Setiap pokok masalah tersebut di punch terlebih dahulu lalu dimasukkan ke dalam letter file sesuai dengan jenis surat dan disusun rapi di lemari arsip.
2. Sistem Pengamanan Arsip
Secara umum dikatakan pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan
maupun dari kerusakan.
Pengamanan arsip terdiri atas: a.
Pengamanan arsip dari segi informasi Pengaman arsip dari segi informasinya telah diatur dalam Undang-Undang No. 7
tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Dalam Undang-Undang No. 7 tahun 1971 hanya ditetapkan mengenai ketentusn pidana yang menyangkut
pengamanan arsip dari segi informasinya saja seperti yang diatur dalam pasal 11 sebagai berikut:
1 Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum memiliki arsip sebagai mana
dimaksud dalam pasal 1 huruf a undang-undang ini dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 tahun penjara.
2 Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1
huruf a undang-undang ini dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya hal
tersebut dapat dipidana penjara seumur hidup atau selama-lamanya 20 tahun penjara.
Universitas Sumatera Utara
b. Pengamanan arsip dari segi fisiknya
Yang dimaksud dengan pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan kertas arsip dari segi kerusakan. Sebagai mana telah diutarakan sebelumnya
kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal kerusakan arsip yang disebabkan dari dalam misalnya kerusakan karena kualitas kertas, tinta, dan
bahan perekat dan faktor eksternal kerusakan arsip yang disebabkan dari luar misalnya kerusakan yang disebabkan oleh sinar matahari, debu, serangga, kutu,
dan jamur. Pengamanan terhadap arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain:
a. Restorasi Arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, dan sulit untuk
dipergunakan kembali sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan dan disimpan kembali untuk jangka waktu yang lebih lama lagi.
b. Laminasi Arsip adalah menutup kertas arsip diantara dua lembar plastik sehingga
arsip itu terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara, dan serangan serangga pemakanperusak arsip. Dengan cara demikian arsip akan tahan lebih lama untuk
disimpan. c.
Microfilm adalah arsip-arsip yang sudah rusak, rapuh sehingga tidak dapat direstorasi dan dilaminasi, apabila arsip-arsip itu masih mempunyai nilai perlu di
microfilmkan. Microfilm merupakan alat foto grafis guna menyimpan keterangan yang terdapat pada dokumen-dokumen kantor untuk mengawetkan arsip yang
sudah rusak sehingga tidak dapat direstorasi. Dengan cara mengadakan pemotretan suatu arsip yang perlu diawetkan lalu dipindahkan ke lembaran film
Universitas Sumatera Utara
kecil. Apabila film kecil itu akan dipergunakan kembali maka film itu dapat dipasang pada suatu alat yang dilengkapi dengan lampu sorot yang dapat
memperbesar film kecil itu pada suatu layar display sehingga dapat dibaca. Alat ini dinamakan alat baca film microfilm reader atau film projector.
Sistem pengamanan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan, dari
pihak internal maupun eksternal, tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada pihak yang tidak berwenang, tidak diperbolehkan meletakkan arsip di
sembarang tempat, dan tidak diperbolehkan membawa arsip ke luar kantor tanpa ijin.
3. Sistem Pemeliharaan Arsip
