiliki kesamaan arti sebagai pekerjaan kantor. Pekerjaan-pekerjaan kantor
dilaksanakan oleh tenaga karyawan dalam suatu organisasi. Menurut Nurasih,
pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang dijalankan
sehingga menjadi
keterangan yang
berguna .
8
Dalam pelaksanaannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin-mesin
maupun manual yang dapat memudahkan penyelesaian pekerjaan yang dilakukan.
Hal ini sejalan dengan pendapat Sayuti,
pekerjaan kantor office work adalah semua hal yang berkaitan dengan tata penyelenggaraan
komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi, artinya semua kegiatan tulis menulis, arus informasi, dan semua warkat pendukungnya harus
7
Ida
Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, . Yogyakarta, hal. 1.
8
Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang,Dunia Cerdas,Jakarta, hal. 5.
12
ditata baik dan benar, baik artinya mudah digunakan dan benar artinya tidak ada
kekeliruan dalam
penataannya.
9
Sedangkan menurut
Moekijat menyatakan
pekerjaan kantor itu berhubungan dengan warkat-warkat dan statistik-statistik, dengan komunikasi-komunikasi, dengan penghitungan,
dengan perencanaan, dan dengan penentuan waktu.
10
Berdasarkan pendapat beberapa ahli dapat disimpulkan bahwa pekerjaan kantor adalah semua
kegiatan pekerjaan yang berkaitan dengan warkat-warkat, komunikasi baik lisan maupun tulisan, penghitungan serta target waktu yang harus dipenuhi
agar efektif dan efisien. Charles O. Libbey dalam Laksmi yang
membagi pekerjaan perkantoran menjadi 9 besar kelompok yang masing-masing terdiri dari 9
hingga 10 butir, pekerjaan perkantoran sangat luas cakupannya
11
. Kesembilan kelompok tersebut adalah sebagai berikut:
a. Ruang perkantoran office space.
b. Komunikasi communication.
c. Kepegawaian perkantoran office personel
d. Perabotan dan perlengkapan furniture and equpment.
e. Peralatan dan mesin appliances and machines.
f. Perbekalan dan keperluan tulis supplies and stationery
g. Metode methods.
h. Arsip dinamis records.
i. Kontrol pejabat pimpinan executive contols.
9
Abdul Jalaluddin Sayuti, 2013,Manajemen Kantor Praktis,Alfabeta, Bandung, hal. 11.
10
Moekijat, 2002,Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Mandar Maju, Bandung, hal. 18.
11
Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, 2015,Manajemen Perkantoran Modern, Grafindo Persada, Jakarta, hal. 28.
13 Berbagai tugas dan pekerjaan memiliki keterkaitan satu dengan yang
lainnya. Pekerjaan-pekerjaan tersebut harus diselesaikan dengan waktu, biaya dan tenaga yang seefisien mungkin. Setiap pekerjaan kantor memiliki tata cara
atau sistematika dalam menyelesaikannya. Hal ini terangkum dalam sebuah prosedur kerja yang perlu untuk diperhatikan oleh personel organisasi yang
ada. Namun dalam pelaksanaannya pekerjaan kantor harus senantiasa direncanakan, diatur, dikembangkan oleh pimpinan yang mengawasi jalannya
organisasi. Sedangkan menurut Umam ciri-ciri pekerjaan kantor
12
, yaitu:
a. Bersifat pelayanan
Sifat layanan adalah pekerjaan kantor bersifat melayani kegiatan organisasi yang lain.
b. Berkaitan dengan seluruh organisasi
Pekerjaan kantor memiliki keterkaitan dan pengaruh dengan pekerjaan kantor lainnya, bahkan dengan kegiatan organisasi
lainnya.
c. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi
Pekerjaan kantor merupakan kegiatan yang dilakukan oleh semua pihak dalam organisasi.
