Majlis Di Luar Dewan

3.4.2 Majlis Di Luar Dewan

Majlis pentauliahan, penyampaian sijil atau pemakaian pangkat di luar dewan boleh diadakan di kawasan yang sesuai seperti padang kawad, padang permainan, gelanggang sukan dan sebagainya. Cara pelaksanaannya bergantung kepada kesesuaian tempat yang dipilih. Pada kebiasaannya, majlis ini akan diadakan bersama satu perbarisan. Anggota-anggota yang akan menerima tauliah, hadiah atau sijil akan berada di luar perbarisan dan akan masuk sama ada secara berseorangan atau berkumpulan apabila dipanggil oleh juruacara majlis.

Majlis Di Luar Dewan

A. Persiapan Tempat:

Secara umumnya, penyediaan tempat untuk majlis di luar dewan hampir sama dengan majlis di dalam dewan. Walaupun demikian terdapat beberapa perkara yang perlu diambilkira dalam menyediakan tempat tersebut antaranya;

B. Pentas:

Pentas hendaklah disediakan di bawah khemah terbuka (khemah VIP) atau khemah kanopi. Khemah ini juga dikenali sebagai khemah atau pentas utama. Cara susunan kerusi VIP, bendera, back drop, rostrum, meja hadiah dan hiasan di atas pentas adalah sama seperti kedudukan majlis di dalam dewan. Rujuk lampiran .... bagi mengetahui kedudukan di atas pentas dan khemah-khemah.

C. Kerusi Tetamu :

Para tetamu jemputan akan berada di kiri-kanan khemah (pentas) utama atau di belakangnya. Susunan kerusi hendaklah secara teratur dan memenuhi setiap ruang yang ada. Jumlah kerusi hendaklah mencukupi mengikut senarai tetamu jemputan yang akan hadir.

D. Kedudukan Penerima Tauliah, Sijil atau Kenaikan Pangkat:

Terdapat dua keadaan kepada anggota-anggota yang akan menerima tauliah, sijil atau kenaikan pangkat iaitu sama ada secara berseorangan atau secara kumpulan.

I. Berseorangan:

Apabila dipanggil nama untuk menerima sijil, tauliah atau kenaikan pangkat, dalam masa sendiri berdiri, anggota hendaklah berdiri, sedia dan berjalan menuju tempat penyampai hadiah. Semasa hendak menerima sijil atau tauliah penerima tauliah hendaklah melaksanakan kawad selaku terima sijil. Jika penerima hendak dipakaikan pangkat yang baru, ketika kawad selaku terima sijil iaitu selepas hormat dan satu langkah ke hadapan hendaklah diam dan pegawai yang akan memakaikan pangkat akan melaksanakan tugasnya. Setelah selesai, satu langkah ke belakang, hormat, berpusing dan berjalan menuju kembali ke tempat duduknya.

II Berkumpulan:

Jika majlis tersebut ialah majlis pemakaian pangkat, anggota-anggota penerima dalam kumpulan akan bersedia di luar kumpulan perbarisan. Biasanya berada di sebelah kanan pentas utama. Apabila juruacara memanggil masuk, semua akan sedia dan berjalan bersama-sama (berkawad) menuju tempat penerima sijil, tauliah atau kenaikan pangkat. Kedudukan berhenti adalah di tengah-tengah menghadap pentas utama, di hadapan kumpulan perbarisan. Kemudian kumpulan penerima akan berhenti, menghadap kehadapan, luruskan barisan, memberi hormat dan diam. (Kesemua arahan pergerakan kawad diberi oleh salah seorang anggota penerima).

Pegawai yang akan memakaikan pangkat akan memakaikan pangkat seorang demi seorang hingga selesai. Setelah selesai, kesemua penerima pangkat akan serentak memberi hormat ke hadapan bersama-sama, berpusing dan berjalan menuju tempat permulaan masuk tadi.

Jika majlis tersebut ialah majlis pentauliahan atau penyampaian sijil dan penerimanya terlalu ramai, untuk menjimatkan masa maka kaedah berwakil boleh dilakukan iaitu menjemput salah seorang penerima tauliah atau sijil bagi mewakili semua penerima-penerima sijil atau tauliah itu.

Menerima Sijil Secara Berkumpulan

E. Tatacara Majlis Pentauliahan, Penyampaian Sijil atau Pemakaian Pangkat Di Luar Dewan

Tatacara atau susunan majlis yang dirancang untuk diadakan di luar dewan seperti di padang kawad, tempat lapang, di padang dan sebagainya hendaklah di susun dengan betul.

a. Ketibaan tetamu jemputan.

