Majlis Dalam Pejabat

3.4.3 Majlis Dalam Pejabat

Majlis di dalam pejabat boleh dilakukan secara mudah, ringkas dan menjimatkan. Tidak seperti majlis di dalam dewan atau di luar dewan, majlis ini tidak memerlukan persiapan yang rapi. Acara yang akan dilakukan bermula dengan tetamu bersama penyampai sijil, tauliah atau pemakaian pangkat akan memasuki pejabat penerima sijil, tauliah atau pangkat. Setelah bersalam-salaman, berkenalan dan berbual seketika, juruacara akan memulakan majlis dengan memberikan ucapan aluan dan seterusnya menjemput penerima untuk bersedia. Setelah dijemput oleh juruacara pemberi sijil, tauliah atau pangkat akan kehadapan untuk menyampaikan sijil, tauliah atau pangkat. Penerima pangkat terlebih dahulu dalam masa sendiri sedia, memberi hormat sebelum pemberian sijil, tauliah atau pemakaian pangkat. Setelah selesai bersalaman dan ucapkan terima kasih hormat dan senang diri.

Walaupun majlis ini ringkas tetapi boleh juga diberikan ruang untuk penerima dan pemberi atau penyampai sijil, tauliah atau pemberi pangkat berucap. Setelah selesai, berdoa, menikmati jamuan (jika ada) dan bersurai.

3.4.4 Perkara-Perkara Lain Yang Perlu Diambil Kira Ketika Pelaksanaan Majlis

A. Penyampai Hadiah.

Penyampai sijil atau hadiah adalah merupakan tetamu utama (seorang sahaja.sahaja). Jika penerima sijil terlalu ramai, maka hendaklah ada masa rehat 5 minit untuk pemberi sijil duduk sebentar. Semasa rehat ini, bolehlah diadakan selingan seperti permainan muzik gamelan atau tambor.

B. Pembawa dulang.

Pembawa dulang hendaklah terdiri daripada tiga orang petugas. Orang pertama ialah orang yang membawa dulang dan menghulurkan sijil kepada pemberi hadiah. Sebelum memberi hadiah, petugas pertama ini hendaklah memberi hormat (sekali) sama ada tabik hormat sebaik sahaja berada di hadapan pemberi hadiah. Kedudukan semasa menghulur sijil atau hadiah ialah menghadap ke arah kanan pentas. Orang kedua akan bersedia memberikan sijil atau hadiah kepada orang pertama manakala orang ketiga berada di meja hadiah untuk menyusun dan memastikan sijil atau hadiah yang disampaikan itu betul. Selepas selesai memberi hadiah, orang pertama akan memberikan sekali lagi hormat atau tunduk kepada pemberi hadiah, sijil atau pangkat.

Pembawa Dulang

C. Sijil, Tauliah dan Pangkat

Kertas sijil atau tauliah hendaklah dimasukkan dalam skrol. Jika tidak ada skrol maka kertas sijil itu hendaklah digulung dan diikat kemas menggunakan riben. Bagi pemakaian pangkat, appuleete dan pangkat hendaklah terlebih dahulu disediakan. Bagi pangkat yang perlu dilekatkan di bahu, maka hendaklah disediakan pin pelekat yang siap dijahit untuk memudahkan pangkat dilekatkan.

D. Penyambut tetamu

Bagi tetamu Utama atau VIP, pegawai pengiring hendaklah di sediakan. Pegawai pengiring akan membawa VIP ke tempat duduk yang diperuntukkan kepadanya. Pegawai pengiring ini di lantik dalam kalangan pegawai yang mengetahui istiadat atau protokol. Pegawai pengiring akan berada di pintu utama dan menunggu VIP turun dari kenderaan. Bagi tetamu lain atau hadirin adalah memadai dengan meletakkan beberapa orang pegawai lain untuk menunjuk arah tempat duduk. Pegawai ini akan berada di pintu masuk utama.

