Sistem Informasi Manajemen Koperasi Simpan Pinjam Karyawan PT.Pertamina (Persero)Unit Pemasaran I Medan
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KOPERASI SIMPAN
PINJAM KARYAWAN PT.PERTAMINA (PERSERO)
UNIT PEMASARAN I MEDAN
TUGAS AKHIR
KARTIKA DEWI BUTAR- BUTAR
082406165
PROGRAM STUDI DIPLOMA III TEKNIK INFORMATIKA
DEPARTEMEN MATEMATIKA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2011
(2)
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KOPERASI SIMPAN
PINJAM KARYAWAN PT.PERTAMINA (PERSERO)
UNIT PEMASARAN I MEDAN
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat memperoleh Ahli Madya
KARTIKA DEWI BUTAR-BUTAR
082406165
PROGRAM STUDI DIPLOMA III TEKNIK INFORMATIKA
DEPARTEMEN MATEMATIKA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2011
(3)
PERSETUJUAN
Judul : SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
KOPERASI SIMPAN PINJAM KARYAWAN PT.PERTAMINA (PERSERO) UNIT PEMASARAN I MEDAN
Kategori : TUGAS AKHIR
Nama : KARTIKA DEWI BUTAR – BUTAR Nomor Induk Mahasiswa : 082406165
Program Studi : D-III TEKNIK INFORMATIKA Departemen : MATEMATIKA
Fakultas : MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM (FMIPA) UNIVERSITAS SUMATERA UTARA (USU)
Diluluskan di Medan, 28 Mei 2011
Diketahui oleh
Disetujui oleh Departemen Matematika FMIPA USU Dosen Pembimbing Ketua
Prof. Dr. Tulus, M.Si., P.hD Drs.Suyanto, M.Kom. NIP.196209011988031002 NIP.195908131986011002
(4)
PERNYATAAN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KOPERASI SIMPAN PINJAM KARYAWAN PT.PERTAMINA (PERSERO) UNIT PEMASARAN I
MEDAN
TUGAS AKHIR
Saya mengakui bahwa tugas akhir ini adalah hasil kerja saya sendiri, kecuali beberapa Kutipan dan ringkasan yang masing-masing saya disebutkan sumbernya.
Medan,28 Mei 2011
Kartika Dewi Butar-Butar 082406165
(5)
PENGHARGAAN
Syukur alhamdulillah kehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan tugas akhir ini guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan tugas akhir ini, penulis tidak luput dari berbagai kesulitan dan hambatan, namun berkat pertolongan dari Allah SWT, dorongan bantuan dan bimbingan, serta pengarahan dari berbagai pihak akhirnya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Drs. Suyanto, M.Kom selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan dan membimbing penulis menyelesaikan tugas akhir ini..
2. Bapak Dr. Sutarman, M.Sc selaku Dekan FMIPA USU
3. Bapak Dr. Marpongahtun, M.Sc selaku Pembantu Dekan I (PUDEK I) FMIPA USU
4. Bapak Prof. Dr. Tulus, M.Si., P.hD selaku Ketua Departemen Matematika Universitas Sumatera Utara (USU).
5. Bapak Syahril Efendi, S.Si, M.IT selaku Ketua Program Studi Diploma III Teknik Informatika Fakultas MIPA Universitas Sumatera Utara (USU).
6. Bapak Syahriol Sitorus, S.Si, M.IT selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Teknik Informatika Fakultas MIPA Universitas Sumatera Utara (USU).
(6)
7. Bapak Khaidar Aswan selaku Kepala Koperasi PT. Pertamina (Persero) Unit Pemasaran I Medan dan seluruh karyawan Koperasi yang telah mengijinkan penulis untuk melakukan riset di koperasi tersebut.
8. Orang tua, Handoko dan Kanaya tercinta yang telah memberikan dukungan baik secara moril maupun materil sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
9. Seluruh rekan-rekan mahasiswa/i DIII-Teknik Informatika yang memberikan bantuan kepada penulis untuk menyelesaikan tugas akhir ini.
10.Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang memberikan bantuan, baik saran maupun kritik sehingga laporan ini dapat diselesaikan dengan baik.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, untuk itulah penulis mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak yang sifatnya membangun.
Demikian penulis sampaikan dengan harapan laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan penulis sendiri.
Medan, 28 Mei 2011 Penulis
Kartika Dewi Butar – Butar NIM. 082406165
(7)
ABSTRAK
Kajian ini bertujuan untuk membangun sistem informasi manajemen koperasi simpan pinjam. Sistem ini dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0, Microsoft Acess 2003 dan Crystal Report 8.5. Metodologi pengembangan sistem adalah berdasarkan siklus hidup pengembangan sistem dan dengan pendekatan metode penelitian. Sistem ini berisikan beberapa menu seperti menu file yang berisi daftar biodata anggota. Pada menu transaksi terdapat beberapa transaksi seperti transaksi simpanan anggota, pinjaman anggota dan pembayaran anggota. Dan pada menu laporan berisi beberapa laporan seperti laporan daftar anggota, daftar simpanan anggota, daftar pinjaman anggota dan daftar pembayaran cicilan anggota. Sistem ini bertujuan untuk memudahkan dalam pengolahan data pada koperasi simpan pinjam, sehingga data dapat tersusun terstruktur dan pengolahan data dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
(8)
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN PERSETUJUAN ii
PERNYATAAN iii
PENGHARGAAN iv
ABSTRAK vi
DAFTAR ISI vii
DAFTAR TABEL x
DAFTAR GAMBAR xi
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Identifikasi Masalah 2
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian 2
1.4 Pembatasan Masalah 3
1.5 Metode Penelitian 3
1.6 Tinjauan Pustaka 3
1.7 Sistematika Penulisan Tugas Akhir 6
BAB II :LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Komputer 7
2.2 Sistem Informasi 8
2.2.1 Pengertian Sistem Informasi 9 2.2.2 Hubungan Data dan Sistem Informasi 10 2.2.3 Elemen Pendukung Suatu Sistem 11
2.3 Visual Basic 12
2.3.1 Pengertian dan Sejarah Visual Basic 12 2.3.2 Lingkungan Pemrograman Visual Basic 13
2.4 Microsoft Access 21
(9)
BAB III :GAMBARAN UMUM PT. PERTAMINA (PERSERO) UNIT PEMASARAN I MEDAN
3.1 Sejarah Singkat PT. Pertamina (Persero) Unit Pemasaran I Medan .22 3.2 Visi dan Misi PT. Pertamina (Persero) Unit Pemasaran 1 24 3.3 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Perusahaan 25
3.4 Koperasi Karyawan (KOPKAR) 30
BAB IV :ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 Analisis Sistem 32
4.2 Perancangan Sistem 33
4.2.1 Perancangan Output 33
4.2.2 Perancangan Input 38
4.2.3 Perancangan Dialog 44
4.2.4 Perancangan File 46
4.3 Perancangan Database 47
4.4 Perancangan Program 51
4.4.1 Diagram Konteks 51
4.4.2 Perancangan DFD 52
4.4.3 Entity Relationship Diagram (ERD) 56
4.5 Diagram Alir (Flowchart) 57
4.5.1 Algoritma Sistem 67
BAB V :IMPLEMENTASI SISTEM
5.1 Pengertian Implementasi Sistem 70
5.2 Tujuan Implementasi 71
5.3 Kebutuhan Sistem 71
5.4 Tampilan Program 73
5.5 Pengujian Sistem 89
5.6 Pemeliharaan Sistem 90
BAB VI :KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan 91
(10)
DAFTAR PUSTAKA 93
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN A : LISTING PROGRAM 95
(11)
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 3.1. Tabel Perubahan Nama Pertamina 23
Tabel 4.3.1 Tabel Anggota 48
Tabel 4.3.2 Tabel Simpanan 48
Tabel 4.3.3 Tabel Pinjaman 49
Tabel 4.3.4 Tabel Pembayaran 50
(12)
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 2.1.1 Hubungan Data dan Sistem Informasi 10 Gambar 2.3.1 Lingkungan Pemograman Visual Basic 6.0 14
Gambar 2.3.2 Menubar Visual Basic 15
Gambar 2.3.3 Toolbar Standart Visual Basic 15
Gambar 2.3.4 Toolbox Visual Basic 15
Gambar 2.3.5 Project Explorer Visual Basic 18
Gambar 2.3.6 Window Properties 19
Gambar 2.3.7 Form Layout Window 19
Gambar 2.3.8 Code Window 20
Gambar 4.2.1 Output Daftar Biodata Anggota 34
Gambar 4.2.2 Output Daftar Simpanan Anggota 35
Gambar 4.2.3 Output Daftar Pinjaman Anggota 36
Gambar 4.2.4 Output Daftar Pembayaran Anggota 37
Gambar 4.2.5 Input Biodata Anggota 39
Gambar 4.2.6 Input Simpanan Anggota 40
Gambar 4.2.7 Input Pinjaman Anggota 41
Gambar 4.2.8 Input Pembayaran Anggota 43
Gambar 4.3.1 Perancangan Dialog Program 45
Gambar 4.4.1 Diagram Konteks 51
Gambar 4.4.2 Simbol Entitas Luar 52
Gambar 4.4.3 Simbol Aliran Data 52
Gambar 4.4.4 Simbol Proses (Process) 53
Gambar 4.4.5 Simbol File 53
Gambar 4.4.6 Data Flow Diagram Level 0 54
Gambar 4.4.7 Data Flow Diagram Level 1 55
Gambar 4.4.8 ERD Sistem Informasi Manajemen Koperasi Simpan Pinjam 56
Gambar 4.5.1 Lambang-lambang flowchart 58
Gambar 4.5.2 Flowchart Login 59
(13)
Gambar4.5.4 Flowchart Menu File 61
Gambar 4.5.5 Flowchart Menu Transaksi 61
Gambar 4.5.6 Flowchart Menu Laporan 62
Gambar 4.5.7 Flowchart Biodata Anggota 63
Gambar 4.5.8 Flowchart Simpanan Anggota 64
Gambar 4.5.9 Flowchart Pinjaman Anggota 65
Gambar 4.5.10 Flowchart Pembayaran cicilan Anggota 66
Gambar 5.4.1 Tampilan Utama 73
Gambar 5.4.2 Menu Login 74
Gambar 5.4.3 Menu Buat User ID 75
Gambar 5.4.4 Menu Utama 76
Gambar 5.4.5 Menu Biodata Anggota 77
Gambar 5.4.6 Menu Simpanan Anggota 78
Gambar 5.4.7 Menu Pinjaman Anggota 79
Gambar 5.4.8 Menu Pembayaran Cicilan Anggota 80
Gambar 5.4.9 Daftar Biodata Anggota 81
Gambar 5.4.10 Daftar Simpanan Umum Anggota 81
Gambar 5.4.11 Daftar Pinjaman Anggota 82
Gambar 5.4.12 Daftar Pembayaran Cicilan Umum Anggota 83 Gambar 5.4.13 Menu Daftar Simpanan Khusus Anggota 83 Gambar 5.4.14 Daftar Simpanan Khusus Anggota 84
Gambar 5.4.15 Menu Pembayaran Khusus Anggota 85
Gambar 5.4.16 Laporan khusus Pembayaran Anggota 85 Gambar 5.4.17 Sejarah PT.Pertamina (Persero) Unit Pemasaran I Medan 86 Gambar 5.4.18 Visi dan Misi PT.Pertamina (Persero) Unit Pemasaran I Medan 87
(14)
ABSTRAK
Kajian ini bertujuan untuk membangun sistem informasi manajemen koperasi simpan pinjam. Sistem ini dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0, Microsoft Acess 2003 dan Crystal Report 8.5. Metodologi pengembangan sistem adalah berdasarkan siklus hidup pengembangan sistem dan dengan pendekatan metode penelitian. Sistem ini berisikan beberapa menu seperti menu file yang berisi daftar biodata anggota. Pada menu transaksi terdapat beberapa transaksi seperti transaksi simpanan anggota, pinjaman anggota dan pembayaran anggota. Dan pada menu laporan berisi beberapa laporan seperti laporan daftar anggota, daftar simpanan anggota, daftar pinjaman anggota dan daftar pembayaran cicilan anggota. Sistem ini bertujuan untuk memudahkan dalam pengolahan data pada koperasi simpan pinjam, sehingga data dapat tersusun terstruktur dan pengolahan data dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
(15)
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Implementasi komputer dalam kehidupan manusia adalah untuk menunjang suatu pekerjaan, baik yang sifatnya rutinitas maupun tidak rutinitas. Kemajuan perkembangan teknologi informasi tidak terlepas dari penyempurnaan perangkat lunak yang biasanya adalah bahasa pemrograman dan perangkat keras dari komputer itu sendiri. Komputer diciptakan untuk membantu manusia dalam pemecahan dan penyelesaian masalah. Hal ini disebabkan karena keterbatasan manusia itu sendiri dalam hal kecepatan, ketelitian, mengenal lelah (jenuh) dalam pengolahan data dalam jumlah yang besar.
