MAJLIS DI DALAM DEWAN
5.3.2 MAJLIS DI DALAM DEWAN
A. Penetapan tarikh, masa dan tempat
Jawatankuasa Induk perlu menetapkan tarikh, masa dan tempat majlis ini akan diadakan. Pemilihan tempat perlulah sesuai dengan keperluan maljis ini.
B. Persiapan Tempat:
a. Dewan
Dewan yang sesuai dengan bilangan peserta perlu ditentukan kerana di sinilah aktiviti utama akan dilangsungkan.
b. Kerusi VIP
Kerusi VIP hendaklah disusun di atas pentas dengan betul mengikut kekananan jawatan dimulai dari kedudukan di tengah-tengah. Boleh disusun dalam bilangan ganjil atau genap. Jika bilangan VIP genap maka jawatan terkanan akan berada pada kedudukan tengah-tengah sebelah kanan. Di hadapan kerusi VIP mestilah ada meja kecil yang diletakkan sejambak bunga di sudut kanan. Rujuk Lampiran Kerusi VIP hendaklah disusun di atas pentas dengan betul mengikut kekananan jawatan dimulai dari kedudukan di tengah-tengah. Boleh disusun dalam bilangan ganjil atau genap. Jika bilangan VIP genap maka jawatan terkanan akan berada pada kedudukan tengah-tengah sebelah kanan. Di hadapan kerusi VIP mestilah ada meja kecil yang diletakkan sejambak bunga di sudut kanan. Rujuk Lampiran
Kerusi tetamu hendaklah disediakan secukupnya. Susunan hendaklah dibuat di bahagian bawah pentas di bahagian paling hadapan mengikut bilangan tetamu yang dijemput. Pelan tempat duduk boleh dibuat bagi mengelakkan kekeliruan tetamu.
d. Tempat Duduk Peserta
Kerusi peserta hendaklah disusun di belakang tempat duduk tetamu. Bilangan kerusi mestilah cukup mengikut bilangan peserta. Susunan boleh dibuat di bahagian kiri dan kanan dewan dengan lorong laluan di bahagian tengah.
e. Bendera
Kedudukan bendera mestilah di bahagian belakang pentas atau pada tiang tetap yang disediakan di sebelah kanan pentas. Kedudukan bendera mestilah mengikut susunan kekananan yang betul. Lihat Rajah:
f. Rostrum VIP
Rostrum VIP diletakkan pada bahagian sudut kanan pentas. Pastikan VIP yang berucap tidak terlindung daripada penglihatan para tetamu.
g. Rostrum Pengacara Majlis
Rostrum pengacara majlis boleh diletakkan pada mana-mana bahagian yang sesuai tetapi tidak berada di hadapan selari dengan rostrum VIP atau kerusi VIP. Boleh juga diletakkan di bahagian bawah sebelah kiri dewan (tidak di atas pentas) atau pada kedudukan kiri belakang kerusi VIP dan berhampiran meja hadiah (jika ada meja hadiah).
h. Meja Hadiah (jika perlu)
Kedudukan meja hadiah hendaklah berhampiran rostrum juruacara dan berada di sebelah kiri belakang kerusi VIP. Sediakan juga meja meletak hadiah (selepas penerima menerima hadiah) pada kedudukan kiri (menghadap pentas) di bawah pentas.
i. Tanda laluan naik ke pentas
Laluan naik ke pentas untuk penerima di bawah pentas untuk menerima hadiah mestilah ditanda. Tanda-tanda yang perlu dibuat ialah pada tempat menerima hadiah, pada tempat menunggu di atas tangga naik, tempat menunggu di bawah tangga naik dan tempat menunggu di luar dewan. Penerima akan naik ke pentas melalui tangga sebelah kiri pentas (menghadap tetamu) dan turun melalui tangga sebelah kanan pentas. Pastikan terdapat ruang laluan penerima hadiah di hadapan meja/kerusi VIP.
C. Perbarisan Kehormat
Perbarisan kehormat dibuat di luar dewan bagi upacara tabik hormat. Pasukan ini perlu dianggotai oleh 3 pegawai dan 38 anggota kadet. Latihan yang secukupnya diperlukan bagi memastikan kelancaran majlis. Sebaik sahaja selesai upacara tabik hormat dan memeriksa barisan, VVIP akan terus masuk ke dalam dewan untuk upacara seterusnya. Rujuk Tatacara Perbarisan.
D. Pentas Tabik Hormat
Pentas tabik hormat diperlukan bagi upacara menerima tabik hormat oleh tetamu-tetamu kehormat yang dijemput. Pentas ini perlu diletakkan di tengah-tengah kedudukan pasukan perbarisan kehormat yang ditentukan. Tidak lebih 3 tetamu kehormat yang patut naik ke pentas untuk menerima tabik hormat.
