Tujuan Kearsipan dan Tugas Pokok Unit Kearsipan Jenis-Jenis Arsip

Jadi dapat kita simpulkan bahwa peranan kearsipan sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi karena kearsipan merupakan urat nadi dalam seluruh kegiatan instansi baik pemerintah maupun swasta. Demikianlah dengan penuh harapan bahwa penertiban atau perbaikan kearsipan ini akan lebih cepat terlaksana disemua instansi terutama di bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sehingga generasi kita yang akan datang dapat dengan mudah melanjutkan tu gas-tugasnya ysng akan dihadapi dan tidak harus mencari data atau informasi yang terlalu lama yang banyak menghabiskan waktu, tenaga, serta biaya.

D. Tujuan Kearsipan dan Tugas Pokok Unit Kearsipan

Tujuan kearsipan secara umum adalah: 1. Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan, keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet dan aman. Jika arsip selamat dan tidak ada yang rusak dan tidak ada yang hilang maka tentunya arsip dapat disediakan kembali bilamana dibutuhkan. 2. Sebagai bahan pertanggung jawaban perusahaan tentang pelaksanaan dan pengelolaan kegiatan perusahaan. Universitas Sumatera Utara Tujuan pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut: 1. Menerima warkat. 2. Mencatat warkat. 3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan. 4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu. 5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip. 6. Mengadakan perawatanpemeliharaan arsip. 7. Mengadakan atau merencanakan penyusunan arsip, dan lain-lain.

E. Jenis-Jenis Arsip

Jenis-jenis arsip dapat dilihat dari beberapa sudut pandang yaitu: 1. Ditinjau dari kepentingannya, yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang terkandung di dalamnya. Menurut Ensiklopedia Administrasi, Arsip atau Warkat dapat dibedakan menjadi: a. Warkat yang sangat penting vital Record yaitu warkat yang mempunyai nilai sangat penting bagi suatu Organisasi atau Instansi. Untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan secara terus-menerus selama organisasi itu masih berdiri. b. Warkat Penting Important Record yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka waktu yang cukup lama 3 tahun ke atas untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan secara baik, misalnya Surat perjanjian Sewa menyewa dan lain-lain. Universitas Sumatera Utara c. Warkat Berguna Useful Record yaitu Warkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan sesuai dengan daftar retensinya lama penyimpanan, biasanya di berbagai OrganisasiInstansi jenis warkat ini paling banyak jumlahnya, contohnya Surat-surat kantor pada umumnya. d. Warkat tidak penting Non Essential Record yaitu warkat yang kegunaannya menjadi habis setelah selesai dibaca. Untuk itu warkat jenis ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi dapat langsung dimusnahkan atau cukup diingat isinyadicatat dalam Agenda harian, contoh undangan rapat dan lain-lain. 2. Ditinjau dari fisiknya, yaitu melihat arsip dari wujud benda arsip tersebut. Arsip jenis ini terdiri dari: a. Arsip tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisantertulis misalnya Surat Dinas, Akta dan lain-lain. b. Arsip Visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar, lukisanukiranpahatan, seperti peta, relief, poster dan lain-lain. 3. Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsipwarkat dari segi isi yang tergantung di dalamnya. Arsip jenis in terdiri dari: a. Financial Record, adalah catatan-catatan mengenai masalah keuangan. Misalnya tata cara mengajukan kredit, tata cara pembayaran uang, dan lain- lain. Universitas Sumatera Utara b. Inventory Record, adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan goods yang memuat antara lain jumlah dan macam-macam persediaan barang, harga barang-barang, dan keadaan fisik barang. c. Personal Record, adalah catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, seperti catatan riwayat hidup, dan pengalaman kerja. d. Sales Record, adalah catatan yang berisi informasi mengenai penjualan. Misalnya mutu penjualan, jumlah persediaan, daerah pemasaran, dan hasil penjualan. e. Production Record, adalah catatan yang berhubungan dengan masalah produksi. Misalnya jumlah barang yang dihasilkan, jenis barang yang dihasilkan, dan kualitas barang yang dihasilkan. 4. Ditinjau dari pemilikannya, yaitu melihat arsip dari aspek kepemilikannya serta asal arsip tersebut bagi organisasi atau lembagakantor tersebut, adalah sebagai berikut: a. Berasal dari lembaga pemerintahan, antara lain: 1 Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan Nasional yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Pusat. 2 Arsip Nasional Republik Indonesia yang berada di masing-masing Daerah Tingkat-I, yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Daerah. Universitas Sumatera Utara b. Berasal dari instansi pemerintah atau swasta 1 Arsip Primer merupakan arsip asli bukan merupakan salinan copy atau tembusantindasan. 2 Arsip Sekunder adalah arsip yang berupa salinan, copy tembusantindasan. 3 Arsip Sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya sentralisasi. 4 Arsip Unit adalah arsip yang penyimpanannya dilakukan oleh masing- masing unit dimana arsip tersebut dibuat desentralisasi.

F. Peralatan Penataan Arsip