Kemampuan suatu komputer untuk membantu pengolahan data sangat tergantung dari perintah yang terdapat pada perangkat lunak yang dikenal sebagai program yang ditulis dalam bermacam – macam bahasa pemrograman. Bahasa pemrograman yang dikenal banyak antara lain Microsoft Visual Basic, Microsoft Visual FoxPro, Visual C/ C++, Delphi, Java dan lain sebagainya. Perangkat lunak yang dibuat programmer yang akan dipakai dalam pengolahan data secara cepat dan akurat.
(16)
Selain itu pembuatan laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen seperti laporan simpan – pinjam pada koperasi yang pengolahan data harus cepat dan akurat, sehingga para anggota dapat mengetahui data simpanan dan pinjaman uang secara akurat.
Untuk itu penulis perlu untuk membangun suatu sistem komputer yang dapat mengelolah data transaksi pada koperasi tersebut. Sehingga penulis memilih judul “Sistem Informasi Manajemen Koperasi Simpan Pinjam Karyawan PT.Pertamina (Persero) Unit Pemasaran I Medan” untuk tugas akhir ini.
1.2 Identifikasi Masalah
Bagaimana membuat aplikasi untuk mempermudah kerja dan data dapat lebih akurat, karena pada Koperasi simpan pinjam tersebut masih menggunakan aplikasi Microsoft Excel dan buku sebagai alat bantu dalam proses pembuatan laporan data simpanan dan pinjaman pada koperasi tersebut yang mengakibatkan pekerjaan menjadi lebih rumit dan data terkadang tidak akurat.
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian
Maksud Penelitian adalah untuk merancang suatu sistem manajemen koperasi simpan pimjam karyawan PT.Pertamina (Persero) Unit Pemasaran I Medan yang bisa mengolah data transaksi peminjaman dan penyimpanan uang serta membuat laporan yang dibutuhkan pihak manajemen secara otomatis.
(17)
Tujuan Penelitian adalah untuk membantu petugas dalam mengolah data transaksi dan pembuatan laporan pada koperasi dengan cepat dan efisien.
1.4 Pembatasan Masalah
Dalam hal ini penulis hanya membahas sistem manajemen pengolahan data pinjaman dan simpanan uang anggota koperasi PT. Pertamina (Persero) Unit Pemasaran I Medan. Tidak membahas pajak (PPN atau PPH) dan aliran kas keluar dan masuk. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi kerancuan dalam memperoleh data atau transaksi yang ingin dilakukan baik untuk simpanan ataupun pinjaman.
1.5 Metode Penelitian
Di dalam menyelesaikan tugas akhir ini, penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut :
1. Metode Penelitian Lapangan (Field Research Method) yaitu penelitian yang dilakukan secara langsung kepada objek penelitian melalui cara :
a. Observasi yaitu mendapatkan data secara langsung dan pengamatan langsung terhadap sistem yang sedang berjalan.
b. Wawancara yaitu melakukan tanya jawab kepada orang – orang yang berkaitan dengan sistem yang diteliti dengan menanyakan masalah apa saja yang sering terjadi dan sedang terjadi.
(18)
2. Metode Penelitian Pustaka (Library Research) yaitu penelitian dengan pedoman buku – buku dan data tertulis lainnya yang berkaitan dengan topik yang sedang dibahas untuk melengkapi landasan teori pada penulisan tugas akhir ini.
1.6 Tinjauan Pustaka
“Suatu sistem dapat didefenisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.” (Jogianto, 2000, hal:683).
“Sistem informasi dapat didefenisikan sebagai suatu sistem didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memroses tipe transaksi rutin tertentu, member sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.” (Jogiyanto, 2000, hal:697).
Hengky Alexander et al (2003, hal:2-7) menyatakan bahwa terdapat 8 bagian besar lingkungan kerja pada Visual Basic 6.0. Visual Basic 6.0 menyediakan tiga macam interface yang bisa kita gunakan untuk merancang aplikasi sesuai kebutuhan. Selain MDI (Multi Document Interface) dan SDI (Single Document Interface), kini tersedia Explorer Document Interface dengan gaya seperti Windows Explorer.
(19)
“Database merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.” (Jogiyanto, 2000, hal:711).
“Sistem Basis Data adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpilan data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam.” (Jogiyanto, 2000, hal:711).
Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran sistem secara logika. Gambaran itu tidak tergantung pada perangkat keras, lunak, struktur data atau organisasi. Pada tahap analisa, penanganan notasi symbol lingkaran dan anak panah mewakili/ menggambarkan arus data dalam perancangan sistem sangat membantu sekali didalam komunikasi dengan pemakaian sistem menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari sistem data.
Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data (DFD) ialah memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan.
(20)
1.7 Sistematika Penulisan Tugas Akhir
BAB I : PENDAHULUAN
Berisikan latar belakang, identifikasi masalah, maksud dan tujuan, pembatasan masalah, metode penelitian, tinjauan pustaka, sistematika penulisan tugas akhir.
BAB II : LANDASAN TEORI
Berisikan tentang penjelasan singkat mengenai komputer, pengertian komputer, pengenalan Visual Basic, Crystal Report dan pengenalan Microsoft Access
BAB III :GAMBARAN UMUM KOPERASI SIMPAN PINJAM PT.PERTAMINA (PERSERO) UNIT PEMASARAN I MEDAN Berisikan sejarah singkat PT.Pertamina Unit Pemasaran 1Koperasi Pertamina, susunan organisasi, tugas dan fungsi masing – masing anggota organisasi.
BAB IV : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Berisikan perancangan database, tabel – tabel, algoritma dan rancangan input program yang akan dibuat.
BAB V : IMPLEMENTASI SISTEM
Berisikan definisi dan tujuan implementasi sistem, output program serta komponen – komponen kebutuhan sistem.
BAB VI : KESIMPULAN DAN SARAN
Berisikan kesimpulan dan saran dari tugas akhir ini serta saran untuk Koperasi Simpan Pinjam PT. Pertamina (Persero) Unit Pemasaran I Medan.
(21)
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Komputer
Dalam merancang sebuah sistem informasi, digunakan suatu alat pendukung yaitu komputer. Bahasa komputer berasal dari bahasa asing yaitu To Compute, yang artinya hitung. Dengan demikian komputer diartikan sebagai alat hitung atau mesin hitung. Akan tetapi komputer sangat berbeda dengan kalkulator. Perbedaannya adalah komputer dapat mengolah data dengan kecepatan dengan ketelitian yang tinggi. Selain itu komputer dapat menyimpan data dalam memory atau storage unitnya dan dapat melakukan proses secara kontiniu dan otomatis tanpa banyak campur tangan manusia.
Sejalan dengan perkembangan komputer banyak para ahli mendefinisikan pengertian komputer yang pada intinya semuanya hampir sama seperti di bawah ini :
1. Komputer adalah rangkaian pekerjaan elektronika yang bekerja sama dalam melakukan rangkaian – rangkaian pekerjaan secara otomatis melalui instruksi atau program yang diberikan kepadanya.
2. Komputer sebagai suatu mesin elektronika bertujuan mengolah data yang mampu menerima masukan dan keluaran dalam melaksanakan pekerjaan Arithmatic Logical Unit ( calculating, selecting, moving, sorting, comparing
(22)
dan lain – lain ) dan mengendalikan Control Unit ( peralatan mekanisme, pengolahan data dan lain – lain )
3. komputer merupakan mesin elektronik yang dapat melkukan serangkaian perintah – perintah dari user dengan bahasa yang dimengerti oleh manusia (bahasa tingkat tinggi) dan bahasa yang dimengerti oleh komputer (bahasa mesin) dalam memproses data.
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa pengertian komputer adalah alat pengolah data yang terdiri dari hardware, software dan brainware yang saling berkaitan erat.
Namun demikian harus disadari bahwa meskipun komputer dapat melakukan pengolahan data, komputer tetaplah benda mati yang bekerja atas dasar perintah atau instruksi yang diberikan oleh manusia melalui bahasa pemrograman.
Dalam pengolahan data tersebut harus menggunakan alat–alat untuk mempercepat jalannya proses pengolahan data yang tentunya memerlukan suatu prosedur pengolahan beserta orang – orang yang mampu melaksanakan pengolahan data, mulai dari perekaman data, pengumpulan data, pemasukan data, perhitungan – perhitungan sampai kepada pembuatan laporan atau informasi yang diinginkan. Hal – hal tersebut di dalam pengolahan data dan informasi merupakan suatu kesatuan yang saling berhubungan dan bekerjasama yang terdiri dari peralatan, tenaga pelaksana, prosedur data sehingga pengolahan ini merupakan sistem pengolahan data.
