administrator atau sebagai manajer. Jadi tata hubungan administrasi, adalah tat hubungan yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai
fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manajer dengan para bawahan atau para pelaksananya yang mengandung unsur perintah.
2. Hubungan tata usaha; adalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung
antara satuan organisasi dalam suatu organisasi, yang tidak mengandung unsur perintah. Hubungan ini hanya bersifat pengiriman informasi dalam
rangka pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengiriman informasi ini dapat dilakukan melalui surat-surat atau warkat salinan, tembusan, kutipan
atau dapat juga melalui telepon.
1. Proses Komunikasi
Secara umum proses komunikasi terbagi menjadi dua tahap, yaitu primer dan sekunder
a. Proses Komunikasi secara Primer
Proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang symbol sebagai media, bahasa, kial
gesture, isyarat, gambar, warna, dan sebagainya. Aspek yang paling banyak digunakan adalah bahasa, karena mampu menterjemahkan pikiran seseorang
kepada orang lain berupa ide, informasi atau opini. Bahasa memegang peranan paling penting dalam proses komunikasi primer. Aspek yang paling penting dalam
bahasa adalah pemilihan kata. Kata-kata mengandung dua jenis pengertian : 1.
Denotatif, arti sebagaimana tercantum dalam kamus dictionary meaning
Universitas Sumatera Utara
2. Konotatif, arti emosional atau mengandung penilaian tertentu atau kiasan
emotional or evaluate meaning
b. Proses Komunikasi Secara Sekunder
Proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang
sebagai media pertama. Komunikasi sekunder dapat berupa, surat, telepon, fax, koran, majalah, radio, TV, film, e-mail, internet, dan sebagainya. Perkembangan
budaya masyarakat yang sangat cepat telah membawa perubahan pada metode komunikasi. Saat ini media sekunder banyak digunakan sebagai media utama
dalam melakukan komunikasi yang efektif bagi massa secara luas.
2. Unsur-unsur komunikasi
Komunikasi memiliki 6 enam tahapan yaitu:
a. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan
Sebelum proses penyampaian dapat dilakukan, maka pengirim pesan harus menyiapkan ide atau gagasan apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain. Ide
dapat diperoleh dari berbagai sumber, ide-ide yang ada didalam benak pengirim disaring dan disusun ke dalam satu memori yang ada didalm pikiran orang yang
memiliki peta mental yang berbeda. Hal ini disebabkan karena cara penyerapan berbagai informasi dan pengalaman yang berbeda-beda dari setiap individu.
Universitas Sumatera Utara
b. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan
Pada suatu proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan sempurna. Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara sempurna,
pengirim pesan harus memperhatikan berbagai hal-hal, yaitu subjek apa yang ingin disampaikan, maksud tujuan, penerima pesan, gaya personal dan latar
belakang budaya.
c. Pengirim menyampaikan pesan
Pada saat pengirim menyampaikan pesan dapat menggunakan berbagai saluran yang ada kepada si penerima pesan. Biasanya rantai saluran yang
komunikasi yang digunakan relatif pendek, namun ada juga yang cukup panjang hal ini akan berpengaruh pada efektivitas penyampaian pesan. Ketika
menyampaikan pesan dapat digunakan berbagai media komunikasi baik media tulisan maupun lisan.
d. Penerima menerima pesan
Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi bila pengirim mengirimkan suatu pesan dan penerima menerima pesan tersebut. Misalnya, jika
seseorang mengirim sepucuk surat, komunikasi baru akan terjalin bila penerima surat telah membaca dan memahami isinya.
Universitas Sumatera Utara
e. Penerima menafsirkan pesan Setelah penerima menerima suatu pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana
menafsirkan pesan. Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah dimengerti dan tersimpan dalam benak pikiran si penerima pesan. Selanjutnya,
satu pesan baru dapat ditafsirkan secara benar bila penerima telah memahami isi
pesan sebagaimana yang dimaksud oleh pengirim pesan. f. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik ke pengirim
Setelah menerima pesan, penerima akan memberi tanggapan dengan cara tertentu dan member sinyal terhadap pengirim pesan. Sinyal yang diberikan oleh
penerima pesan beraneka ragam, hal ini tergantung dari pesan yang diterimanya. Umpan balik memegang peranan penting dalam proses komunikasi, karena ia
memberi kemungkinan bagi pengirim untuk menilai efektivitas suatu perusahaan. Disamping itu, adanya umpan balik dapat menunjukkan adanya faktor-faktor
penghambat komunikasi, misalnya perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran kata-kata dan perbedaan reaksi secara emosional.
3. Komunikasi Organisasi
