Berdasarkan uraian diatas dapat didefinisikan bahwa Arsip merupakan naskah-naskah atau dokumen sebagai pusat ingatan dari seluruh kegiatan atau
organisasi dimana arsip-arsip dipelihara dan disimpan sebaik mungkin secara sistematis pada tempat yang telah disediakan agar lebih mudah ditemukan bila
diperlukan kembali. Sedangkan Kearsipan adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan
warkat-warkat secara sistematis sehingga mempermudah dalam pencarian warkat yang diperlukan.
B. Fungsi Arsip
Menurut Barthos 2003:11 fungsi arsip dapat dibedakan menjadi: 1.
Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus bagi organisasiInstansi, namun dipergunakan untuk kepentingan masyarakat
umumNegara karena bernilai kebangsaan dan hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
2. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara.
Arsip Dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi: a.
Arsip Aktif, yaitu arsip yang secara langsung dan terus-menerus bagi diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih
dikelola oleh Unit Pengelola.
Universitas Sumatera Utara
b. Arsip Inaktif atau pasif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun dan pengelolaannya oleh unit sentral dalam suatu organisasiInstansi.
C. Peranan Kearsipan
Sedarmayanti 2003:19 menyatakan bahwa “peranan arsip sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan
keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah”. Barthos 2002:2 menyatakan bahwa peranan kearsipan adalah : “sebagai
pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan,
penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-
tepatnya”. Maka berdasarkan pengertian diatas arsip mempunyai peranan yang sangat
penting dalam proses penyajian informasi bagi perusahaan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang
lengkap, cepat dan benar harus ada sistem dan penanganan kerja yang baik dibidang kearsipan demi melancarkan pelaksanaan kinerja kearsipan dalam organisasiInstansi.
Dalam penyelenggaraan pengurusan kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan ynag dilakukan oleh setiap Instansi maupun Lembaga yaitu menyimpan
warkat, dokumen atau surat-surat lainnya. Aktivitas yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau dokumen ini sering disebut Administrasi Kearsipan.
Universitas Sumatera Utara
Jadi dapat kita simpulkan bahwa peranan kearsipan sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi
karena kearsipan merupakan urat nadi dalam seluruh kegiatan instansi baik pemerintah maupun swasta. Demikianlah dengan penuh harapan bahwa penertiban
atau perbaikan kearsipan ini akan lebih cepat terlaksana disemua instansi terutama di bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sehingga
generasi kita yang akan datang dapat dengan mudah melanjutkan tu gas-tugasnya ysng akan dihadapi dan tidak harus mencari data atau informasi yang terlalu lama
yang banyak menghabiskan waktu, tenaga, serta biaya.
D. Tujuan Kearsipan dan Tugas Pokok Unit Kearsipan