(23)
2.2 Sistem Informasi
2.2.1 Pengertian Sistem Informasi
Untuk dapat mengetahui pengertian sistem informasi, terlebih dahulu akan dibahas komponen – komponen pendukung sistem informasi yang terdiri :
a. Data b. Sistem c. Informasi
a. Data
Data merupakan fakta, bisa berupa simbol, angka, huruf dan lain – lain sebagai dasar untuk perhitungan ataupun pengolahan meliputi serangkaian tindakan yang akan diolah menjadi suatu bentuk yang lebih berguna dan bermanfaat.
b. Sistem
sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi satu sama lain dan saling melengkapi untuk mencapai suatu tujuan,
c. Informasi
Informasi merupakan hasil pengolahan data yang berfungsi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Sistem informasi adalah sistem buatan manusia yang berisikan himpunan berinteraksi dari berbagai komponen yang bertujuan untuk mengumpulkan data, menyimpan data dan mengolah data menjadi informasi. Sistem informasi harus dapat
(24)
menghasilkan informasi yang berkualitas yaitu singkat dan jelas, up to date (bermutu), mempunyai nilai lebih dan relevan kepada semua masyarakat maupun organisasi.
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu kesatuan dari komponen – komponen sistem yang saling bekerjasama dalam prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam organisasi dengan maksud memberikan data kepada organisasi maupun orang lain yang memerlukannya.
2.2.2 Hubungan Data dan Sistem Informasi
Hubungan data dengan informasi dapat digambarkan sebagai hubungan antara baha baku dengan barang jadi. Dengan kata lain, sistem pengolahan data dari bentuk yang tidak dapat dugunakan menjadi data yang lebih bernilai dan dapat dimengerti. Hubungan tersebut dapat dijelaskan dengan gambar berikut :
Gambar 2.2.1 Transformasi Data menjadi Informasi Penyimpanan
Data
Informasi Pengolahan
Data Input
(25)
2.2.3 Elemen Pendukung Suatu Sistem
Ada lima elemen dasar yang mendukung suatu sistem informasi pengolahan data dan informasi dengan menggunakan komputer yaitu :
1. Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras bagi suatu sistem informasi dapat berupa alat komputer (pusat pengolahan), printer (unit keluaran), harddisk/floppy-disk (unit penyimpanan). 2. Perangkat Lunak (Software)
a. Perangkat lunak merupakan program yang berisikan perintah – perintah untuk melakukan pengolahan data yang terdiri dari : Operating Sistem yaitu program yang berfungsi untuk mengontrol dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan sistem komputer dalam pengolahan data.
b. Paket aplikasi yaitu paket program yang dibuat untuk memecahkan masalah tertentu seperti Word-Star, Windows dan lainnya.
c. User Program yaitu peket program yang dibuat sendiri.
3. File merupakan tempat penyimpanan data yang dapat dicari dan digunakan lagi.
4. Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dlam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi.
5. Personil merupakan operator komputer, sistem analisis, pembuat program (programmer), personil penyiapan data dan lain – lain.
(26)
2.3 Visual Basic
2.3.1 Pengertian dan Sejarah Visual Basic
Microsoft Visual Basic 6.0 adalah bahasa pemrograman berbasis MS Windows yang digunakan untuk membuat aplikasi windows yang berbasis grafis atau yang lebih dikenal dengan GUI (Grapical User Interface).
Visual Basic merupakan Event Driven Programming (pemrograman terkendali kejadian) artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa event atau kejadian tertentu, misalnya tombol klik, menu yang di pilih kemudian diklik, dan lain – lain. Jika event terdeteksi, maka kode yang berhubungan dengan event akan dijalankan. Sejalan dengan perkembangan dan kebutuhan pemakai (user), Visual Basic mengalami perkembangan, yaitu :
1. Visual Basic pertama kali digunakan pada tahun 1991 yaitu program Visual Basic untuk DOS dan Windows.
2. Visual Basic 2.0 dirilis pada tahun 1992 dengan memasukkan tipe data varian, konstanta (true atau false) dan variabel objek dengan menyediakan kemampuan untuk mendeklarasikan.
3. Visual Basic 3.0 dirilis pada tahun 1993 dengan memesukkan kontrol data standar, kontrol pilihan (custom) ini menyediakan akses database dalam aplikasi dengan pengkodean minimal.
4. Visual Basic 4.0 dirilis pada tahun 1994 dan menjadi sebuah revisi yang menentukan perangkat lunak dengan memasukkan teknologi dan kesempatan untuk membuat objek.
(27)
5. Visual Basic 5.0 dirilis pada tahun 1997. Versi ini menjadi sebuah terobosan nyata karena pengembang bisa membuat kontrol mereka sendiri dengan menggunakan Visual Basic.
6. Visual Basic 6.0 dirilis pada tahun 1998 dengan membuat metode baru yang telah ditingkatkan, tool dan kontrol baru yang dipakai bersama database.
2.3.2 Lingkungan Pemrograman Visual Basic
Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang digunakan dalam mengembangkan aplikasi database. Dalam Visual Basic semua objek sudah disediakan, programmer tinggal mengambil sesuai dengan kebutuhan. Selain itu sarana pengembangan yang bersifat visual memudahkan programmer dalam mengembangkan program berbasis windows.
Secara umum lingkungan atau tampilan dari bahasa pemrograman Visual Basic adalah seperti gambar dibawah ini. Tampilan atau layar tersebut adalah pengembangan aplikasi Visual Basic yang nantinya akan digunakan untuk membuat program – program aplikasi dengan Visual Basic.
(28)
Gambar 2.3.1 Lingkungan Pemrograman Visual Basic 6.0
Adapun komponen – komponen Visual Basic 6.0, yaitu : 1. Title Bar
Title bar : Title bar merupakan batang jendela dari program Visual Basic 6.0 yang terletak pada bagian paling atas dari jendela program yang berfungsi untuk menampilkan judul atau nama jendela. Selain itu juga berfungsi untuk memindahkan posisi jendela dengan menggunakan drag and drop pada posisi title bar tersebut dan untuk mengatur ukuran jendela dari ukuran minimize ke ukuran restore ataupun sebaliknya dengan melakukan klik ganda pada posisi title bar tersebut.
(29)
2. Menu Bar
Menu Bar berisikan semua perintah Visual Basic yang dapat dipilh untuk melakukan tugas tertentu.
Gambar 2.3.2 Menubar Visual Basic
3. Toolbar
Toolbar adalah tombol – tombol yang mewakili suatu perintah tertentu. Setiap tombol dapat langsung diklik untuk melakukan perinth tertentu.
Gambar 2.3.3 Toolbar Standart Visual Basic
4. Toolbox
Toolbox merupakan kotak alat berisi icon-icon atau komponen untuk memasukan objek tertentu kedalam form. Tambah komponen : klik kanan pada toolbox -> komponen atau add tab.
(30)
a. Pointer
Pointer bukan merupakan suatu kontrol tapi icon ini digunakan ketika memilih kontrol yang sudah berada pada form.
b. Picturebox
Picturebox adalah kontrol yang digunakan untuk menampilkan image dengan format BMP, DIB, (Bitmap), ICO (Icon), CUR (Cursor), WMF (Metafile), CMF (Enhanced Metafile), GIF, JPEG.
c. Label
Label adalah kontrol yang digunakan untuk menampilkan teks yang tidak dapat diperbaiki.
d. Textbox
TextBox adalah kontrol yang mengandung string yang dapat dipakai oleh pemakai, dapat berupa satu baris tunggal atau banyak baris.
e. Frame
Frame adalah kontrol yang digunakan sebagai kontainer bagi kontrol lainnya. f. CommandButton
CommandButton merupakan kontrol hampir ditemukan pada setiap form dan digunakan untuk membangkitkan event proses tertentu ketika pemakai melakukan klik padanya.
g. CheckBox
CheckBox digunakan untuk pilihan yang isinya bernilai yes atau no, true atau false.
h. OptionButton
OptionButton sering digunakan lebih dari satu sebagai pilihan terhadap beberapa option yang hanya dapat dipilih satu.
(31)
i. ListBox
ListBox mengandung sejumlah item dan pemakai dapat memilih lebih dari satu. j. ComboBox
ComboBox merupakan kombinasi dari TextBox dan suatu ListBox di mana pemasukan data dapat dilakukan dengan pengetikan maupun pemilihan.
k. HScrollbar/VScrollbar
HScrollbar/VScrollbar digunakan untuk membentuk scrollbar berdiri sendiri. l. Timer
Timer digunakan untuk proses background yang diaktifkan berdasarkan interval waktu tertentu. Ini merupakan kontrol non visual.
m. DriveListBox, DirListBox, dan FileListBox
DriveListBox, DirListBox, dan FileListBox sering digunakan untuk membentuk dialog box yang berkaitan dengan file.
n. Shape dan Line
Shape dan Line digunakan untuk menampilkan bentuk seperti garis, persegi, bulatan, oval.
o. Image
Image berfungsi menyerupai image box, tetapi tidak dapat digunakan sebagai kontainer bagi kontrol lainnya. Sesuatu yang perlu diketahui bahwa kontrol image menggunakan resource yang lebih kecil dibandingkan dengan Picture Box.
p. Data dan Adodc
Data dan Adodc digunakan untuk menampilkan database pada suatu form. q. OLE
OLE dapat digunakan sebagai tempat bagi program eksternal seperti Microsoft Excel, Microsoft Word, dan lain-lain.
(32)
5. Project Explorer
Project merupakan sekumpulan modul/program aplikasi itu sendiri, project disimpan dalam file berextension .VBP biasanya berisi form-form.
Gambar 2.3.5 Project Explorer Visual Basic
Ada tiga icon dalam project, yaitu :
View Code : tampilkan jendela editor program View Object : tampilkan bentuk formulir
Togle Folder : tampilkan folder tempat penyimpanan file
6. Window Properties
Window Properties adalah jendela yang mengandung semua informasi mengenai objek yang digunakan di dalam sebuah form. Properties adalah sifat dari sebuah objek misalnya nama, warna, ukuran, posisi dan sebagainya.
(33)
Gambar 2.3.6 Window Properties
7. Form Layout Window
From layout window adalah jendela yang menampilkan posisi dari form pada layar monitor pada saat program dijalankan.
Gambar 2.3.7 Form Layout Window
8. Code Window
Code window adalah jendela yang paling penting di dalam Visual Basic dimana jendela ini berisikan kode – kode program yang merupakan instruksi – instruksi untuk aplikasi Visual Basic.
(34)
Gambar 2.3.8 Code Window
9. Event
Event adalah Setiap komponen dapat beraksi melalui event, seperti event click pada command button yang tertulis dalam layar script Command1_Click, atau event Mouse Down pada picture yang tertulis dengan Picture1_MouseDown. Pengaturan event dalam setiap komponen yang akan menjalankan semua metode yang dibuat.
10.Module
Module merupakan kumpulan form yang berisi deskripsi secara grafis mengenai tampilan serta kontrol yang digunakan dalam sebuah proyek. Termasuk di dalamnya pengaturan properti yang digunakan oleh masing-masing kontrol. Disampimg itu rutin yang ditulis untuk masing-masing obyek pada form juga tersimpan pada file ini. Untuk aplikasi yang terdiri dari banyak form, masing-masing form tersimpan dalam sebuah file berekstensi.
