macam jenisnya, misalnya surat riset bagi mahasiswa yang akan melaksanakan risetsurvei di instansi lain, surat untuk memperoleh KTM
baru, surat izin tinggal di asrama putri dan lain sebagainya.
b. Penyiapan Konsep Surat dan Pengetikan Surat
Permintaan pembuatan surat dari mahasiswa akan ditindaklanjuti oleh pegawai bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dengan mencari
bentuk konsep surat yang memang sudah tersimpan copynya di komputer sesuai dengan surat apa yang diminta oleh mahasiswa. Lalu setelah
ditemukan, konsep surat disesuaikan dengan nama mahasiswa, NIM dan data-data mahasiswa lainnya yang meminta surat tersebut. Setelah
disesuaikan, surat tersebut di-print rangkap 2.
c. Penandatanganan Surat
Surat yang telah selesai di-print, diperiksa kembali apakah masih terdapat kesalahan dalam penulisan kata-kata, format penulisan atau yang
lainnya. Jika tidak terdapat kesalahan lagi, maka surat tersebut diserahkan oleh pegawai kepada Pembantu Dekan III untuk ditandatangani.
d. Registrasi Penomoran dan Penstempelan Surat
Setelah surat ditandatangani, surat tersebut diserahkan kepada ruang Sekretaris Dekan. Pada Sekretaris Dekan, surat terlebih dahulu dicatat di
dalam buku agenda sesuai dengan nomor urut di dalam buku agenda. Lalu, nomor tersebut dituliskan ke surat sesuai nomor urut yang tadi sudah
dicatat di dalam buku agenda. Setelah surat selesai diregistrasi nomornya,
Universitas Sumatera Utara
surat tersebut lalu distempel, kemudian diserahkan kembali ke bagian Kemahasiswaan.
e. Pengambilan Surat
Surat yang telah diserahkan dari Sekretaris Dekan kemudian diperiksa kembali, apakah nomor, stempel dan tanda tangan sudah lengkap
serta penulisan kata-katanya sudah benar dan tepat. Jika sudah tidak memiliki kesalahan lagi, maka surat tersebut dipisahkan, rangkap pertamanya
diletakkan di dalam keranjang yang telah disiapkan oleh pihak bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU. Keranjang tersebut ada dua buah
dan di depan keranjang tersebut ditempel label nama ”EKSTENSI” dan ”REGULER D3”. Surat yang telah dipisahkan tersebut diletakkan di
dalam keranjang sesuai dengan program mahasiswa yang tadi meminta surat tersebut, apakah program ekstensi, reguler atau diploma III. Sedangkan
rangkap kedua dari surat tersebut disimpan di dalam arsip map SURAT KELUAR yang terletak di lemari kaca di samping map SURAT MASUK.
Dari penjelasan tentang pengelolaan surat keluar di atas, terdapat sedikit perbedaan di dalam prosesnya pada bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi USU. Pada saat pemberian nomor pada surat pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, surat ditandatangani dulu oleh
pimpinan baru bisa diberi nomor. Kemudian, pemberian nomor juga dilakukan di bagian lain, yaitu ruang Sekretaris Dekan. Begitu juga dengan
pencatatan surat pada buku agenda. Pencatatan surat juga dilakukan di bagian Sekretaris Dekan, sesuai dengan nomor yang telah diregistrasi pada
Universitas Sumatera Utara
surat tersebut, kemudian distempel. Lalu, surat yang telah selesai diberi nomor dan distempel tersebut, diserahkan kembali ke bagian
Kemahasiswaan. Disitulah letak perbedaan proses pengelolaan surat keluar pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.
Meskipun terdapat perbedaan dalam proses pengelolaan surat keluar pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, tetapi perbedaan ini
tidak menyebabkan kesulitan dalam prosedur pengelolaan suratnya. Hal ini disebabkan oleh komunikasi yang lancar antara bagian Kemahasiswaan
dengan bagian Sekretaris Dekan. Selain itu, kedua bagian ini letaknya bersebelahan, jadi proses pengantaran dan penyerahan kembali surat tidak
mempunyai kesulitan yang berarti. Kesulitan justru terkadang ditemui pada saat penandatangan surat di
bagian Kemahasiswaan. Kesulitan tersebut muncul bila pimpinan sedang tidak berada di tempat. Penandatanganan surat menjadi agak terhambat,
sementara mahasiswa yang meminta dibuatkan surat sudah menanti-nanti agar surat tersebut segera selesai diproses karena sangat penting untuk
keperluan mahasiswa tersebut. Demikianlah proses pengelolaan surat keluar pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.
Universitas Sumatera Utara
C. Penataan Arsip
