MAJLIS DI LUAR DEWAN

5.3.1 MAJLIS DI LUAR DEWAN

A. Penetapan tarikh, masa dan tempat

Jawatankuasa Induk perlu menetapkan tarikh, masa dan tempat majlis ini akan diadakan. Pemilihan tempat perlulah sesuai dengan keperluan maljis ini, misalnya mempunyai dataran kejat atau dewan.

B. Persiapan Tempat:

I. Dataran Perhimpunan

Dataran perhimpunan yang sesuai dengan bilangan peserta perlu ditentukan kerana di sinilah aktiviti utama akan dilangsungkan.

II. Khemah/ kanopi

Bilangan khemah yang secukupnya diperlukan untuk menempatkan tetamu-tetamu jemputan dan VIP. Khemah VIP hendaklah ditempatkan di tengah bahagian hadapan dataran manakala khemah tetamu di kiri dan kanan khemah VIP.

III.

Kerusi VIP

Kerusi VIP hendaklah disusun dengan betul mengikut kekananan jawatan dimulai dari kedudukan di tengah-tengah. Boleh disusun dalam bilangan ganjil atau genap. Rujuk Lampiran

IV. Kerusi Tetamu

Kerusi tetamu hendaklah disediakan secukupnya. Susunan hendaklah dibuat di belakang kerusi VIP mengikut bilangan tetamu yang dijemput. Pelan tempat duduk boleh dibuat bagi mengelakkan kekeliruan tetamu. Jika tetamu ramai, khemah tetamu boleh didirikan di kiri dan kanan khemah VIP.

V. Bendera

Kedudukan bendera mestilah di bahagian belakang pentas atau pada tiang tetap yang disediakan di sebelah kanan pentas. Kedudukan bendera mestilah mengikut susunan kekananan yang betul. Rujuk Lampiran

VI. Pentas Tabik Hormat

Pentas tabik hormat diperlukan bagi upacara menerima tabik hormat oleh tetamu-tetamu kehormat yang dijemput. Pentas ini perlu diletakkan di tengah-tengah kedudukan pasukan perbarisan kehormat yang ditentukan. Tidak lebih 3 tetamu kehormat yang patut naik ke pentas tabik hormat.

VII. Rostrum VIP

Rostrum VIP diletakkan di bahagian sudut kanan. Pastikan VIP yang berucap tidak terlindung daripada penglihatan para tetamu.

VII. Rostrum Pengacara Majlis

Rostrum pengacara majlis boleh diletak di mana-mana bahagian yang sesuai seperti di kiri belakang kerusi VIP atau berhampiran meja hadiah (jika ada meja hadiah).

VIII. Meja Hadiah

Kedudukan meja hadiah hendaklah berhampiran rostrum juruacara dan berada di sebelah kiri belakang kerusi VIP. Sediakan juga meja meletak hadiah (selepas penerima menerima hadiah) pada kedudukan sebelah kanan.

IX. Tanda laluan penerima sijil/ anugerah

Laluan penerima sijil atau anugerah mestilah ditanda. Tanda-tanda yang perlu dibuat ialah pada tempat menerima anugerah dan pada tempat menunggu. Penerima akan berjalan masuk melalui bahagian sebelah kiri khemah VIP (menghadap tetamu) dan keluar ke sebelah kanan. Pastikan terdapat ruang laluan penerima hadiah di hadapan meja/ kerusi VIP.

C. Perbarisan Kehormat

Pasukan perbarisan perlu disediakan bagi upacara tabik hormat. Pasukan ini terdiri daripada 3 pegawai dan 38 anggota kadet. Latihan yang secukupnya diperlukan bagi memastikan kelancaran majlis.

D. Kedudukan Kontingen

Kontingen-kontingen yang mengambil bahagian dalam majlis ini perlu disusun di bahagian belakang pasukan perbarisan kehormat dengan seorang ketua kontingen berada di hadapan kontingen masing-masing.

E. Aturcara Majlis

Aturcara majlis hendaklah disusun mengikut tatacara yang betul. Terdapat beberapa situasi majlis di luar dewan yang boleh dilaksanakan. Situasi yang hendak dilaksanakan perlu diputuskan.