(35)
2.4 Microsoft Access
Microsoft Access adalah software Relational Database Management System (RDBMS) yang dikeluarkan ol;eh Microsoft. Sebagai sebuah program pengolahan data, secara perlahan Microsoft Access mampu menggeser dominasi Visual Foxpro dalam perangkat lunak pengolahan database. Keunggulan access yaitu merupakan program yang sangat mudah digunakan karena adanya fasilitas Wizard untuk membuat tabel, query, form dan lain – lain.
2.5 Crystal Report
Crystal Report adalah software untuk membuat laporan yang berdiri sendiri yang terintegrasi dengan Microsoft Visual Basic dan merupakan salah satu media untuk membuat laporan dan mencetaknya ke printer. (Andi,2004).
Crystal Report merupakan sebuah software yang dirancang untuk membuat laporan yang dapat digunakan dengan bahasa yang berbasis Windows, seperti: Borlan Delphi, Visual Basic, Visual C/ C++ dan Visual Interdev.
Ada beberapa keunggulan Crystal Report, yaitu:
1. Memberikan kemudahan dalam membuat laporan tanpa melibatkan banyak kode pemrograman.
2. Integrasi dengan bahasa-bahasa pemrograman lain yang memungkinkan dapat digunakan banyak programmer dengan masing-masing keahlian.
(36)
BAB III
GAMBARAN UMUM PT. PERTAMINA (PERSERO) UNIT PEMASARAN I MEDAN
3.1 Sejarah Singkat PT. Pertamina (Persero) Unit Pemasaran I Medan
PT. Pertamina (Persero) pada awalnya berada di Sumatera Utara, yang merupakan penghasil minyak utama yaitu tambang minyak di Pangkalan Brandan dan Rantau. Tahun 1954 dibentuk PTMRI (Perusahaan Tambang Minyak Republik Indonesia) dan berdiri PTMSU (Perusahaan Tambang Minyak Sumatera Utara) ditambah dengan lapangan Langsa dan kabupaten Langkat.
Tanggal 22 Juli 1957, pemerintah menyerahkan lapangan minyak kepada Sumatera Utara kepada KASSAD Mayor Jendral A.H Nasution yang pengusahaannya diserahkan kepada PT. Eksplorasi Tambang Minyak Sumatera Utara (PT.ETMSU) dan menugaskan Kolonel DR.H.Ibnu Sutowo sebagai Direktur Utama.
Tanggal 10 Oktober 1957, PT. Explorasi Tambang Minyak Sumatera Utara (PT. ETMSU) diubah menjadi PT. Perusahaan Minyak Nasional (PT. PERTAMINA) dan kemudian diubah menjadi PN. PERTAMINA dan tanggal 10 Desember kemudian ditetapkan sebagai hari lahir perusahaan minyak nasional yang setiap tahun diperingati oleh Pertamina. Secara lengkap perubahan nama-nama Pertamina sampai sekarang diperlihatkan tabel berikut :
(37)
Tabel 1
Perubahan Nama Resmi Pertamina Sejak Berdiri
NO NAMA RESMI TAHUN
1 PT. PERMINA menjadi PN. PERMINA Perpem 198 Tahun 1961 2 PT. PERMINDO menjadi PN. PERTAMIN PP.No.3 Tahun 1961 3 PTMRI menjadi PERMIGAN PP.NO.199 Tahun 1961 4 PN. PERTAMINA PP.No.27 Tahun 1968
5 PERTAMINA UU No.8 Tahun 1971 –
Sekarang Sumber : PT. Pertamina Unit Pemasaran I Medan
Pada bulan Maret 1966, Menteri Migas menetapkan lima daerah eksplorasi dan produksi PN. PERMINA, yaitu :
1. Unit I : Meliputi daerah Sumatera dan Aceh dengan kantor pusat di Pangkalan Brandan.
2. Unit II : Meliputi daerah Lampung, Bengkulu, Sumatera Selatan, dan Jambi dengan kantor pusat di Plaju.
3. Unit III : Meliputi daerah Jawa dan Madura dengan kantor pusat di Jakarta.
4. Unit IV : Meliputi daerah Kalimantan termasuk Tarakan dan Bunyu dengan kantor pusat di Balikpapan.
5. Unit V : Meliputi daerah Irian Jaya (sekarang Papua), Sulawesi, Maluku dan Nusa Tenggara dengan kantor pusat di Sorong.
(38)
Daerah eksplorasi dan produksi tersebut kemudian bertambah lagi dengan unit VI yang meliputi Sumatera Tengah. Sejalan dengan perkembangan dan tuntutan kebutuhan maka organisasi yang menyangkut kegiatan operasi perminyakan dipisahkan antara kegiatan Hulu dan Hilir.
Tahun 1985 melalui Surat Keputusan Direktur Utama Pertamina Nom-Kpts-P Nomor 1589/c0000/1995-SO tanggal 28 Desember 1995 pemasaran wilayah propinsi NAD-Aceh, Sumatera Utara dan Riau dilaksanakan oleh Unit Pembekalan dan Pemasaran Dalam Negeri 1 (UPPDN 1) yang berkedudukan di Medan dan melalui Surat Keputusan Direksi Nomor Kpts-P 076/c0000/2001-SO tanggal 25 Juni 2001 sebutan UPPDN 1 diubah menjadi Unit Pemasaran 1 (UPMS 1) sehinggasebutan lengkapnya adalah : PT. PERTAMINA (PERSERO) UNIT PEMASARAN 1 atau PT. PERTAMINA (PERSERO) UPM.
3.2 Visi dan Misi PT. Pertamina (Persero) Unit Pemasaran 1
Adapun Visi dan Misi PT. PERTAMINA (PERSERO) UNIT PEMASARAN 1 yaitu : Visi :
1. Menjadi unit bisnis yang prima dan terpercaya. Misi :
1. Melakukan kegiatan pemasaran dan niaga produk-produk BBM (Premium, Solar, Minyak Tanah, Minyak Bakar, dan Minyak Diesel) maupun bahan bakar khusus penerbangan (Avtur dan Avgas) juga produk lain Pelumas, LPG dan Petrokimia.
(39)
2. Mengelola unit bisnis secara profesional, kompetitif berdasarkan tata nilai unggulan.
3. Memberikan kepuasan bagi bisnis grup pelanggan, pekerja dan masyarakat.
4. Menjadikan unit bisnis yang siap bersaing dipasar regional.
3.3 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Perusahaan.
3.3.1. Struktur Organisasi
PT. Pertamina (Persero) Unit Pemasaran 1 Medan dalam menjalankan aktivitasnya memuat struktur organisasi garis yang sama dengan kegiatan pelaporannya yaitu berada pada pimpinan, namun akan diadakan revisi untuk melihat hasil kerja yang dilakukan perusahaan selama melakukan aktivitasnya. Dalam revisi akan dilihat kinerja dan hasil yang dicapai serta hal-hal yang perlu diperbaiki dengan cara memberikan suatu masukan dan diperlukan suatu penyegaran dengan cara perubahan struktur kepemimpinan untuk peningkatan produktivitas.
3.3.2. Uraian Tugas
1. General Manajer
a. Menyelenggarakan kegitan usaha dalam penyediaan, pelayanan dan pemasaran BBM dan gas bumi dengan tepat kuantitas, kualitas, waktu dan tempat secara optimal, efisien serta biaya ekonomis.
(40)
b. Menyelenggarakan layanan penunjang bagi kegiatan usaha pemasaran serta pembinaan lindungan lingkungan dan keselamatan kerja.
c. Merencanakan pengawasan dan pemantauan atas pengelolaan keuangan berdasarkan Rencana Kerja dan Anggaran (Investasi dan Operasi) yang telah disetujui.
d. Membina organisasi dan SDM dalam rangka menunjang kegiatan perusahaan.
2. Penjualan
a. Menyusun rencana, target dan strategi serta evaluasi penjualan produk, meliputi estimasi penjualan dan alokasi BBM, NBBM dan produk khusus lainnya sesuai permintaan pelanggan/lembaga penyalur bekerja sama dengan unti usaha sesuai dengan kesepakatan antara General Manajer Unit Pemasaran 1 dengan General Manager Unit Usaha.
b. Membuat perencanaandan pembinaan lembaga penyalur untuk peningkatan mutu produk serta pemeliharaan master data penyalur. c. Menyelenggarakan kegiatan administrasi penjualan di wilayah Unit
Pemasaran 1 sehingga BBM, NBBM dan produk khusus lainnya.
d. Melaksanakan kegiatan pembinaan SDM di lingkungan fungsi penjualan untuk menunjang tercapainya target kinerja penjualan.
3. Pengadaan
a. Mengkoordinasikan kegiatan pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan pembekalan BBM atau NBBM serta pengaturan pelayanan dan transportasi.
(41)
b. Mengkoordinasikan kegiatan penerimaan, penimbunan BBM atau NBBM untuk penyaluran ke depot konsumen.
4. Teknik
a. Melaksanakan koordinasi perencanaan anggaran atau administrasi pembangunan baru dan pemeliharaan seluruh sarana usaha Unit Pemasaran agar anggaran yang tersedia dapat dimanfaatkan secara optimal.
b. Melaksanakan koordinasi dalam penyelengaraan inspeksi teknik terhadap pembangunan baru maupun pemeliharaan agar dapat memenuhi standar kualitas yang telah ditentukan.
c. Mengkoordinasikan kegiatan pengadaan material, penyimpanan dan pengiriman material untuk menunjang kebutuhan operasi pemasaran.
5. Manajer Keuangan
a. Mengkoordinasikan penyusunan rencana kerja dan anggaran serta mengawasi realisasi anggaran agar rencana anggaran yang disusun sesuai dengan rencana kerja dan realisasinya dapat berjalan baik.
b. Mengatur penyelenggaraan kegiatan pembendaharaan agar pengelolaan dana dapat terlaksana dengan baik.
c. Mengatur penyelengaraan pembinaan aparatur fungsi keuangan agar dapat meningkatkan kemampuan dan disiplin kerja.
(42)
6. LK 3
a. Menyelengarakan kegiatan analisis di bidang keselamatan kerja, pencegahan kebakaran, kesehatan lingkungan kerja dan lindungan lingkungan untuk meningkatkan program loss control perusahaan. b. Menyelengarakan pelatihan untuk pembinaan pekerja dan membuat
laporan administrasi dari fungsi LK 3 untuk menjadikan pekerja yang profesional dan laporan yang akan dipertanggungjawabkan.
7. Marine
a. Mengatur kegiatan keagenan kapal/tankers pengangkutan BBM dan lainnya melalui laut agar operasi perusahaan terkendali lancar dan aman.
b. Mengatur kegiatan prasarana maritim dan kebandaraan, mencakup sarana tambat kapal, navigasi dan lindungan lingkungan air agar siap pakai.
