b. Berasal dari instansi pemerintah atau swasta
1 Arsip Primer merupakan arsip asli bukan merupakan salinan copy atau
tembusantindasan. 2
Arsip Sekunder adalah arsip yang berupa salinan, copy tembusantindasan.
3 Arsip Sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang
dipusatkan penyimpanannya sentralisasi. 4
Arsip Unit adalah arsip yang penyimpanannya dilakukan oleh masing- masing unit dimana arsip tersebut dibuat desentralisasi.
F. Peralatan Penataan Arsip
Dalam menyelenggarakan kearsipan dibutuhkan berbagai macam peralatan yang akan membantu untuk menyimpan arsip dalam lemari arsip sedemikian rupa.
Sehingga arsip yang disimpan kelihatan teratur dan rapi serta memudahkan dalam pencarian kembali.
Peralatan yang umumnya digunakan adalah sebagai berikut: 1.
Lemari arsip filing cabinet yaitu tempat penyimpanan arsip yang terbuat dari aluminium dan baja yang tahan api. Pada umumnya lemari arsip ini terdiri dari
laci-laci yang berkisar tiga sampai sepuluh kaki. Lemari arsip ada dua jenis yaitu:
a. Drawer type filing cabinet yaitu filing cabinet yang laci-lacinya dapat ditarik
kedalam dan keluar dan biasanya disusun dalam bentuk vertikal.
Universitas Sumatera Utara
b. Lateral filing cabinet yaitu filing cabinet yang berpintu dan mempunyai alas
untuk menaruh semua arsip dan mempunyai beberapa tingkat atas. 2.
Sekat guide adalah lembaran yang dipergunakan sebagai petunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip. Sekat terdiri dari dua bagian yaitu: bagian
yang menonjol disebut tab atau tab guide yang berguna untuk menempatkan atau mencantumkan kode-kode, tanda-tanda atau indeks-indeks klarifikasi dan badan
guide. 3.
Berkas kotak Box File, adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat dan kemudian ditempatkan pada rak arsip. Biasanya setiap berkas
kotak berisi arsip yang sejenis. 4.
Map Folder yaitu lipatan kertas atau karton yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi
atas untuk menempatkan file yang bersangkutan. Sesuai dengan fungsi dan cara mempergunakannya map dapat dibedakan atas:
a. Map biasa yaitu map yang berguna untuk menyimpan sementara warkat-warkat
atau arsip. b.
Map jepit yaitu map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip yang di dalamnya tidak mudah lepas.
c. Map tebal atau map besar yaitu map dengan memakai jepitan khusus dan
bentuknya kokoh sehingga dapat disimpan secara vertikal atau berdiri tegak. d.
Stopmap tali yaitu stopmap yang memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannys yang terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita.
Universitas Sumatera Utara
5. Mesin- mesin kantor yaitu semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara
otomatis baik secara mekanis maupun secara elektronik. Mesin-mesin kantor yang dipergunakan dalam bidang kearsipan misalnya: mesin komputer, mesin
fotocopy, mesin print, dan mesin penghancur kertas. 6.
Alat-alat tulis kantor yaitu alat alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis menulis misalnya: pulpen, pensil, rol, stabilo,dan lain-lain.
Adapun peralatan penataan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu:
a. Lemari Arsip Filing cabinet
Filing cabinet yang dipergunakan di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terbuat dari besimetal dengan warna abu-abu.
b. Letter file
Letter file digunakan untuk menyimpan arsip setelah di punch, terbuat bahan karton dengan warna biru dan abu-abu.
c. Box file
d. Bisnis file
e. Clear holder
f. Mesin-mesin kantor seperti mesin komputer scanner dan fotocopy,Fax,
Telepon. g.
Alat tulis kantor ATK seperti pulpen, pensil, stabilo, punch, stepler, remover, dan lain-lain.
Universitas Sumatera Utara
G. Sistem Penyimpanan, Pengamanan, dan Pemeliharaan Arsip
