Pembuatan konsep surat Pengetikan Mengetik surat dalam bentuk akhir Penandatanganan Pencatatan Permintaan Pembuatan Surat

2. Pengelolaan Surat Keluar

Selain untuk memperlancar komunikasi, surat keluar juga memiliki fungsi utama yakni sebagai wakil dari penulis. Surat keluar yang tatanan kalimat, susunan bahasa serta format penulisannya rapi akan mencerminkan citra yang bagus dari instansi yang mengirimkan surat tersebut. Untuk itu, proses pengelolaan surat keluar amat sangat penting dan harus dilakukan dengan benar-benar teliti. Dalam hal ini, peranan pembuatpengkonsep surat sangatlah diharapkan keprofesionalismeannya. Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Pembuatan konsep surat

Konsep surat disebut juga dengan istilah draft. Konsep surat dibuat dan disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.

b. Pengetikan

Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat Net Surat, setelah melalui koreksi kesalahan.

c. Mengetik surat dalam bentuk akhir

Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat. Universitas Sumatera Utara

d. Penandatanganan

Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani.

e. Pencatatan

Dalam pencatatan ini, kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut : 1 Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperto Lampiran dan amplop 2 Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang disebut verbalis. 3 Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudian surat tersebut siap untuk dikirim. Dilihat dari pengelolaan surat yang diterima oleh instansi surat masuk dan yang keluar surat keluar dari instansi harus memperhatikan beberapa prosedur untuk mencapai efisiensi kerja dan kelancaran administrasi surat menyurat. Pengelolaan surat keluar tidak hanya harus benar-benar teliti dan cermat, tetapi kecepatan dalam prosesnya dalam segi waktu pun sangat diharapkan sehingga surat dapat lebih cepat sampai kepada penerima. Berikut ini adalah sistem pengelolaan surat keluar pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU:

a. Permintaan Pembuatan Surat

Pada tahap awal ini, mahasiswa mendatangi bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU untuk minta dibuatkan surat. Surat ini bermacam- Universitas Sumatera Utara macam jenisnya, misalnya surat riset bagi mahasiswa yang akan melaksanakan risetsurvei di instansi lain, surat untuk memperoleh KTM baru, surat izin tinggal di asrama putri dan lain sebagainya.

b. Penyiapan Konsep Surat dan Pengetikan Surat