8. Manajer SDM dan Umum
a. Mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan kegiatan pelayanan perawatan kesehatan pekerja serta pengaturan fasilitas kerja dan keluarga untuk meningkatkan kesejahteraan pekerja dan keluarga. b. Mengkoordinasikan dan mengawasi pelayanan jasa informasi dan
pengelolaan data, pelayanan pertimbangan hukum dan pertanahan, pembinaan hubungan pemerintah dengan masyarakat serta kegiatan operasi pengamanan fisik dan non fisik untuk kelancaran dan keamanan operasi perusahaan berjalan lancar.
(43)
9. Cabang Pemasaran Banda Aceh, Padang, Batam dan Pekanbaru
a. Mengarahkan dan mengawasi semua bagian dalam pelaksanaan rencana kerja dan anggaran serta peningkatan tertib administrasi agar dapat mencapai sasaran operasi secara optimal.
b. Mengatur dan mengarahkan pelaksanaan kegiatan administrasi agar tercipta tertib administrasi.
10.PKBL (Program Kemitraan dan Bina Lingkungan)
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran PKBL di Unit Pemasaran 1 bersangkutan.
b. Melaksanakan pembinaan terhadap usaha kecil dan koperasi sesuai rencana kerja anggaran.
11.Adm dan Keuangan
a. Membantu menyusun rencana kerja PKBL Unit Pemasaran 1. b. Menganalisa laporan secara berkala.
c. Bertanggungjawab kepada kepala PKBL Unit Pemasaran 1.
12.Pembinaan
a. Mengumpulkan data keuangan UKK.
b. Melaksanakan administrasi dan keuangan PKBL Unit Pemasaran 1. c. Berwenang menyusun laporan keuangan UKK Unit Pemasaran 1.
(44)
3.4 Koperasi Karyawan (KOPKAR)
Pada awalnya Pertamina melaksanakan Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL) berdasarkan Surat Keputusan Direktur Utama No.Kpts-037/c0000/92-BI tanggal 28 Februari 1992 tentang pembentukan tim tetap pembinaan pengusaha ekonomi tanah dan koperasi.
Koperasi karyawan di PT. Pertamina Unit Pemasaran I Medan dibentuk untuk membantu para karyawan Pertamina dalam misi mensejahterakan para karyawan. Koperasi karyawan (KOPKAR) memiliki beberapa jenis koperasi salah satunya jenis adalah Koperasi Simpan Pinjam yang sudah memiliki No/Tgl Badan Hukum : 518/71BH/PAD/II.4/XII/KUKM/2007.
Adapun sumber modal koperasi simpan pinjam karyawan PT.Pertamina tersebut, yaitu :
1. Simpanan Pokok
Simpanan pokok adalah sejumlah uang yang wajib dibayarkan oleh anggota kepada koperasi pada saat masuk menjadi anggota. Simpanan pokok tidak dapat diambil kembali selama yang bersangkutan masih menjadi anggota koperasi. Simpanan pokok jumlahnya sama untuk setiap anggota.
2. Simpanan Wajib
Simpanan wajib adalah jumlah simpanan tertentu yang harus dibayarkan oleh anggota kepada koperasi dalam waktu dan kesempatan tertentu, misalnya tiap
(45)
bulan dengan jumlah simpanan yang sama untuk setiap bulannya.Simpanan wajib tidak dapat diambil kembali selama yang bersangkutan masih menjadi anggota koperasi.
3. Dana cadangan
Dana cadangan adalah sejumlah uang yang diperoleh dari penyisihan Sisa Hasil usaha, yang dimaksudkan untuk pemupukan modal sendiri, pembagian kepada anggota yang keluar dari keanggotaan koperasi, dan untuk menutup kerugian koperasi bila diperlukan.
4. Hibah
Hibah adalah sejumlah uang atau barang modal yang dapat dinilai dengan uang yang diterima dari pihak lain yang bersifat hibah/pemberian dan tidak mengikat.
Adapun syarat-syarat anggota dalam melakukan peminjaman uang, yaitu :
1. Mengisi formulir untuk peminjaman uang.
2. Merupakan karyawan PT.Pertamina Upms-1 Medan.
3. Mengikuti ketentuan-ketentuan dalam peraturan peminjaman.
Peran dari koperasi karyawan PT.Pertamina Upms-1 Medan, yaitu :
1. Membangun dan mengembangkan potensi dan kemampuan ekonomi anggota untuk meningkatkan kesejahteraan ekonomi dan sosialnya.
2. Memperkokoh perekonomian rakyat sebagai dasar kekuatan dan ketahanan perekonomian nasional dengan koperasi sebagai soko-gurunya.
(46)
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 Analisis Sistem
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi saat ini serta untuk meningkatkan efisiensi kerja dan waktu, maka sistem yang ada saat ini yang masih manual harus diganti dengan sistem yang lebih baik lagi, yaitu dengan membangun sistem yang terkomputerisasi
Untuk memulai membangun suatu sistem informasi manajemen koperasi simpan pinjam karyawan PT.Pertamina (Persero) Unit Pemasaran I Medan, penulis terlebih dahulu merencanakan alur kerja berdasarkan kebutuhan dari user atau karyawan koperasi yang akan menggunakan sistem informasi manajemen koperasi simpan pinjam tersebut. Sistem informasi manajemen koperasi simpan pinjam ini dibuat atas dasar kebutuhan dalam pengolahan data seperti data simpanan, pinjaman dan pembayaran angsuran dari anggota koperasi yang akan memudahkan bagi user atau karyawan koperasi simpan pinjam tersebut dalam pengolahan data.
(47)
4.2 Perancangan Sistem
Dalam pembuatan suatu program sangat dibutuhkan suatu perancangan sistem yang sangat baik. Perancangan sistem merupakan suatu prosedur untuk mengkonversikan spesifikasi logis ke dalam sebuah desain yang dapat di implementasikan pada sistem komputerisasi.
Data diinput secara manual dan akan diolah dengan menggunakan sistem manajemen database yang lebih cepat dan akurat, kemudian data tersebut akan disimpan ke dalam sebuah database. Data dalam database tersebut disusun untuk memudahkan pencarian data serta pencetakan yang dapat dilakukan dengan menggunakan Crystal Report.
Dalam sistem yang diusulkan ini, proses pengolahan data pembayaran angsuran pinjaman dirancang menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0, sehingga dalam pengambilan informasi data siswa dapat dilakukan lebih cepat.
4.2.1 Perancangan Keluaran (Output)
Output adalah informasi yang dikirim kepada para pengguna melalui sistem informasi lewat internet, ekstranet atau Word Wide Web (www). Beberapa data memerlukan pemrosesan yang ekstensif sebelum menjadi keluaran yang layak, data lainnya disimpan dan ketika diperoleh dianggap sebagai ouput dengan sedikit atau tanpa pemrosesan sama sekali.
(48)
Ada 6 (enam) tujuan dari keluaran (output) yaitu: 1. Merencanakan output untuk tujuan khusus 2. Membuat ouput yang bermanfaat bagi pengguna 3. Mengirim jumlah output yang tepat
4. Menyediakan distribusi output 5. Menyediakan output tepat waktu
6. Memilih metode output yang paling efektif
Adapun perancangan masukan atau input yang ingin penulis buat adalah sebagai berikut :
a. Daftar Biodata Anggota
Gambar 4.2.1 berikut merupakan tampilan dari menu file biodata anggota yang menampilkan daftar biodata anggota dari koperasi tersebut.
Gambar 4.3.5 Output Biodata Anggota
Gambar 4.2.1 Output Daftar Biodata Anggota Daftar Biodata Anggota
(Tanggal/Bulan/Tahun)
No_anggota Nama Alamat J_kelamin Ket_status Agama Jabatan Golongan
xxx xxxx xxxx xxxx xxx xxx xxxx xxx
xxx xxxx xxxx xxxx xxx xxx xxxx xxx
xxx xxxx xxxx xxxx xxx xxx xxxx xxx
(49)
b. Daftar Simpanan Anggota
Gambar 4.2.2 berikut tampilan output dari menu transaksi simpanan anggota yang berisikan daftar simpanan anggota koperasi.
Gambar 4.2.2 Output Daftar Simpanan Anggota Daftar Simpanan Anggota
(Tanggal/Bulan/Tahun)
No_bukti Tgl_bukti No_anggota Nama Jabatan Golongan Simpanan Jum_simpan
xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx
xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx
xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx
Tampilan Data
(50)
c. Daftar Pinjaman Anggota
Gambar 4.2.2 berikut tampilan output dari menu transaksi pinjaman anggota yang berisikan daftar pinjaman anggota koperasi
Gambar 4.2.3 Output Daftar Pinjaman Anggota Daftar Pinjaman Anggota
(Tanggal/Bulan/Tahun)
No.pinjam Tgl_pinjam No_anggota Nama Jabatan Golongan Pnjmn_pok Total
xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx
xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx
xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx
Tampilan Data
(51)
d. Daftar Pembayaran Cicilan Anggota
Gambar 4.2.2 berikut tampilan output dari menu transaksi pembayaran anggota yang berisikan daftar pembayaran cicilan anggota koperasi.
Gambar 4.2.4 Output Daftar Pembayaran Cicilan Anggota
Daftar Pembayaran Cicilan Anggota
(Tanggal/Bulan/Tahun)
No.bukti Tgl_bukti No_pinjam Tgl_pinjm No_angt Nama AngsrnKe Angsrn Totl_byr
xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx
xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx
xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx
Tampilan Data
(52)
4.2.2 Perancangan Masukan (Input)
Kualitas sistem input menentukan kualitas sistem output. Dengan berusaha membuat sistem input yg dibentuk secara bagus, penganalisis sistem menyatakan bahwa input yang buruk mengundang pertanyaan tentang kepercayaan tentang keseluruhan sistem.