Berdasarkan beberapa pendapat mengenai ciri-ciri pekerjaan kantor dapat disimpulkan bahwa pekerjaan kantor memiliki ciri-ciri sebagai bagian
yang melaksankan pelayanan dengan organisasi, memudahkan kegiatan operasi di dalam organisasi dan semua orang terlibat dalam kegiatan pekerjaan kantor
tersebut. Pekerjaan kantor ini akan menentukan kualitas kegiatan yang berlangsung dalam sebuah organisasi dalam mencapai tujuan mereka.
12
Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis dan Praktisi,
Pustaka Setia, Bandung, hal. 46.
14 2.1.3.
Fungsi kantor Selain melihat dari sudut pandang pekerjaan kantor, kantor memiliki
fungsi dalam organisasi tersebut. Menurut Moekijat kantor mempunyai fungsi,
fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat
.
13
Mengadakan komunikasi berarti memberi dan menerima keterangan, tetapi biasanya ada pencatatan dan sering penyusunan keterangan
dalam suatu bentuk yang sesuai dengan manajemen. Sedangkan menurut Mills dalam Nuraida, fungsi kantor
14
adalah sebagai berikut :
1 Menerima informasi to receive information
Misalnya menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.
2 Merekam dan menyimpan data serta informasi to record
information Pembuatan rekaman ini dimaksudkan agar informasi dapat disiapkan
sesegera mungkin apabila manajemen memintanya. Contohnya menurut hukum seperti anggaran dasar dan anggaran rumah tangga
suatu Perseroan Terbatas atau menurut kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan seperti perincian
negosiasi, transaksi, operasi, korespondensi, pesanan, faktur, dan lain-lain.
3 Mengatur informasi to arrange information
Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama seperti ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi dari
sumber-sumber
yang berbeda
dan membuat
penghitunganpembukuan. 4
Memberi informasi to receive information Apabila manajemen meminta, kantor membagiakan informasi dari
rekamannya. Contohnya adalah pesanan, anggaran, fakturkuitansi, laporan perkembangan, laporan keuangan, dan instruksi atas
perintah manajemen.
13
Moekijat, 2002,Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Mandar Maju, Bandung, hal. 22.
14
Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, . Yogyakarta, hal. 2.
15
5 Melindungi aset to saveguard assets
Mengamati secara cermat urusan dalam perusahaan seperti dalam rekaman dan memperingatkan akan adanya hal-hal yang tidak
menguntungkan yang mungkin terjadi. Contohnya adalah melaporkan adanya kekurangan persediaan; melaporkan adanya utang yang
buruk atau meragukan sebelum harapan untuk memulihkan berlalu, dan lain sebagainya.
Beberapa fungsi yang telah dikemukakan oleh beberapa ahli sebenarnya hampir memiliki kesamaan hanya berbeda istilah saja. Kelima
fungsi tersebut perlu dilaksanakan di dalam suatu organisasi. Fungsi-fungsi yang telah dikemukakan tersebut akan berguna jika fungsi tersebut dijalankan
dalam suatu pekerjaan kantor karena tujuan utama dari kegiatan kantor ialah berfungsi dengan baik demi tercapainya suatu tujuan organisasi.
2.1.4. Peranan pekerjaan kantor
Berkaitan dengan fungsi-fungsi yang dapat diberikan oleh kantor, Nuraida membagi peranan pekerjaan kantor adalah sebagai berikut:
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional, guna membantu
melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi. b.
Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan tepat.
c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi
sebagai suatu keseluruhan.
15
Mengingat betapa pentingnya peranan pekerjaan kantor yang telah disebutkan maka hal ini perlu untuk diperhatikan lebih lagi dalam menentukan
kebijakan yang akan diambil oleh pimpinan atau pihak yang berkaitan. Jika organisasi mengutamakan keberadaan melalui peranan yang dimiliki dari
15
Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, . Yogyakarta, hal. 9.
16 kantor itu sendiri beserta fungsi-fungsi yang didapat akan mempermudah setiap
kegiatan yang akan dilakukan demi mencapai tujuan organisasi tersebut.
2.2. Tata Ruang Kantor
