BAB III PEMBAHASAN
Berjalannya suatu sistem, prosedur, atau akivitas yang dilakukan dalam pekerjaan kantor pada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dalam
rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor adalah topik yang akan dibahas pada bab ini. Namun demikian, penulis juga mengamati struktur
organisasi dan uraian tugas pada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU serta melihat bahwa pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing
bagian berjalan dengan teratur dan baik. Beranjak dari pengertian efisiensi yang merupakan suatu azas tentang
perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya, maka analisis yang dilakukan penulis terhadap pekerjaan kantor pada Bagian Perlengkapan Fakultas
Ekonomi USU berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor diantaranya dapat dilihat dari :
A. Segi Usaha
Dalam segi usaha, unsur-unsur yang terkait didalamnya yang dapat dilihat dalam pekerjaan kantor di Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU adalah :
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
1. Tata Kerja
Tata kerja dimaksudkan untuk dapat mencapai cara kerja yang termudah. Pada pekerjaan kantor di bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU hal ini
dapat dilihat dari : a.
Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjan kantor bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai
sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya pemakaian computer sudah cukup.
b. Semua langkah pekerjaan dalam pekerjaan kantor bagian Perlengkapan
Fakultas Ekonomi USU disusundibuat dalam suatu prosedur yang sudah diatur sedemikian rupa menjadi suatu rangkaian yang
memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dalam pekerjaan kantor bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti
aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat. c.
Setiap alat tulis kantor ATK dalam kantor selalu disediakan tempat penyimpanannya dan alat tulis kantor tersebut selalu berada
ditempatnya. d.
Setiap tempat penyimpanan pada kantor bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU diberi tanda pengenal mengenai isinya.
2. Pemakaian Tenaga
Pemakaian tenaga dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang teringan. Pada pekerjaan kantor di bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU hal ini
dapat dilihat dari :
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
a. Setiap pekerjaan kantor pada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi
USU dikerjakan dengan bantuan sarana mekanis. Sarana mekanis yang digunakan pada kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU
diantaranya : Komputer. b.
Pada kantor bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU setiap benda dan alat yang sering dipakai dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan
kantor diletakkan pada tempat yang mudah dicapai tanpa memindah- mindahkan benda.
c. Setiap pekerjaan pada bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU
diklasifikasikan dan pekerjaan yang sejenis dibuat dalam satu proses, dengan tujuan supaya langkah pekerjaan yang sama tidak dilakukan
secara berulang-ulang. 3.
Pemakaian Waktu Pemakaian waktu pada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU
selalu diusahakan seproduktif mungkin. Pada pekerjaan kantor di Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :
a. Rencana Kerja
Pada kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU selalu disusun Rencana Kerja dan Rencana Kerja tersebut disesuaikan dengan pemakaian waktu.
Setiap rencana kerja yang dibuat pada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan berupa pengumuman.
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
b. Disiplin
Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang
menjadi tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu
akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan Fathoni : 2006. Pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi
USU berdasarkan pengamatan penulis sudah baik, karena selama penulis mengikuti kegiatan magang para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam
melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.
Displin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah : 1
Hari Senin sd Kamis jam kerja mulai pukul 08.00-14.00 wib 2
Hari Jumat jam kerja mulai pukul 08.00-11.00 wib 3
Hari Sabtu jam kerja mulai pukul 08.00-13.00 wib Para pegawai yang bekerja di Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi
USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai juga terlihat baik. Pimpinan melihat secara langsung apakah
kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak
bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan
dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai, langkah-
langkah yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa: kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, liburan bersama dan lain-lain. Organisasi
mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu
menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai
yang ada di Fakultas Ekonomi USU memahami apa yang diharapkan dari organisasi dimasa yang akan datang.
Tujuan kedisiplinan adalah : ”untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong pegawai berperilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana
perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur” Subekti : 2008.
Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :
a. Pekerjaan jadi lebih cepat selesainya.
b. Pada waktu jam kerja pegawai tidak bermalas-malasan.
c. Pegawai lebih semangat dalam kerjanya karena ada peningkatan
prestasi kerja yang berpengaruh pada peningkatan jabatan. d.
Komunikasi antara atasan dengan pegawai dapat terjalian dengan baik.
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
4. Pemakaian Ruang
Pemakaian ruang selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor
mulai dari mesin yang digunakan di kantor sampai perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa,
dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja. Memungkinkan pemakaian ruang keja secara efisien merupakan salah satu
tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Pada kantor bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka menerapkan efisiensi kerja dalam pekerjaan
kantor hal tesebut dapat dilihat dari : a.
Tata ruang kantor yang dipergunakan pada kantor bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner AC.
Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu lintas warkat dapat ditempuh dengan jarak yang singkat.
b. Berkas atau file-file yang tidak terpakai lagi segera dibuang. Misalnya,
arsip-arsip yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan. c.
Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang menggunakanya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai
adalah alat-alat tulis. Pada kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU alat-alat tulis secara umum setiap pegawai
meletakkannya diatas meja kerja mereka dengan rapi.
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
5. Pemakaian Benda Termasuk Uang
Dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU pemakaian benda termasuk uang
pada Kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dapat dilihat dari : a.
Setiap pembuatan warkat pada Kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU merupakan warkat yang sungguh-sungguh benar-benar
penting sehingga tidak menghambur-hamburkan material. b.
Dalam kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU benda- benda sisa seperti kertas dimanfaatkan kembali untuk keperluan lain.
c. Pemakaian telepon dilakukan setepat mungkin.
B. Prestasi Kerja Pegawai