Adapun tujuan dari perancangan masukan atau input adalah: 1. Membuat penyelesaian input yang mudah dan efisien 2. Menjamin input akan memenuhi tujuan yang diharapkan 3. Menjamin penyelesaian yang tepat
4. Membuat tampilan layar dan formulir dengan menarik 5. Membuat input yang tidak rumit
6. Membuat tampilan layar dan formulir yang konsisten
Adapun perancangan masukan atau input yang ingin penulis buat adalah sebagai berikut :
(53)
a. Perancangan Input Biodata Anggota
Gambar 4.2.5 Input Biodata Anggota
Gambar 4.2.5 diatas merupakan perancangan penginputan biodata anggota. Adapun langkah-langkah penginputan biodata anggota, yaitu :
1. Isi data dari form diatas.
2. Pilih tombol save untuk menyimpan data ke database dan ke data grid. 3. Pilih tombol delete untuk menghapus data.
4. Pilih tombol exit untuk keluar.
Biodata Anggota Tombol Perintah
No.Anggota Pilih sesuai urutan
Save Delete Exit
Nama Alamat Tempat Lahir
Jenis Kelamin Tanggal Lahir Agama Status
Jabatan No.Telp Golongan
Tabel Biodata Anggota
(54)
b. Perancangan Input Simpanan Anggota
Gambar 4.2.6 Input Simpanan Anggota
Gambar 4.2.6 diatas merupakan perancangan penginputan simpanan anggota. Adapun langkah-langkah penginputan simpanan anggota, yaitu :
1. Isi data dari form diatas.
2. Pilih tombol save untuk menyimpan data ke database dan ke data grid. 3. Pilih tombol delete untuk menghapus data.
4. Pilih tombol exit untuk keluar.
Tombol Perintah
Transaksi Simpanan Anggota No.Bukti
Tanggal Bukti
Save Delete Exit
No.Anggota Nama Alamat Jabatan Golongan
Simpanan
Jumlah simpanan
Tabel Simpanan Anggota
(55)
c. Perancangan Input Pinjaman Anggota
Gambar 4.2.7 Input Pinjaman Anggota Tombol Perintah
Transaksi Pinjaman Anggota
No.Pinjam Tanggal pinjam
No.Anggota Nama Alamat Jabatan Golongan
Pinjaman pokok
Jangka waktu Total Pinjaman Bunga Cicilan/Bulan Admin
Tanggal mulai Tanggal selesai
Tabel Pinjaman Anggota
Data grid Exit
(56)
Gambar 4.2.7 diatas merupakan perancangan penginputan pinjaman anggota. Adapun langkah-langkah penginputan pinjaman anggota, yaitu :
1. Isi data dari form diatas.
2. Pilih tombol save untuk menyimpan data ke database dan ke data grid. 3. Pilih tombol delete untuk menghapus data.
(57)
d. Perancangan Input Pembayaran Cicilan Anggota
Gambar 4.2.8 Input Pembayaran Cicilan Anggota Transaksi Pembayaran Cicilan Anggota
No.Pinjam No.bukti
Tanggal pinjam Tanggal bukti
Save Delete Exit
No.Anggota Nama Alamat Jabatan Golongan
Pinjaman pokok
Jangka waktu Total Pinjaman Bunga Cicilan/Bulan Admin
Tanggal bayar Sisa
Angsuran ke Terlambat
Angsuran Denda
Sudah bayar Total pembayaran
(58)
Gambar 4.2.8 diatas merupakan perancangan penginputan pembayaran cicilan anggota. Adapun langkah-langkah penginputan pembayaran cicilan anggota, yaitu : 1. Isi data dari form diatas.
2. Pilih tombol save untuk menyimpan data ke database dan ke data grid. 3. Pilih tombol delete untuk menghapus data.
4. Pilih tombol exit untuk keluar.
4.2.3 Perancangan Dialog
Dialog adalah komunikasi antara komputer dengan seseorarng. Dialog dirancang dengan baik membuatnya lebih mudah bagi seseorang untuk menggunakan komputer dan mengarahkan pada sedikitnya frustai dengan sistem komputer.
Dalam perancangan dialog tidak dapat terleps dari menu. Menu banyak digunakan dalam dialog program sebagai user interface yaitu sebagai dialog antara pengguna dengan program apliksi yang dibuat, dengan dimiiki rancanganya harus mudah dipahami sehingga mudah digunakan. Pada umumnya menu berisi alternatif yang disajikan kepada user sehingga user dapat memilih pilihan yang diinginkan.
(59)
Sistem Informasi Manajemen Koperasi Simpan Pinjam Karyawan PT.Pertamina Unit Pemasaran I
Medan 1. File 2. Transaksi 3. Laporan 4. About
Gambar 4.3.1 Alur Dialog Program Sistem Informasi Manajemen
Koperasi Simpan Pinjam Karyawan PT.Pertamina Unit
Pemasaran I Medan File
1. Biodata Anggota
Sistem Informasi Manajemen Koperasi Simpan Pinjam Karyawan
PT.Pertamina Unit Pemasaran I Medan
Transaksi
1. Simpanan Anggota 2. Pinjaman Anggota 3. Pembayaran Anggota Sistem Informasi Manajemen
Koperasi Simpan Pinjam Karyawan PT.Pertamina Unit
Pemasaran I Medan Laporan-Transaksi 1. Khusus
a.Simpanan Anggota b.Pembayaran Anggota 2. Umum
a. Biodata Anggota b. Simpanan Anggota c. Pinjaman Anggota d. Pembayaran Anggota
Sistem Informasi Manajemen Koperasi Simpan Pinjam Karyawan PT.Pertamina Unit
Pemasaran I Medan About
1.Profil PT.Pertamina 2. Profil Penulis
(60)
4.2.4 Perancangan File
Dalam merancang sistem informasi manajemen koperasi simpan pinjam ini, penulis mempersiapkan file-file yang digunakan dalam membuat tampilan sistem informasi manajemen koperasi simpan pinjam, file halaman sistem informasi manajemen koperasi simpan pinjam kseluruhan berekstensi mdb. Hal ini dikarenakan seluruh file halaman program apliksi menggunakan Visual Basic 6.0 dan berkomuniksi dengan Microsoft Acess sebagai tempat penyimpanan data atau database.
Dalam perancangan file sistem informasi manajemen koperasi simpan pinjam membutuhkan beberapa file sebagai interface antara pengguna sistem informasi manajemen koperasi simpan pinjam dengan sistem serta file database sebagai penampung semua data sistem informasi manajemen koperasi simpan pinjam.
Adapun file yang dibutuhkan dalam perancangan sistem informasi manajemen koperasi simpan pinjam yaitu:
1. File penampung data (file database)
Dalam perancangan sistem ini, penulis menggunakan 1 file database yag sangat diperlukan untuk menampung semua data yang dibutuhkan untuk di input untuk form apliksi yang dibuat sehingga mempermudah dalam pemangilan data yang dibutuhkan.
2. File Interface
Dalam perancangan sistem ini, penulis menggunakan beberapa menu yag sangat diperlukan untuk menginput data yang dibutuhkan untuk pengguna sistem informasi manajemen koperasi simpan pinjam tersebut.
(61)
Adapun 4 (empat) file interface dalam sistem informasi manajemen koperasi simpan pinjam yaitu:
a. Menu File
Berisi submenu biodata anggota yang dapat di input dan akan menyimpan datanya dalam databse, sehingga dapat dipanggil jika diperlukan.
b. Transaksi
Berisi submenu data simpanan, data pinjaman dan data pembayaran cicilan anggota
c. Laporan
Berisikan laporan-laporan data biodata anggota, data simpanan, data pinjaman dan data pembayaran cicilan anggota.
d. About
Berisikan profil perusahaan yaitu sejarah perusahaan serta visi dan misi perusahaan tersebut, serta berisikan profil penulis.
4.3 Perancangan Database
Record merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang biasa tersimpan dalam bentuk baris secara horizontal pada tabel. Field merupakan tempat dimana data atau informasi dalam kelompok yang sama atau sejenis. Field ini biasa tersimpan dalam bentuk kolom vertical dalam tabel.
Dalam perancangan sistem yang diusulkan ini dipergunakan beberapa tabel yaitu sebagai berikut:
(62)
Tabel 4.3.1 Tabel Anggota
Field Type Size Index Key
nmr_anggota Text 13 Tidak
nama Text 20 Tidak
alamat Text 50 Tidak
tmpt_lahir Text 20 Tidak
tgl_lahir Text 8 Tidak
bln_lahir Text 8 Tidak
thn_lahir Text 8 Tidak
j_kelamin Text 20 Tidak
ket_status Text 20 Tidak
no_telp Text 20 Tidak
agama Text 8 Tidak
jabatan Text 20 Tidak
Tabel 4.3.2 Tabel Simpanan
Field Type Size Index Key
no_bukti Text 13 Tidak
tgl_simpanan Text 8 Tidak
no_anggota Text 13 Tidak
Nama Text 20 Tidak
Alamat Text 20 Tidak
(63)
Golongan Text 30 Tidak
Simpanan Text 30 Tidak
Jumlah_simpanan Text 30 Tidak
Tabel 4.3.3 Tabel Pinjaman
Field Type Size Index Key
no_pinjam Text 13 Tidak
tgl_pinjam Text 8 Tidak
no_anggota Text 13 Tidak
Nama Text 20 Tidak
Alamat Text 30 Tidak
Jabatan Text 20 Tidak
Golongan Text 8 Tidak
pinjaman_pokok Text 50 Tidak
jangka_waktu Text 8 Tidak
Bunga Text 8 Tidak
Admin Text 50 Tidak
tgl_mulai Text 8 Tidak
tgl_selesai Text 8 Tidak
(64)
Tabel 4.3.4 Tabel Pembayaran
Field Type Size Index Key
no_pinjam Text 13 Tidak
tgl_pinjaman Text 8 Tidak
no_anggota Text 13 Tidak
nama Text 20 Tidak
alamat Text 30 Tidak
jabatan Text 20 Tidak
Golongan Text 8 Tidak
pinjmn_pokok Text 50 Tidak
lama_angsur Text 8 Tidak
tgl_tempo Text 8 Tidak
no_bukti Text 13 Tidak
tgl_bukti Text 8 Tidak
tgl_byr Text 8 Tidak
angsur_ke Text 5 Tidak
jlh_pnjmn Text 50 Tidak
sdh_byar Text 5 Tidak
sisa Text 30 Tidak
angsuran Text 30 Tidak
terlambat Text 8 Tidak
denda Text 30 Tidak
(65)
Tabel 4.3.5 tb_login
Field Type Size Index Key
User_Name Text 50 Tidak
Password Text 30 Tidak
4.4 Perancangan Program
4.4.1 Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup dalam suatu sistem, dengan tujuan untuk memberi gambaran tentang keseluruhan sistem.
Mendaftar data anggota
Ya cek status
Data anggota
Transaksi simpan, pinjam
dan pembayaran Laporan Transaksi
Gambar 4.4.1 Diagram Konteks untuk Sistem Informasi Manajemen Koperasi Simpan Pinjam
*Anggota
Sistem Informasi Manajemen koperasi Simpan
Pinjam
Koperasi
Pegawai koperasi
(66)
4.4.2 Perancangan DFD (Data Flow Diagram)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke model yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan diagram alir data adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang dikerjakan. Pada tahap analisa, penanganan notasi simbol lingkaran dan anak panah menggambarkan arus data dalam perancangan sistem sangat membantu dalam komunikasi dengan pemakaian sistem menggunakan notasi-natasi untuk menggambarkan arus dari data sistem. Ada 4 (empat) simbol dasar yang digunakan untuk memetakan DFD, yaitu:
1. Entitas Luar (External Entity) merupakan sumber ataupun tujuan dari aliran data dari atau ke luar sistem.
Gambar 4.4.2 Simbol Entitas Luar (Eksternal Entity)
2. Aliran Data (Data Flow) yaitu digunakan untuk menggambarkan aliran data dari suatu proses ke proses lain.
Gambar 4.4.3 Simbol Aliran Data (Data Flow)
3. Proses (Process) berisi nomor atau identitas program. Program menunjukkan transformasi input menjadi output. Proses umumnya diidentifikasikan dengan kalimat sederhana. Lingkaran atau segiempat mendeskripsikan respon yang
(67)
harus dilakukan sistem dalam menganalisa keadaan.