E. Aturcara Majlis
Aturcara majlis hendaklah disusun mengikut tatacara yang betul. Lihat contoh.
a. Ketibaan tetamu jemputan
b. Ketibaan VIP
c. Ketibaan Tetamu Utama
d. Tabik Hormat
e. Lapor dan memeriksa barisan
f. Nyanyian Lagu KRS (dalam dewan)
g. Lapor untuk memulakan majlis di dalam dewan
h. Bacaan doa
i. Lafaz Ikrar j. Ucapan-ucapan i. Lafaz Ikrar j. Ucapan-ucapan
F. Juruacara
Juruacara bertindak sebagai pengendali dan pengawal perjalanan majlis. Adalah sangat penting bagi juruacara menyediakan skrip juruacara yang mengandungi perkara-perkara seperti masa, perkara, skrip juruacara dan catatan. Hal ini penting supaya tidak timbul kekalutan, kesilapan atau ada perkara-perkara yang tertinggal. Juruacara hendaklah menyelaraskan skrip dengan setiap agenda dalam aturcara majlis. Juruacara juga hendaklah menyusun setiap perkara dengan betul termasuk penyelarasan dengan pegawai pelapor, pembaca doa, pemain muzik dan bahagian hadiah. Juruacara juga dikehendaki memastikan kehadiran VIP atau wakilnya dan diumumkan kepada hadirin. Pembantu juruacara juga boleh disediakan untuk membantu juruacara menyiapkan tugasannya. Antaranya ialah untuk memastikan kehadiran VIP dan nama-nama ini diserahkan kepada pemberi ucapan. Selain itu, pembantu juruacara juga boleh membantu membuat penyelarasan di antara juruacara dengan jawatankuasa yang lain dan bersedia mengambil tugas pengacaraan jika diperlukan.
G. Teks Ucapan
Teks ucapan pegawai dan VIP yang akan memberi ucapan perlu disediakan. Teks ini perlu diserahkan kepada pegawai yang berkenaan lebih awal. Pegawai protokol dan istiadat perlu ada salinan sebagai backup . Teks yang lengkap perlu dijilid kemas.
I. Raptai
Raptai mesti dilalukan sebelum majlis sebenar dilaksanakan. Semua yang terlibat mesti menghadiri raptai. Pengurus Pentas (event manager) mestilah memberikan taklimat sebelum dan selepas raptai.
J. Cara menerima sijil/anugerah di atas pentas
Penerima sijil dikehendaki berjalan mengikut laluan yang ditanda. Apabila berada di hadapan untuk menerima sijil, penerima hendaklah melakukan kawad selaku terima sijil jika beruniform. Jika tidak beruniform, penerima sijil hendaklah memberi hormat kepada pemberi sijil iaitu dengan cara sedikit membongkok dan tunduk sedikit pada sudut 45 darjah pada kedudukan dua langkah di hadapan penerima sijil, kemudian membuat satu langkah ke hadapan, bersalam dan menerima sijil. Selepas menerima sijil, penerima hendaklah mengucapkan terima kasih. Ketika beredar, lakukan satu langkah undur ke belakang, memberi hormat dengan membongkok dan tunduk 45 darjah, berpusing ke kiri dan terus berjalan keluar turun pentas.
K. Pembawa hadiah
Pembawa hadiah hendaklah terdiri daripada tiga orang petugas. Orang pertama ialah orang yang membawa dulang dan menghulurkan sijil kepada pemberi hadiah. Sebelum memberi hadiah, petugas pertama ini hendaklah memberi hormat (sekali) sama ada tabik hormat jika beruniform atau membongkok dan tunduk sedikit 45 darjah sebaik sahaja berada di hadapan pemberi hadiah. Kedudukan semasa menghulur sijil atau hadiah ialah menghadap ke arah kanan pentas. Orang kedua akan bersedia memberikan sijil atau hadiah kepada orang pertama manakala orang ketiga berada di meja hadiah untuk menyusun dan memastikan sijil atau hadiah yang disampaikan itu betul. Selepas selesai memberi hadiah, orang pertama akan memberikan hormat sekali lagi atau tunduk.
L. Penyambut tetamu
Bagi tetamu Utama atau VIP, ‘usher’ (pengiring) hendaklah disediakan. Usher akan membawa VIP ke tempat duduk yang diperuntukkan kepadanya. Usher ini dilantik dalam kalangan pegawai yang mengetahui istiadat atau protokol. Usher akan berada di pintu utama dan menunggu VIP turun dari kenderaan. Bagi tetamu lain atau hadirin adalah memadai dengan meletakkan beberapa orang pegawai lain untuk menunjuk arah tempat duduk. Pegawai ini akan berada di pintu masuk utama.
M. Bilik Menunggu/Rehat VIP (jika perlu)
Bilik tetamu disediakan bagi VIP yang menempuh perjalanan yang jauh. Bilik ini disediakan supaya VIP dapat berehat sebentar sementara menunggu persiapan akhir majlis. Minuman ringan boleh disediakan pada ketika ini di bilik menunggu VIP ini. Pada ketika ini juga ‘usher’ yang dilantik boleh memberikan taklimat mengenai aturcara, protokol atau perkara-perkara yang perlu dilakukan oleh VIP semasa majlis berjalan.