Situasi 1 (Pasukan Perbarisan Kehormat telah mengambil kedudukan)

a. Ketibaan tetamu jemputan a. Ketibaan tetamu jemputan

c. Ketibaan Tetamu Utama

d. Tabik Hormat dan nyanyian lagu KRS

e. Lapor

f. Bacaan doa

g. Bacaan Ikrar

h. Ucapan-ucapan

i. Persembahan j. Penyampaian anugerah/sijil k. Tetamu meninggalkan majlis l. Jamuan m. Bersurai

Situasi 2 (Pasukan Perbarisan Kehormat belum masuk padang)

a. Ketibaan tetamu jemputan

b. Perbarisan Kehormat masuk padang

c. Ketibaan VIP (2 orang dan diberi tabik hormat)

d. Ketibaan Tetamu Utama

e. Tabik Hormat dan nyanyian lagu KRS

f. Lapor

g. Bacaan doa

h. Bacaan Ikrar

i. Perbarisan hormat keluar padang i. Perbarisan hormat keluar padang

n. Tetamu meninggalkan majlis o. Perbarisan Hormat keluar padang

p. Jamuan q. Bersurai

Situasi 3 (Lintas Hormat)

a. Ketibaan tetamu jemputan

b. Ketibaan VIP (2 orang dan diberi tabik hormat)

c. Ketibaan Tetamu Utama

d. Tabik Hormat dan nyanyian lagu KRS

e. Lapor

f. Pemeriksaan perbarisan

g. Bacaan doa

h. Bacaan Ikrar

i. Ucapan-ucapan j. Lintas hormat

k. Lapor untuk keluar padang l. Tetamu meninggalkan majlis m. Perbarisan bersurai n. Jamuan

F. Juruacara

Juruacara bertindak sebagai pengendali dan pengawal perjalanan majlis. Penyediaan skrip juruacara yang mengandungi perkara-perkara seperti masa, perkara, skrip juruacara dan catatan mesti dilakukan. Hal ini penting supaya tidak timbul kekalutan, kesilapan atau keciciran aturcara. Juruacara hendaklah menyelaraskan skrip dengan setiap agenda dalam aturcara majlis. Juruacara juga hendaklah menyusun setiap perkara dengan betul termasuk penyelarasan dengan pegawai pelapor, pembaca doa, pemain muzik dan bahagian hadiah. Juruacara juga dikehendaki memastikan kehadiran VIP atau wakilnya dan mengumumkan kepada hadirin. Pembantu juruacara boleh dilantik untuk membantu juruacara menyiapkan tugasannya. Antaranya ialah untuk memastikan kehadiran VIP dan nama- nama ini diserahkan kepada pemberi ucapan. Selain itu, pembantu juruacara juga boleh membantu membuat penyelarasan di antara juruacara dengan jawatankuasa yang lain dan bersedia mengambil tugas pengacaraan jika diperlukan.

G. Raptai

Raptai mesti dilakukan sebelum majlis sebenar dilaksanakan. Semua yang terlibat mesti menghadiri raptai. Pengurus Pentas (event manager) mestilah memberikan taklimat sebelum dan selepas raptai. Raptai pelan kontingensi juga perlu dibuat.

H. Cara menerima sijil/anugerah

Penerima sijil dikehendaki berjalan mengikut laluan yang ditanda. Apabila berada di hadapan untuk menerima sijil, penerima hendaklah melakukan kawad selaku terima sijil jika beruniform.

I. Pembawa hadiah

Pembawa hadiah hendaklah terdiri daripada tiga orang petugas. Orang pertama ialah orang yang membawa dulang dan menghulurkan sijil kepada pemberi hadiah. Sebelum memberi hadiah, petugas pertama ini hendaklah memberi hormat (sebanyak sekali) sebaik sahaja berada di hadapan pemberi hadiah. Kedudukan semasa menghulur sijil atau hadiah ialah menghadap ke arah kanan pentas. Orang kedua akan bersedia memberikan sijil atau hadiah kepada orang pertama manakala orang ketiga berada di meja hadiah untuk menyusun dan memastikan sijil atau hadiah yang disampaikan itu betul. Selepas selesai memberi hadiah, orang pertama akan memberi hormat sekali lagi.

J. Penyambut tetamu

Bagi tetamu utama atau VIP, ‘usher’ (pengiring) hendaklah disediakan. Usher akan membawa VIP ke tempat duduk yang diperuntukkan kepadanya. Usher ini dilantik dari kalangan pegawai yang mengetahui istiadat atau protokol. Usher akan berada di pintu utama dan menunggu VIP turun dari kenderaan. Bagi tetamu lain atau hadirin adalah memadai dengan meletakkan beberapa orang pegawai lain untuk menunjuk arah tempat duduk. Pegawai ini akan berada di pintu masuk utama.

K.

Bilik Menunggu/Rehat VIP

Bilik tetamu disediakan bagi VIP yang menempuh perjalanan yang jauh. Bilik ini disediakan supaya VIP dapat berehat sebentar sementara menunggu persiapan akhir majlis. Minuman ringan boleh disediakan pada ketika ini di bilik menunggu VIP ini. Pada ketika ini juga ‘usher’ yang dilantik boleh memberikan taklimat mengenai aturcara, protokol atau perkara-perkara yang perlu dilakukan oleh VIP semasa majlis berjalan.