Gambar 4.4.4 Simbol Proses (Process)
4. File/tempat penyimpanan merupakan komponen yang berfungsi untuk menyimpan data atau file.
Gambar 4.4.5 Simbol File
(68)
Bendahara
Berikut ini adalah gambar DFD level 0 dan DFD level 1 yang merupakan perincian dari diagram konteks.
Mendaftar data anggota Cek status
Data anggota, data simpanan
data pinjaman dan data pembayaran
F1 Anggota F2 Pegawai koperasi
Anggota F3 Data Transaksi
Transaksi
Data simpanan, data pinjaman Dan data pembayaran
Gambar 4.4.6 Data Flow Diagram Level 0
Anggota *Pegawai
koperasi
1. Input Data
2 Pembuatan
(69)
F1 Data Anggota
F2 Pegawai koperasi
F3 Data Transaksi
Gambar 4.4.7 Data Flow Diagram Level 1 *Pegawai
koperasi
1.2 Data Anggota
1.2 Data simpanan Data pinjaman Data pembayaran
2 Pembuatan
Laporan
(70)
4.4.3 Entity Relationship Diagram (ERD)
Sebuah ERD tersusun atas tiga komponen, yaitu entitas, atribut dan kerelasian antar entitas. Secara garis besar, entitas merupakan objek dasar yang terlibat dalam sistem. Atribut berperan sebagai penjelas entitas, dan kerelasian menunjukkan hubungan yang terjadi di antara dua entitas.
Adapun Entity Relationship Diagram (ERD) yang akan penulis rancang sistem informasi manajemen koperasi simpan pinjam adalah sebagai berikut:
Gambar 4.4.8 ERD Sistem Informasi Manajemen Koperasi Simpan Pinjam No_anggota
Anggota
Transaksi Pinjaman
Simpanan
Pembayaran Nama
Jabatan Golongan
Alamat
No_bukti Tgl_bukti
Total_pnj Tgl_pnjm
Jlh_smpn
Pnjmn_pok
No_pnjm
Angsuran
Sisa
(71)
4.5 Diagram Alir (Flowchart)
Flowchart adalah sekumpulan simbol-simbol yang menunjukkan atau menggambarkan rangkaian kegiatan-kegiatan program dari awal hingga akhir, jadi flowchart juga digunakan untuk menggambarkan urutan langkah-langkah pekerjaan di suatu algoritma. Penjelasan arti dari lambang-lambang flowchart dapat didefinisikan sebagai berikut :
No Simbol Fungsi
1 Terminator, untuk memulai dan mengakhiri suatu program
2 Process, suatu symbol yang menunjukkan setiap pengolahan yang dilakukan oleh komputer.
3 Data, untuk memasukkan data maupun menunjukkan
hasil dari suatu proses.
4 Decision, suatu kondisi yang akan menghasilkan beberapa kemungkinan jawaban atau pilihan.
5 Preparation, suatu symbol untuk menyediakan tempat-tempat pengolahan data dalam storage.
6 Connector, merupakan simbol untuk masuk dan keluarnya suatu prosedur pada lembar kertas yang sama.
7 Off-page Connector, merupakan simbol untuk masuk dan keluarnya suatu prosedur pada lembar kertas yang lain.
(72)
8 Ars atau flow, prosedur yang dapat dilakukan dari atas ke bawah, bawah ke atas, dari kiri ke kanan atau dari kanan ke kiri.
9 Document, merupakan simbol untuk data yang berbentuk informasi.
10 Predefined Process, untuk menyatakan sekumpulan langkah proses yang ditulis sebagai prosedur.
11 Display, untuk output yang ditujukan suatu device, seperti monitor.
12 Magnetic Disk, untuk menyimpan data.
(73)
Adapun flowchart dari sistem yang dirancang, yaitu:
a. Flowchart Login
Ya Tidak
Gambar 4.5.2 Flowchart Login Buka Koneksi
Input Nama_User & Password
JU = Administrasi Hak Akses
Lengkap
Menu Utama DataBase Tidak
Ditemukan
(74)
b. Flowchart Sistem
Ya
Tidak
Ya
Tidak Ya
Tidak
Ya Tidak
Ya
Gambar 4.5.3 Flowchart Menu Utama Start
Tampilan Aplikasi
Memilih Daftar Link
File Transaksi Laporan About Keluar Pilih Link Yang Ada Pilih Link Yang Ada Pilih Link Yang Ada Pilih Link Yang Ada END A B C D
(75)
c. Flowchart Data
Ya
Tidak
Gambar 4.5.4 Flowchart Menu File
d. Flowchart Transaksi
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Gambar 4.5.5 Flowchart Menu Transaksi A
Data Anggota Form Biodata Anggota D
END
B
Data Simpanan
Data Pinjaman
Data Pembayaran
END
Form Simpanan
Form Pinjaman
Form Pembayaran
E
F
(76)
e. Flowchart Laporan Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak Ya
Gambar 4.5.6 Flowchart Menu Laporan C Laporan Data Anggota Laporan Data Simpanan Laporan Data Pinjaman Laporan Data Pembayaran END Laporan Data Anggota Laporan Data Simpanan Laporan Data Pinjaman Laporan Data Pembayaran
(77)
f. Flowchart Biodata Anggota
Ya
Tidak Ya
Tidak
Gambar 4.5.7 Flowchart Biodata Anggota A
Simpan
Hapus
Keluar
END
Data Dihapus
Pengisian Data
Simpan
(78)
g. Flowchart Data Simpanan
Ya
Tidak Ya
Tidak
Gambar 4.5.8 Flowchart Simpanan Anggota E
Simpan
Hapus
Pengisian Data
Simpan Data Dihapus
Keluar
END
(79)
h. Flowchart Data Pinjaman
Ya
Tidak Ya
Tidak
Gambar 4.5.9 Flowchart Pinjaman Anggota F
Simpan
Hapus
Keluar
END
Pengisian Data
Data Dihapus Simpan
(80)
i. Flowchart Data Pembayaran
Ya Tidak
Ya
Tidak
Gambar 4.5.10 Flowchart Pembayaran cicilan Anggota G
Simpan
Hapus
Keluar
END
Pengisian Data
Simpan Data Dihapus
(81)
4.5.1 Algoritma pada Sistem
a. Algoritma Menu Login
1.Pada tampilan utama pilih tombol Login
2.pilih nama user dan isi password
3.lalu pilih tombol masuk untuk masuk ke menu utama
4.Pilih tombol Buat User ID Baru untuk membuat User baru
5.Pilih tombol keluar untuk keluar dari menu Login
b. Algoritma Input Anggota
1.Pilih menu File
2.Pilih tombol simpan untuk menyimpan data anggota
koperasi tersebut ke dalam databasenya.
3.Pilih tombol batal untuk membatalkan atau membersihkan
field-field yang telah dibuat.
4.Pilih tombol keluar untuk keluar dari form anggota.
c. Algoritma Input Pinjaman
1.Pilih menu Transaksi.
2.Pilih tombol simpan untuk menyimpan data pinjaman
anggota koperasi tersebut ke dalam databasenya.
3.Pilih tombol batal untuk membatalkan atau membersihkan
field-field yang telah dibuat.
4.Pilih tombol keluar untuk keluar dari form pinjaman
(82)
d. Algoritma Input Simpanan
1.Pilih menu Transaksi.
2.Pilih tombol simpan untuk menyimpan data simpanan
anggota koperasi tersebut ke dalam databasenya.
3.Pilih tombol batal untuk membatalkan atau membersihkan
field-field yang telah dibuat.
4.Pilih tombol keluar untuk keluar dari form simpanan
anggota.
e. Algoritma Input Pembayaran Cicilan
1.Pilih menu Transaksi.
2.Pilih tombol simpan untuk menyimpan data pembayaran
cicilan anggota koperasi tersebut ke dalam databasenya.
3.Pilih tombol batal untuk membatalkan atau membersihkan
field-field yang telah dibuat.
4.Pilih tombol keluar untuk keluar dari form pembayaran
cicilan anggota.
f. Algoritma Laporan
1.Pilih menu laporan
2.Pilih laporan yang akan dilihat atau dicetak misalnya
laporan pinjaman, laporan simpanan ataupun laporan pembayaran.
(83)
g. Algoritma About
1.Tampilkan Menu Utama.
2.Pilih menu About
3.Pilih submenu Profil Perusahaan maka akan tampil
sejarah perusahaan dan visi misi perusahaan.
4.Pilih submenu Profil penulis maka akan tampil judul
tugas akhir penulis, nama dan tempat penulis menyelesaikan pendidikan.
(84)
BAB V
IMPLEMENTASI SISTEM
5.1 Pengertian Implementasi Sistem
Implementasi sistem adalah suatu prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain yang ada dalam dokumen desain sistem yang disetujui, diuji, diinstal dan dimulai pengguna sistem baru yang telah diperbaiki.
Ada beberapa pendekatan implementasi sistem yaitu : 1. Pendekatan Paralel
Dalam pendekatan ini, sistem lama dan sistem baru beroperasi secara bersama-sama dalam suatu periode waktu.
2. Pendekatan Langsung
Dalam pendekatan ini, sistem lama berhenti beroperasi dan digantikan dengan sistem baru.
3. Pendekatan Moduler
Dalam pendekatan ini, sistem lama dan sistem baru dalam satu model yang beroperasi langsung secara bersama–sama dalam satu periode waktu tertentu.
Langkah – langkah yang dilakukan dalam implementasi sistem adalah : 1. Menyelesaikan desain sistem.
(85)
2. Mendapatkan software dan hardware.
3. Menulis, meguji, mengontrol dan mendokumentasikan program. 4. Menyelesaikan manual pemakai.
5. Mendapatkan persetujuan.
5.2 Tujuan Implementasi
Tujuan implementasi sistem adalah :
1. Menyelesaikan desain sistem yang telah direncanakan dan disetujui sebelumnya. 2. Menulis, menguji dan mendokumentasikan program–program dan prosedur–
prosedur yang diperlukan oleh dokumentasi desain sistem yang disetujui. 3. Memastikan bahwa user (pemakai) dapat mengoperasikan sistem baru. 4. Memperhitungkan bahwa sistem memenuhi permintaan pemakai. 5. Memastikan bahwa konversi ke sistem baru berjalan secara benar.
5.3 Kebutuhan Sistem
Setiap desain sistem yang dirancang dan database yang diolah memerlukan sarana pendukung yaitu berupa komponen–komponen yang sangat berperan dalam menunjang penerapan sistem yang didesain terhadap pengolahan data.
Beberapa komponen yang dibutuhkan sistem antara lain : 1. Hardware (Perangkat Keras)
(86)
Hardware adalah mesin – mesin atau komponen yang secara fisik bekerja bersama–sama di dalam melaksanakan pengolahan data. Hardware yang dibutuhkan untuk sistem ini adalah :
a. Satu unit personal computer (PC), yang minimal Pentium II 266 Mhz dengan kapasitas memori sebesar 64 MB sebagai pengolahan data.
b. Memiliki harddisk dengan kapasitas penyimpanan minimal 10 GB yang berfungsi sebagai penyimpanan data.
c. Central Processing Unit (CPU).
d. Monitor SVGA yang berfungsi sebagai alat pemantau proses sehingga operator dapat berinteraksi langsung dengan komputer.
e. Keyboard dan mouse.
f. Satu unit printer yang digunakan sebagai alat pencetak laporan. 2. Software (Perangkat Lunak)
Software adalah instruksi atau program komputer yang dapat digunakan dalam komputer dan memberikan fungsi serta tampilan yang diinginkan.