I. Penerima tauliah mengambil kedudukan iaitu berbaris di hadapan pentas utama.

II. Tetamu jemputan yang hadir mengambil tempat duduk di khemah-khemah yang disediakan.

b. Ketibaan Tetamu kehormat (VIP)

I. Tetamu kehormat VIP terdiri daripada pegawai atasan program atau tetamu kehormat yang lain seperti menteri dan wakil rakyat.

II. Tetamu kehormat diberi penghormatan untuk menerima tabik hormat.

III. Ketibaannya diumumkan oleh juruacara.

c. Ketibaan Tetamu Utama (VVIP).

I. Acara sambutan dilakukan seperti perarakan bunga manggar, kompang, persembahan silat dan sebagainya tetapi hendaklah dilaksanakan di luar dewan. (jika dirancang).

II. Tetamu utama terus dibawa ke pentas hormat untuk menerima tabik hormat.

III. Ketibaannya diumumkan oleh juruacara sebaik sahaja berada berhampiran tempat perbarisan.

d. Tabik hormat dan nyanyian lagu pasukan (KRS).

I. Tabik hormat diberi sebaik sahaja tetamu VVIP berada di atas pentas hormat.

II. Nyanyian lagu KRS beramai-ramai dengan minus one.

e. Lapor Ketua perbarisan melapor kepada tetamu VVIP.

f. Bacaan doa

I. Bacaan doa sebagai tanda acara majlis dimulakan.

II. Ketua perbarisan memberi hukuman sedia dan ‘up’ (untuk mengaminkan doa).

III.

Tetamu mengaminkan doa dalam keadaan duduk.

g. Ucapan-ucapan

I. Terdapat beberapa ucapan dalam bahagian ini iaitu ucapan pengacara majlis, ucapan tetamu VIP dan tetamu VVIP.

II. Ucapan pengacara majlis adalah ringkas untuk mengalu-ngalukan kehadiran semua tetamu dan menjelaskan mengenai nama program, tujuan program, masa atau tarikh program dan kehadiran peserta.

III.

Tetamu kehormat (VIP) juga boleh dijemput untuk menyampaikan ucapan sebagai wakil tuan rumah atau pengelola.

IV. Tetamu utama (VVIP) dijemput untuk memberikan ucapan. Beliau juga boleh dijemput untuk menutup rasmi kursus di akhir ucapan. Kompang, gendang, atau muzik boleh dimaikkan untuk mengiringi pengumuman perasmian.

i.

Penyampaian tauliah/sijil Tetamu utama (VVIP) dijemput untuk menyampaikan sijil atau tauliah dan diiringi oleh tetamu kehormat, pegawai pengelola, pengerusi atau yang sesuai.

i.

Penyampaian Cenderamata

I. Penyampaian cenderamata hendaklah dilakukan mengikut urutan. Pegawai paling kanan atau tetamu utama (VVIP) adalah yang terakhir menerimanya.

II. Jika tiada acara lain, pengacara majlis akan memberi isyarat bahawa acara majlis akan berakhir seperti "majlis kita sudah sampai ke penghujung, majlis kita sudahpun hampir berakhir" atau kata- kata lain yang bersesuaian. Tujuannya supaya ketua perbarisan sedia untuk menjalankan tugas seterusnya.

j.

Nyanyian lagu kebangsaan

I. Ketua perbarisan mengarahkan semua untuk bangun jika majlis di dewan dan berdiri sedia jika majlis di luar dewan.

II. Nyanyian lagu kebangsaan Negaraku akan dinyanyikan beramai-ramai dengan iringan minus- one.

k.

Ketua Perbarisan Melapor.

I. Tetamu utama (VVIP) dijemput naik ke pentas hormat.

II. Ketua perbarisan memberi tabik hormat seterusnya melapor untuk memohon `menjalankan tugas lain`.

III.

Perbarisan dikehendaki menunggu sehingga VVIP, VIP dan tetamu yang lain beredar sebelum melaksanakan tugas yang seterusnya.

l.

Tetamu Utama (VVIP), tetamu khas (VIP) dan tetamu meninggalkan majlis.

I. Tetamu utama (VVIP) dan tetamu kehormat (VIP) akan dibawa oleh jawatankuasa majlis ke tempat jamuan.

II. Jika ada acara lain seperti bergambar, melawat pameran, menanam pokok dan sebagainya boleh dilaksanakan pada ketika ini sebelum semua tetamu dibawa tempat jamuan.

m.

Jamuan

I. Tempat jamuan hendaklah disediakan dengan sempurna sama ada secara hidang atau buffet .

II. Jamuan ini dalam situasi tidak formal tetapi tersusun dan kemas.

III.

Meja untuk letak cap, peak cap, topi, beret, tongkat, beg tangan dan sebagainya hendaklah disediakan di tempat yang sesuai.

n.

Bersurai Setelah selesai semua acara.