E. Bilik Menunggu/Rehat VIP

Bilik tetamu di sediakan bagi VIP yang melalui perjalanan yang jauh. Bilik ini disediakan supaya VIP dapat berehat sebentar sementara menunggu persiapan akhir majlis. Minuman ringan boleh disediakan pada ketika ini di bilik menunggu VIP ini. Pada ketika ini juga pegawai pengiring yang dilantik boleh memberikan taklimat mengenai aturcara, protokol atau perkara-perkara yang perlu dilakukan oleh VIP semasa majlis berjalan.

F. Juruacara

Juruacara bertindak sebagai pengendali dan pengawal perjalanan majlis. Adalah sangat penting bagi juruacara menyediakan skrip juruacara yang mengandungi perkara-perkara seperti masa, perkara, skrip juruacara dan catatan. Rujuk Lampiran.... Hal ini penting supaya tidak timbul kekalutan, kesilapan atau ada perkara-perkara yang tertinggal. Juruacara hendaklah mengkordinasi skrip dengan setiap agenda dalam aturcara majlis. Juruacara juga hendaklah menyusun setiap perkara dengan betul termasuk kordinasi dengan pegawai pelapor, pembaca doa, pemain muzik dan bahagian hadiah. Juruacara juga dikehendaki memastikan kehadiran VIP atau wakilnya dan diumumkan kepada hadirin.

Pembantu juruacara juga boleh disediakan untuk membantu juruacara menyiapkan tugasannya. Antaranya ialah untuk memastikan kehadiran VIP dan nama-nama ini di serahkan kepada pemberi ucapan. Selain itu, pembantu juruacara juga boleh membantu mengkordinasi juruacara dengan jawatankuasa yang lain dan bersedia mengambil tugas pengacaraan jika diperlukan.

Juruacara juga bertanggungjawab untuk memperolehi biodata atau latar belakang mengenai penerima sijil, tauliah atau pangkat seperti sejarah keluarga, perkhidmatan, sumbangan-sumbangan dan sebagainya. Biodata dan maklumat ini boleh dibacakan ketika majlis penyampaian dilakukan.

G. Raptai

Raptai mesti dilalukan sebelum majlis sebenar dilaksanakan. Semua yang terlibat mesti menghadiri raptai. Pengurus Pentas (event manager ) mestilah memberikan taklimat sebelum dan selepas raptai.

H. Aturcara Pentadbiran Aturcara pentadbiran bagi majlis pentauliahan, penyampaian sijil

atau kenaikan pangkat perlu disusun dengan teratur. Kebiasaannya, terdapat format khas dalam membuat skrip aturcara pentadbiran. Skrip aturcara pentadbiran akan menjadi senarai semak mengenai perjalanan majlis dari mula hingga akhir yang mesti diketahui oleh semua ahli jawatankuasa.

I. Pembawa Teks Ucapan Pembawa teks ucapan hendaklah meletakkan teks ucapan di atas

meja ucapan. Pergerakan adalah secara berkawad. Memberi hormat sebelum dan selepas meletakkan teks ucapan kepada tetamu utama. Selepas selesai ucapan melakukan pergerakan yang sama.

J.

Sijil dan Appuleete (Pangkat)

Kertas sijil atau tauliah hendaklah dimasukkan dalam skrol. Jika tidak ada skrol maka kertas sijil itu hendaklah digulung dan diikat kemas menggunakan riben. Jika kenaikan pangkat, appuleete setiap pangkat hendahlah di sediakan dan dipasangkan oleh pemberi pangkat setelah membuka pangkat yang lama (jika ada). Jika pangkat yang hendak dipakaikan itu dipasang pada bahu maka ’klip’ untuk melekatkan pangkat itu hendahkan terlebih dahulu disediakan.

K.

Penutup:

Lain-lain perkara yang berkaian dengan majlis di luar dewan ini seperti tugasan bagi penyembut tetamu, bilik menunggu VIP, aturcara majlis dan juruacara adalah sama seperti majlis di dalam dewan. Bagaimanapun, raptai mesti dilalukan sebelum majlis sebenar dilaksanakan. Semua yang terlibat mesti menghadiri raptai. pengurus acara (event manager) mestilah memberikan taklimat sebelum dan selepas raptai.