Untuk kebutuhan software pada sistem baru ini diperlukan sistem pendukung yaitu:
a. Sistem operasi yang digunakan minimal Microsoft Windows 95. b. Bahasa Pemrograman Visual Basic 6.0
3. Brainware
Brainware atau tenaga ahli sangat dibutuhkan agar sistem dapat bekerja sesuai dengan kebutuhan. Adapun faktor brainware dalam hal ini adalah manusia yang dibutuhkan untuk menangani sistem, yaitu :
a. Sistem analisis merupakan orang yang membentuk dan membangun fasilitas rancangan sistem desain.
(87)
b. Seorang programmer merupakan orang yang mengerti atau juga mengetahui tentang bahasa yang digunakan di dalam pembuatan program aplikasi yang diusulkan.
c. Operator merupakan orang yang ditugaskan untuk melakukan pengoperasian terhadap data dan pencetakan laporan.
d. Data entri merupakan orang yang menangani urusan terhadap apa yang akan diolah mulai dari pengumpulan data dan penyimpanan data ke dalam media komputer.
5.4 Tampilan Program
Ketika pertama kali program dijalankan, maka bagian yang muncul adalah form tampilan utama yang menjelaskan tentang judul dari program tersebut. Adapun tampilannya adalah sebagai berikut :
(88)
Lalu dari menu utama tersebut pilih login untuk masuk ke menu utama. Masukan password dan pilih user_name yang sudah disimpan di combo box tersebut. Adapun tampilan dari menu login adalah sebagai berikut :
Gambar 5.4.2 Menu Login
Jika ingin membuat User ID baru, maka dari menu login tersebut pilih tombol Buat User Baru lalu isi data yang diinginkan. Jika data sudah diisi, maka pilih tombol simpan untuk menyimpan data atau hapus untuk menghapus data. Dan jika sudah tersimpan di data grid, maka pilih tombol keluar untuk masuk ke menu login. Adapun tampilannya adalah sebagai berikut :
(89)
Gambar 5.4.3 Menu Create User ID
Setelah masuk dari menu login lalu akan muncul menu utama. Pada tampilan ini ada tersedia beberapa menu yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan dari pengguna (user). Pada menu utama terdapat beberapa menu diantaranya adalah menu File, Transaksi, Laporan, About dan Exit. Ada juga menu toolbar yang berisi biodata anggota, simpanan anggota, pinjaman anggota, pembayaran anggota, laporan dan exit. Adapun tampilan dari menu utama tersebut adalah sebagai berikut :
(90)
Gambar 5.4.4 Menu Utama
Pada menu utama ada menu file. Untuk menginput biodata anggota pilih menu file lalu pilih biodata anggota. Setelah mengisi data dari menu biodata anggota tersebut, pilih tombol simpan untuk menyimpan data ke database dan juga akan tampil di data grid pada menu biodata anggota. Tombol delete berfungsi untuk menghapus data dan tombol exit untuk keluar dari menu biodata anggota tersebut. Setelah di pilih maka akan tampil gambar berikut :
(91)
Gambar 5.4.5 Menu Biodata Anggota .
Pada menu transaksi terdapat menu simpanan anggota. Pada menu ini data anggota dapat di input dengan mengisi nomor anggota sesuai dengan nomor pada data di biodata anggota, maka secara otomatis data anggota pada menu tersebut akan muncul lalu input jumlah simpanan yang akan dilakukan. Jika penginputan sudah selesai, maka pilih tombol save untuk menyimpan data simpanan yang akan muncul pada laporan simpanan anggota. Pilih tombol delete untuk menghapus data simpanan atau pilih tombol exit untuk keluar dari menu simpanan anggota. Adapun tampilan dari menu simpanan, yaitu sebagai berikut :
(1)
Adodc1.Recordset!sdh_byar = txtBayar.Text Adodc1.Recordset!sisa = txtSisa.Text
Adodc1.Recordset!angsuran = txtAngsuran.Text Adodc1.Recordset!terlambat = Combo2.Text Adodc1.Recordset!golongan = Combo4.Text Adodc1.Recordset!denda = txtDenda.Text Adodc1.Recordset!bunga = txtbunga.Text Adodc1.Recordset!admin = txtadmin.Text Adodc1.Recordset!total = txtTotal.Text Adodc1.Recordset.Update
Adodc1.RecordSource = "Select * from tb_pembayaran order by no_pinjam "
Adodc1.Recordset.Requery Adodc1.Refresh
MsgBox " Data berhasil di simpan ", vbInformation Text1.Text = ""
DTPicker3.Refresh txtNoAnggota = "" txtNama = "" txtAlamat = "" txtPekerjaan = "" txtPinjam = "" Combo1 = ""
DTPicker1.Refresh txtNomor = "" DTPicker4.Refresh DTPicker2.Refresh txtPriode = "" txtJumlah = "" txtBayar = "" txtSisa = "" txtAngsuran = "" Combo2 = "" Combo4 = "" txtDenda = "" txtbunga = "" txtadmin = "" txtTotal = "" Text1.SetFocus Case "F3"
Adodc1.ConnectionString =
"Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data Source=" + App.Path + "\db_koperasi.mdb"
Adodc1.RecordSource = "select * from tb_pembayaran" Adodc1.Refresh
If Adodc1.Recordset.EOF Then MsgBox "Data tidak ada" Else
Adodc1.Recordset.Delete
Adodc1.RecordSource = "select * from tb_pembayaran" Adodc1.Recordset.Requery
Adodc1.Refresh End If
(2)
DTPicker3.Refresh txtNoAnggota = "" txtNama = "" txtAlamat = "" txtPekerjaan = "" txtPinjam = "" Combo1 = "" Combo4 = ""
DTPicker1.Refresh txtNomor = "" DTPicker4.Refresh DTPicker2.Refresh txtPriode = "" txtJumlah = "" txtBayar = "" txtSisa = "" txtAngsuran = "" Combo2 = "" txtDenda = "" txtbunga = "" txtadmin = "" txtTotal = "" Text1.SetFocus Case "F5" Unload Me Case "F7"
Form_LaporanPembayaran.Show End Select
End Sub
Private Sub txtadmin_GotFocus()
txtadmin = Val(txtPinjam.Text) * 0.01 End Sub
Private Sub txtadmin_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then
txtJumlah.SetFocus End If
End Sub
Private Sub txtAlamat_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then
txtPekerjaan.SetFocus End If
End Sub
Private Sub txtAngsuran_GotFocus()
txtAngsuran = Val(txtJumlah.Text) / Val(Combo1.Text) End Sub
Private Sub txtAngsuran_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then
(3)
End If End Sub
Private Sub txtBayar_GotFocus()
txtBayar = Val(txtPriode.Text) * Val(txtAngsuran.Text) End Sub
Private Sub txtBayar_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then
txtSisa.SetFocus End If
End Sub
Private Sub txtbunga_GotFocus()
txtbunga = Val(txtPinjam.Text) * Val(Combo1.Text) * 0.01 End Sub
Private Sub txtbunga_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then
txtadmin.SetFocus End If
End Sub
Private Sub txtDenda_GotFocus()
txtDenda = Val(txtAngsuran.Text) * Combo2 * 0.01 End Sub
Private Sub txtDenda_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then
txtTotal.SetFocus End If
End Sub
Private Sub txtJumlah_GotFocus()
txtJumlah = Val(txtPinjam.Text) + Val(txtbunga.Text) + Val(txtadmin.Text)
End Sub
Private Sub txtJumlah_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then
txtBayar.SetFocus End If
End Sub
Private Sub txtNama_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then
txtAlamat.SetFocus End If
End Sub
Private Sub txtNoAnggota_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then
txtNama.SetFocus End If
(4)
Private Sub txtPinjam_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then
txtLama.SetFocus End If
End Sub
Private Sub txtPriode_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then
txtJumlah.SetFocus End If
End Sub
Private Sub txtterlambat_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then
txtDenda.SetFocus End If
End Sub
Private Sub txtSisa_GotFocus()
txtSisa = Val(txtJumlah.Text) - Val(txtBayar.Text) End Sub
Private Sub txtTotal_GotFocus()
txtTotal = Val(txtAngsuran.Text) + Val(txtDenda.Text) End Sub
c. Laporan khusus 1. Laporan Simpanan
Private Sub cmdCetak_Click() If Len(Combo1) Then
lap_simpan.SelectionFormula = "{tb_simpanan.no_anggota}='" & Combo1.Text & "'"
lap_simpan.RetrieveDataFiles
lap_simpan.WindowState = crptMaximized lap_simpan.Action = 1
End If End Sub
Private Sub Command2_Click() Unload Me
Form_menu.Show End Sub
Private Sub Form_Load() With Combo1
.AddItem ("1") .AddItem ("2") .AddItem ("3") .AddItem ("4") .AddItem ("5") .AddItem ("6")
(5)
.AddItem ("7") .AddItem ("8") .AddItem ("9") .AddItem ("10") .AddItem ("11") .AddItem ("12") .AddItem ("13") .AddItem ("14") .AddItem ("15") End With
End Sub
2. Laporan Pembayaran
Private Sub Command1_Click() If Len(Combo1) Then
Lap_bayar.SelectionFormula = "{tb_pembayaran.no_anggota}='" & Combo1.Text & "'"
Lap_bayar.RetrieveDataFiles
Lap_bayar.WindowState = crptMaximized Lap_bayar.Action = 1
End If End Sub
Private Sub Command2_Click() Unload Me
Form_menu.Show End Sub
Private Sub Form_Load() With Combo1
.AddItem ("1") .AddItem ("2") .AddItem ("3") .AddItem ("4") .AddItem ("5") .AddItem ("6") .AddItem ("7") .AddItem ("8") .AddItem ("9") .AddItem ("10") .AddItem ("11") .AddItem ("12") End With
(6)
d. About 1. Visi dan misi
Private Sub Command1_Click() Unload Me
End Sub
Private Sub Timer1_Timer()
If imgJdl.Top > (Picture1.ScaleHeight - imgJdl.Height) Then imgJdl.Top = imgJdl.Top - 20
Else
For i = 1 To 4500000 Next i
imgJdl.Top = Picture1.ScaleHeight End If
End Sub
2. Profil Penulis
Private Sub Command1_Click() Form_menu.Show
End Sub
Private Sub Timer1_Timer()
If Image1.Top > (Picture1.ScaleHeight - Image1.Height) Then Image1.Top = Image1.Top - 20
Else
For i = 1 To 4500000 Next i
Image1.Top = Picture1.ScaleHeight End If