Sistem Kearsipan Efisiensi Kerja Pada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

3. Mutasi Pegawai yang berprestasi rendah akan dimuasi ke pekerjaan yang lebih rendah jabatannya sebaliknya pegawai yang berprestasi tinggi akan di mutasi kepekerjaan yan lebih tinggi jabatannya dari sebelumnya. Mutasi harus didasarkan pada indeks prestasi yang dapat dicapai oleh pegawai yang bersangkutan. Hal tersebut dapat diketahui dari adanya pemberitahuan dari Biro Rektor berupa Surat Mutasi.

C. Sistem Kearsipan

Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di Kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat diketahui bagaimana sistem kearsipan dan peralatan yang dipergunakan di Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti : 1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai. 2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak. 3. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan. 4. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. 5. Adanya daftar indeks arsip. 6. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih. Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara 7. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama. 8. Melakukan update data apabila data yang lama sudah tidak relevan lagi. Biasanya update data dilakukan apabila sudah memasuki tahun ajaran baru, yaitu pegawai pada bagian Perlengkapan berbelanja untuk keperluan Fakultas yang sudah tidak habis terpakai selama masa perkuliahan. Walaupun sistem kearsipan dan fasilitas pada Kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada kekurangan- kekurangan yaitu : 1. Database pada komputer sudah penuh sehingga untuk penyimpanan data sangat terbatas. 2. Virus pada komputer yang sering mengganggu dan memperlambat pekerjaan pegawai saat pengolahan data dan penyimpanan data yang terganggu. 3. Kurangnya mesin printer yang disebabkan mesin printer yang berkualitas baik ada yang rusak, sehingga terkadang pegawai harus mengeprint pekerjaan diluar. 4. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak. 5. Masih banyak folder-folder dengan nama masalah yang sama. Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara 6. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip yang tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian masih agak sulit menemukannya. 7. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak mencakup dari file tersebut. 8. Susahnya mencapai kembali arsip yang diperlukan. 9. Yang mengetahui letak dari arsip-arsip hanya arsiparis itu pun terkadang masih harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemukan. Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis kebersihan, keamanan, dan guna arsip di kantor Bagian Perlengkapan USU. Dimana kebersihan dan keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan yang dilakukan oleh arsiparis di Kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Berikut adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU. 1. Kebersihan Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan segera diganti. Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara 2. Keamanan Untuk menjaga keamanan arsip, maka kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut: a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan didalam maupun diluar kantor. b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak berwewenang. c. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarangan tempat. d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin. e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus. f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan. g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka. h. Tidak membiarkan orang yang tidak berpentingan masuk keruangan penyimpanan arsip. i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip. j. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera mengembalikannya. 3. Guna Arsip Pada kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara proses administrasi mahasiswa. Selain bagi mahasiswa arsip berguna bagi para Dosen, para Pegawai, maupun bagi Kasubag, pembantu Dekan, dan Dekan. Berikut Kegunaan Arsip pada Kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara : 1. Untuk Keperluan Administrasi. 2. Untuk Keperluan Riset dan Penelitian. 3. Sebagai salah satu sumber informasi penting. Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu : input kepada sistem, proses dari input, dan output sistem. Berikut adalah Unsur Sistem Kearsipan. Gambar 3.1 Unsur Sistem Kearsipan Sumber: Sutarto 2004 INPUT Data, Informasi, Arsiparis, Fasilitas, Uang TUJUAN Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip PROSES KEARSIPAN Penciptaan, Pendistribusian, Penggunaan, Pemeliharaan, Penyimpanan, dan Penyusutan OUTPUT Warkatarsip Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara

D. Fasilitas Kerja