d. Jika ada kesalahan yang fatal akan dilakukan mutasi.
2. Motivasi
Motivasi sangat penting diberikan kepada setiap pegawai karena itu akan membuat mereka lebih giat lagi dalam bekerja dan lebih antusias dalam mencapai
hasil yang optimal. 3.
Mutasi Pegawai yang berprestasi rendah akan dimuasi ke pekerjaan yang lebih rendah
jabatannya sebaliknya pegawai yang berprestasi tinggi akan di mutasi kepekerjaan yan lebih tinggi jabatannya dari sebelumnya. Mutasi harus didasarkan pada indeks
prestasi yang dapat dicapai oleh pegawai yang bersangkutan. Hal tersebut dapat diketahui dari adanya pemberitahuan dari Biro Rektor berupa Surat Mutasi.
C. Sistem Kearsipan
Sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti :
1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.
2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.
3. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam
melaksanakan kegiatan pengarsipan. 4.
Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. 5.
Adanya daftar indeks arsip.
Universitas Sumatera Utara
6. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.
7. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-
arsip lama. 8.
Melakukan update data apabila data yang lama sudah tidak relevan lagi. Biasanya update data dilakukan apabila terjadinya masuknya mahasiswa
baru, wisuda mahasiswa, mutasi mahasiswa, pemberian beasiswa, perubahan data diri mahasiswa dan pemberian surat keterangan pada
mahasiswa.
Walaupun sistem kearsipan dan fasilitas pada Kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada
kekurangan-kekurangan yaitu : 1.
Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak.
2. Masih banyak folder-folder dengan nama masalah yang sama.
3. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip
yang tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian masih agak sulit menemukannya.
4. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok
masalahnya tidak mencakup dari file tersebut. 5.
Susahnya mencapai kembali arsip yang diperlukan.
Universitas Sumatera Utara
6. Yang mengetahui letak dari arsip-arsip hanya arsiparis itu pun terkadang
masih harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemuka n.
Berikut adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU.
1. Kebersihan
Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap
harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan
segera diganti. 2.
Keamanan Untuk menjaga keamanan arsip, maka kantor Program Studi Diploma III
Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut:
a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan
didalam maupun diluar kantor. b.
Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak berwewenang.
c. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarangan tempat.
Universitas Sumatera Utara
d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin.
e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.
f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.
g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara
terbuka. h.
Tidak membiarkan orang yang tidak berpentingan masuk keruangan penyimpanan arsip.
i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip.
j. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa
pulang arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera
mengembalikannya. 3.
Guna Arsip Pada kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses administrasi mahasiswa. Selain bagi mahasiswa arsip
berguna bagi para Dosen, para Pegawai, maupun bagi Kasubag, pembantu Dekan, dan Dekan.
Berikut Kegunaan Arsip pada Kantor Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Untuk Keperluan Administrasi.
2. Untuk Keperluan Riset dan Penelitian.
Universitas Sumatera Utara
3. Sebagai salah satu sumber informasi penting.
Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu : input kepada sistem, proses dari input, dan output sistem. Berikut adalah Unsur Sistem Kearsipan.
Gambar 3.1 Unsur Sistem Kearsipan Sumber: Surojo 2006:20
D. Fasilitas Kerja
