Asas Sentralisasi Asas Desentralisasi Asas Gabungan

2. Asas Pengorganisasian Kearsipan

Asas pengorganisasian dalam penyimpanan arsip ada 3 tiga yaitu:

a. Asas Sentralisasi

Asas sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar dan masing- masing unit banyak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik.

b. Asas Desentralisasi

Asas desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan dimasing-masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang besar atau kompleks kegiatannya, dan masing- masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus.

c. Asas Gabungan

Asas gabungan adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara asas sentralisasi dan desentralisasi. Asas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang ada pada asas sentralisasi dan desentralisasi misalnya: untuk arsip yang bersifat umum dibutuhkan oleh semua unit, disimpan dipusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya khusus disimpan di masing-masing unit. Sedarmayati, 2003 : 21-23. Di dalam bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, penyimpanan arsipnya menggunakan asas sentralisasi, yaitu dilakukan oleh satu unit pengolah surat. Karena wilayah kerja dari bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara ini tidak terlalu luas, jadi proses pengelolaan arsipnya pun tidak memerlukan banyak unit untuk mengelolanya. Asas penyimpanan arsip sentralisasi yang diterapkan di bagian Kemahasiswaan ini, lebih memudahkan pegawai dalam mengelola arsip pada bagian Kemahasiswaan, karena bila arsip dikelola oleh banyak pegawai, dikhawatirkan dapat menimbulkan kesalahan dalam penyimpanan arsip. Misalnya, bila suatu saat pegawai lain yang menyimpan surat ke dalam map yang bukan seharusnya, tentu saja dapat mengakibatkan adanya kesulitan dalam pencarian pada saat surat tersebut diperlukan kembali sewaktu-waktu. Bila penyimpanan arsip hanya dilakukan oleh satu pegawai yang memang ditugaskan khusus untuk mengelola surat-surat dan arsip, tentu saja penyimpanan arsip menjadi lebih efisien, karena pegawai tersebut sudah pasti tidak salah dalam menempatkan atau menyimpan surat-surat karena memang itulah tugas yang sehari-hari pegawai tersebut kerjakan. Sedangkan untuk kelemahan dari asas sentralisasi yang diterapkan di bagian Kemahasiswaan ini, hampir tidak ada. Karena, asas sentralisasi ini justru lebih banyak memberikan manfaat dan kemudahan bagi pegawai yang bertugas mengelola arsip. Universitas Sumatera Utara

3. Sistem Penyimpanan Arsip